ISBN — 978-85-225-1220-1

Copyright © 2008 Felipe Accioly, Antonio de Pádua Salmeron Ayres e Cezar Sucupira

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Os conceitos emitidos neste livro são de inteira responsabilidade dos autores.

1a edição, 2008

Revisão de originais: Claudia Gama

Editoração eletrônica: FA Editoração

Revisão: Sandra Frank e Tatiana Viana

Capa: aspecto:design

Fotografia: Alex Hinds, UK — Stockxpert

Conversão para eBook: Freitas Bastos

Ficha catalográfica elaborada pela Biblioteca

Mario Henrique Simonsen/FGV

Accioly, Felipe

Gestão de estoques / Felipe Accioly, Antonio de Pádua Salmeron Ayres, Cezar Sucupira. — Rio de Janeiro : Editora FGV, 2008.

(Cademp)

Acima do título: Publicações FGV Management

Inclui bibliografia.

1. Estoques. 2. Controle de estoque. 3. Logística empresarial.

I. Salmeron, Antonio de Pádua. II. Sucupira, Cezar. III. Fundação Getulio Vargas. IV. FGV Management.

V. Título. VI. Série.

CDD – 658.1

Aos nossos alunos e aos nossos colegas docentes,

que nos levam a pensar e repensar nossas práticas.

Sumário

Capa

Folha de Rosto

Créditos

Dedicatória

Apresentação

Introdução

1 | O papel dos estoques

Uma perspectiva histórica da gestão de estoques

Os estoques e a cadeia de suprimentos

Os estoques e o resultado financeiro das empresas

Os estoques nos processos industriais

Os estoques no comércio: atacado e varejo

Estoques de peças de reposição, manutenção e apoio administrativo – MRO

2 | Classificação, descrição e codificação de materiais

Cadastros de materiais: a base dos processos de gestão dos estoques

Critérios de classificação: organização de conjuntos de materiais

Padrões de descrição de materiais

Codificação de materiais: códigos inteligentes e padrões de codificação

Uso de códigos de barras: a GS1 Brasil como entidade padronizadora

3 | Gestão de demanda

A importância do conhecimento da demanda para a gestão dos estoques

Natureza da demanda: demanda dependente e demanda independente

Causas comuns de variação da demanda: aleatoriedade, tendência, sazonalidade

Causas especiais de variação da demanda: eventos, promoções, mudanças no mercado

Cálculos estatísticos para previsão da demanda: os conceitos de erro médio e desvio-padrão

Qualidade da previsão: agregação de dados e horizonte de tempo

Validação da previsão estatística pela força de vendas: reunião de demanda e o método Delphi

A gestão da demanda em suas três dimensões: quantitativa, para prospecção de fontes fornecedoras e para redução de custos

4 | Conceitos básicos em gestão de estoques

Curvas de estoque e estoque médio

O conceito de estoque médio

Tempo de reposição (leadtime)

Estoque de segurança e cobertura

Dimensionamento de lotes e lote econômico

Classificação ABC

Criticidade

5 | Métodos de planejamento de estoques

Planejamento dos estoques de produtos acabados na indústria – MPS

Planejamento de estoques em uma rede de distribuição – DRP

Planejamento de matérias-primas e componentes para produção – MRP

O abastecimento de peças de reposição, manutenção e material de apoio administrativo

Método dos máximos e mínimos

Método do ponto de reposição variável, baseado na demanda média

Método das revisões periódicas

Método do ponto de reposição baseado nas demandas futuras – TPOP

Método de reposição baseado em kanban

Planejamento das mercadorias de revenda no atacado e varejo: mercadorias de venda regular, de venda sazonal, de moda e de eventos

6 | Controle e acuracidade dos estoques

Acuracidade dos estoques: medição da confiabilidade da informação de saldo

Medição de desempenho dos processos de entrada e saída

O controle da movimentação interna

O método Fifo

Atuação corretiva: contagens de estoque

Inventário geral

Inventário dinâmico

Inventário rotativo

Inventário por amostra

Planejamento de inventários

7 | Planejamento e avaliação do desempenho da atividade de gestão dos estoques

O planejamento de compras para o varejo

O processo de planejamento gerencial

Alinhamento da gestão do estoque com o planejamento estratégico

Indicadores de desempenho: serviço ao cliente e produtividade

Elaboração do orçamento anual da atividade de estoques e armazenagem

Conclusão

Bibliografia

Os autores

Apresentação

Este livro compõe as Publicações FGV Management, programa de educação continuada da Fundação Getulio Vargas (FGV).

Instituição de direito privado com mais de meio século de existência, a FGV vem gerando conhecimento por meio da pesquisa, transmitindo informações e formando habilidades por meio da educação, prestando assistência técnica às organizações e contribuindo para um Brasil sustentável e competitivo no cenário internacional.

A estrutura acadêmica da FGV é composta por oito escolas e institutos: a Escola Brasileira de Administração Pública e de Empresas (Ebape), dirigida pelo professor Bianor Scelza Cavalcanti; a Escola de Administração de Empresas de São Paulo (Eaesp), dirigida pelo professor Francisco Mazzucca; a Escola de Pós-Graduação em Economia (EPGE), dirigida pelo professor Renato Fragelli; o Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (Cpdoc), dirigido pelo professor Celso Castro; a Escola de Direito de São Paulo (Direito GV), dirigida pelo professor Ary Oswaldo Mattos Filho; a Escola de Direito do Rio de Janeiro (Direito Rio), dirigida pelo professor Joaquim Falcão; a Escola de Economia de São Paulo (Eesp), dirigida pelo professor Yoshiaki Nakano; o Instituto Brasileiro de Economia (Ibre), dirigido pelo professor Luiz Guilherme Schymura de Oliveira. São diversas unidades com a marca FGV, trabalhando com a mesma filosofia: gerar e disseminar o conhecimento pelo país.

Dentro de suas áreas específicas de conhecimento, cada escola é responsável pela criação e elaboração dos cursos oferecidos pelo Instituto de Desenvolvimento Educacional (IDE), criado em 2003 com o objetivo de coordenar e gerenciar uma rede de distribuição única para os produtos e serviços educacionais da FGV, por meio de suas escolas. Dirigido pelo professor Clovis de Faro, o IDE engloba o programa FGV Management e sua rede conveniada, distribuída em todo o país (ver www.fgv.br/fgvmanagement), o programa de ensino a distância FGV Online (ver www.fgv.br/fgvonline), a Central de Qualidade e Inteligência de Negócios, o Programa de Cursos Corporativos e uma Direção Acadêmica. Por meio de seus programas, o IDE desenvolve soluções em educação presencial e a distância e em treinamento corporativo customizado, prestando apoio efetivo à rede FGV, de acordo com os padrões de excelência da instituição.

Este livro representa mais um esforço da FGV em socializar seu aprendizado e suas conquistas. Ele é escrito por professores do FGV Management, profissionais de reconhecida competência acadêmica e prática, o que torna possível atender às demandas do mercado, tendo como suporte sólida fundamentação teórica.

A FGV espera, com mais essa iniciativa, oferecer a estudantes, gestores, técnicos — a todos, enfim, que têm internalizado o conceito de educação continuada, tão relevante nesta era do conhecimento — insumos que, agregados às suas práticas, possam contribuir para sua especialização, atualização e aperfeiçoamento.

Clovis de Faro

Diretor do Instituto de Desenvolvimento Educacional

Ricardo Spinelli de Carvalho

Diretor Executivo do FGV Management

Sylvia Constant Vergara

Coordenadora das Publicações FGV Management

Introdução

O gestor de estoques está sempre em busca de soluções para os problemas e dificuldades do seu cotidiano e precisa de uma abordagem pragmática, pois a aplicação dos conceitos requer o uso de ferramentas matemáticas e computacionais, cujo manejo difícil freqüentemente o impede de adotar técnicas que aumentariam a competitividade do seu negócio.

Procuramos então apresentar os conceitos sempre acompanhados de exemplos e casos práticos. Os casos aparecem no texto em boxes para destacá-los e são, via de regra, resultantes da experiência adquirida pelos autores em suas atividades como gerentes e consultores, constituindo-se, portanto, em testemunhos de primeira mão.

A estrutura do livro segue a seqüência de implantação de um processo de gestão de estoques. Iniciando pela classificação e codificação dos materiais, planejamento e gestão da demanda, inclui técnicas para dimensionamento de lotes e estoques de segurança, medição de desempenho e técnicas de controle

da operação de estoques. Finaliza com o planejamento orçamentário e a avaliação de desempenho da gestão como um todo.

O capítulo 1 traça um breve histórico e em seguida, situa a gestão de estoques dentro da empresa, em especial do ponto de vista financeiro, e caracteriza algumas diferenças decorrentes do ambiente de negócios, industrial, comercial e de serviços.

No capítulo 2, são discutidos os aspectos de codificação de materiais, uso de descrições padronizadas e os sistemas de códigos de barra. Também são examinados os critérios para classificação de materiais e as estruturas básicas dos cadastros de estoque, com especial atenção aos sistemas ERP, cuja utilização está muito difundida atualmente.

O capítulo 3 apresenta os diversos tipos e comportamentos da demanda. O estudo da demanda e as técnicas para previsão e gestão são uma questão central na administração dos estoques, o que justifica a necessidade de um capítulo dedicado ao assunto. A discussão se inicia com a distinção entre demanda dependente e independente, um tópico importante nos ambientes industriais, e segue com a análise tanto dos diversos fatores que influenciam o comportamento da demanda independente, quanto das técnicas utilizadas no processo de elaboração das projeções de demanda.

O capítulo 4 traz conceitos básicos, que serão aplicados nos modelos de gestão discutidos nos capítulos subseqüentes, como as curvas de saldo, estoque médio, cálculo do estoque de segurança e dimensionamento dos lotes de produção e compra. Termina com dois parâmetros importantes de análise de estoques: a curva ABC e o conceito de criticidade dos estoques.

O capítulo 5 mostra detalhes das ferramentas de planejamento, em especial as técnicas de reposição baseadas na série histórica de consumo (como o ponto de reposição) e as técnicas baseadas no cálculo das necessidades futuras (MRP), e é de especial interesse para aqueles que já atuam na gestão de estoques e precisam de meios para elevar seus indicadores de performance a curto prazo.

O capítulo 6 discute os mecanismos de controle que permitem implantar as técnicas discutidas no capítulo 5 e verificar a sua efetividade. Começa pela definição dos indicadores de qualidade da informação de saldo, discute os pontos de controle e a documentação necessária para que os movimentos de estoques produzam informações consistentes e termina com uma discussão detalhada das técnicas de contagem de estoques.

No capítulo 7, são introduzidas algumas técnicas de planejamento de compras para o varejo, que completam o conjunto de ferramentas apresentadas no capítulo 5, e discute-se a medição de desempenho da atividade de gestão, em contraposição ao desempenho do estoque em si, que vinha sendo discutido até esse ponto. O capítulo termina com uma análise da integração da atividade de gestão dos estoques dentro do planejamento estratégico da organização.

Esperamos que a leitura deste livro se revele ao mesmo tempo útil e agradável, proporcionando a você, nosso leitor, um ponto de apoio na sua vida profissional.

O papel dos estoques

Neste capítulo iremos apresentar a você, leitor, alguns fatos relevantes da evolução da gestão dos estoques através da história. Mostraremos, também, como a gestão dos estoques se posiciona dentro da cadeia de suprimentos e a importância financeira dos estoques nas organizações. Em seguida, evidenciaremos as principais características dos diversos tipos de estoque na indústria, no comércio varejista e atacadista, o caso específico dos estoques de materiais de apoio às operações e os estoques para aplicação em projetos. Por fim, discutiremos o atendimento ao cliente e a possibilidade de esse atendimento ser feito sem a formação de estoques.

Uma perspectiva histórica da gestão de estoques

Que o Faraó aja e institua funcionários na terra, tome a quinta parte dos produtos da terra do Egito durante os sete anos de abundância, e eles reúnam todos os víveres desses bons anos que vêm, armazenem o trigo sob a autoridade do Faraó, coloquem os víveres nas cidades e os guardem. Esses víveres servirão de reserva à terra para os sete anos de fome que se abaterão sobre a terra do Egito, e a terra não será assolada pela fome.

(Gn 41,33-36)

O relato transcrito, presente na Bíblia, é a primeira descrição do uso de técnicas de gestão de estoques — neste caso, para garantir que a produção excedente de um período servis-

se para manter o atendimento à demanda em um momento de escassez.

As pirâmides e outras grandes maravilhas do mundo antigo, assim como a travessia dos Alpes por Aníbal com cerca de 40 mil soldados, foram obras e feitos os quais nos sugerem que os povos da antiguidade desenvolveram meios avançados de projetar demanda e controlar os estoques e a produção.

Não temos escritos detalhados que demonstrem tais sistemas de planejamento, mas algumas dessas maravilhas foram descritas em crônicas da época e outras, como as pirâmides, resistiram ao tempo para nos mostrar o grau de planejamento de materiais usado pelos povos antigos.

Em meados do século XVIII, iniciou-se a Revolução Industrial. Nela, há dois fatos que merecem ser destacados para ilustrar a história da gestão dos estoques: em 1744, apareceu a primeira versão gráfica da estrutura de produto, em uma propaganda da fábrica de fogões Franklin. Em 1880, o Arsenal de Veneza, já com enorme tradição na construção e provimento de navios, apresenta um primeiro sistema completo de controle de estoques e produção.

Os tempos modernos se iniciam com os processos de produção em massa, da qual um exemplo clássico foram as linhas de montagem desenvolvidas por Henry Ford. Com isso, vieram os desenvolvimentos de fórmulas e sistemas para resolver os problemas da gestão dos estoques e produção, que então se avolumaram devido às enormes quantidades de produção.

Depois do desenvolvimento da fórmula do lote econômico, por Harris, em 1915, entramos em um período (1920-40) em que se começou a dar importância ao processo de previsão, pois os produtos se tornaram cada vez mais complexos e as carteiras de encomendas começaram a se retrair. Em 1934, R. H. Wilson desenvolveu a fórmula de cálculo do ponto de reposição estatístico. Após a II Guerra Mundial, com o crescimento das carteiras de pedidos provocado pela demanda retida em face do esforço de guerra, surgiu o sistema de ordens trimestrais baseado nos pedidos de clientes/previsão de vendas. As listas de itens em falta (itens críticos) começam a ser automatizadas em meados dos anos 1960, com o uso das calculadoras eletromecânicas que “explodiam” as listas de material feitas em cartões perfurados, combinando-as com a técnica de ponto de reposição. Essa técnica de uso de listas de itens críticos ainda é hoje muito utilizada por empresas que não possuem sistemas MRP instalados ou os têm implementados com baixo grau de utilização.

Um divisor de águas na evolução da gestão dos estoques foi a definição de demanda dependente e independente, por Joseph A. Orlicky em 1965, quando ficou esclarecido que a demanda independente deveria ser tratada pelo método de ponto de reposição estatístico (ROP), e a demanda dependente por planejamento de necessidades de material (MRP). É importante esclarecer que Orlicky estabeleceu esses conceitos de demanda quando trabalhava na IBM, que, na época, estava desenvolvendo as primeiras aplicações de programas de computador para planejamento e controle do ambiente industrial. Esse conjunto de programas recebeu o nome de Production Information and Control System (PICS).

Ao mesmo tempo, no Japão, começou a ser desenvolvida a abordagem conhecida genericamente como just-in-time (JIT), englobando entre suas novidades a técnica de gestão dos estoques por meio de kanban e o conceito de que estoque é um desperdício. Taichii Ohno, um executivo da Toyota Motor Corporation, é considerado o “pai” dos conceitos just-in-time.

Os estoques e a cadeia de suprimentos

Atualmente, a incorporação do conceito de logística integrada passou a ser importante aliada na busca de competitividade. O conceito abrange, portanto, toda a interação que há, envolvendo as diversas organizações que têm de atuar coordenadamente para colocar à nossa disposição os produtos que consumimos no nosso cotidiano. A denominação gestão da cadeia de suprimentos, traduzida do inglês supply chain management (SCM), compreende as atividades de planejamento, organização, direção e controle de todas as atividades ao longo de toda a cadeia de agregação de valor, envolvendo todos os processos de obtenção de insumos (notadamente compras e desenvolvimento de fornecedores), transformação ou manufatura e os processos de distribuição física.

Imagine, leitor, a complexidade desse relacionamento interempresarial abrangendo todos os fatos ocorridos anteriormente à simples aquisição de um produto de consumo no supermercado de sua preferência. Ao adquirirmos um abridor de latas, podemos imaginar que, muito antes de o fabricante vender o produto para o varejista num blíster,[1] alguma organização extraiu matéria-prima da natureza (minério de ferro, no nosso caso), para, posteriormente, permitir que outra organização da cadeia confeccionasse chapas de aço, vendidas para uma empresa metalúrgica transformar essa chapa no abridor de latas, a que se adicionou uma embalagem de papel-cartão e plástico transparente, componentes também resultantes da interação de outras organizações, atuantes em outros setores produtivos. Todas essas organizações, nesse exemplo, integram a cadeia de suprimentos do nosso abridor de latas. Não será difícil ao leitor imaginar a complexidade da cadeia de suprimentos responsável pela disponibilização de um produto com estrutura muito mais complexa, como um computador ou um automóvel!

Importante “combustível” para alimentar a cadeia de suprimentos, os estoques exercem diversos papéis importantes, que serão mais detalhados ao longo deste livro, com o objetivo de manter a atividade produtiva em funcionamento. Quando faltam estoques, corre-se o risco de comprometer a continuidade da cadeia de suprimentos e, conseqüentemente, pode-se levar a cadeia ao risco de desabastecimento, gerando insatisfação, em última análise, do cliente ou do consumidor. Quando se trata de um produto acabado, a sua falta normalmente estimula o consumidor a procurar um produto alternativo (de outro fabricante) ou até um produto substituto. Por exemplo, a falta de um biscoito na gôndola de um supermercado poderá levar o cliente a adquirir um chocolate ou outra guloseima. Quando se trata de uma matéria-prima, componente ou produto semi-acabado, o risco é potencializado, pois nem sempre a empresa usuária do material dispõe, no tempo adequado, de um fornecedor alternativo. Por outro lado, excessos de estoques podem gerar situações não desejáveis pelas organizações, como aumento da necessidade de capital para a formação de estoques, riscos de obsolescência, necessidade de áreas maiores e de maior quantidade de equipamentos para armazenagem e movimentação, sem falar ainda em custos com seguros, riscos maiores de fraudes e dispêndios com controles.

Existe, então, o entendimento e a convicção generalizados de que, antes de serem a causa de problemas, os estoques são o efeito e o reflexo do ambiente da organização. Esse assunto voltará a ser explorado ao longo dos capítulos seguintes.

Os estoques são elementos cruciais no atendimento a demandas previstas, alimentam todo o fluxo produtivo, permitem racionalizações nos processos de compra, garantem homogeneidade em processos produtivos e possibilitam às organizações a prática de economia de escala em muitas tarefas. Por esse prisma, os estoques podem ser encarados como fatores intimamente relacionados à competitividade das organizações e das cadeias de suprimentos.

A questão a ser equacionada, e que vem sendo tema de muita preocupação por parte de organizações e cadeias interessadas em conseguir e manter competitividade, está relacionada ao dimensionamento adequado dos estoques, bem como à forma de obtê-los e de escoá-los. Entre os principais objetivos da gestão de estoques, destacam-se a antecipação da demanda, favorecimento de ganhos, com economia de escala e racionalidade em processos produtivos, redução de tempos de reposição, absorção de variabilidade na demanda e nos suprimentos, aproveitamento de preços favoráveis, aproveitamento racional de meios de transportes (otimização na ocupação de veículos rodoviários, contêineres, navios), além de compensação de eventuais transtornos imprevistos em processos produtivos.

Boa parte dos estoques formados ao longo das cadeias visa, também, compensar ineficiências em processos produtivos, geralmente decorrentes de falhas de comunicação ou de confiabilidade entre os integrantes de uma cadeia de suprimentos. É muito importante identificar as causas normalmente geradoras da formação de estoques, para que possamos julgar se podemos ou não substituir estoques por padrões mais elevados de qualidade e confiabilidade nos relacionamentos ao longo da cadeia de suprimentos. Nos capítulos a seguir, trataremos dessas questões mais pormenorizadamente.

Os estoques e o resultado financeiro das empresas

Estoques são fatores geradores de custo, como já mencionado. Em contrapartida, os estoques também exercem uma função essencial no favorecimento de realização das receitas, afetando direta e positivamente a competitividade e o resultado financeiro das empresas.

Nesse contexto, reconhece-se a grande importância de um adequado dimensionamento de estoques vinculado ao resultado financeiro das organizações.

Identificam-se dois custos distintos quando nos referimos a estoques: os custos de obtenção e os custos de manutenção. Nenhum deles se refere ao valor nominal dos estoques, que constituem, na realidade, parte dos ativos de uma organização, e serão tratados como tal.

Os custos de obtenção compreendem os relacionados aos processos de provisionamento de estoques, envolvendo pesquisas de mercado e dispêndio com aprovações e desenvolvimento de fornecedores e processos operacionais de compras, no caso de materiais adquiridos de fornecedores terceiros, ou custos de processos produtivos internos, no caso de materiais produzidos internamente, normalmente rotulados como artigos produzidos verticalizadamente. Também estão aqui compreendidos os custos de transporte incorridos no processo de internação das mercadorias, tanto em sua parcela fixa (depreciação, diárias, combustível, pedágio), quanto em sua parcela variável (seguro da carga, frete-peso, impostos sobre serviços).

Os custos de manutenção envolvem todos os dispêndios relacionados com a manutenção da posse de inventários, como remuneração pelo capital empregado nos estoques, seguros, custo de área e mão-de-obra necessárias para o armazenamento, depreciações de equipamentos e instalações, energias empregadas nos processos de armazenagem e picking[2] e riscos de obsolescência, seja por decurso do prazo de validade, no caso de materiais com tempo de vida predeterminado, ou por superação tecnológica ou de cunho mercadológico. Algumas organizações dimensionam ainda como custos os riscos de furtos, dependentes do grau de atratividade de cada mercadoria.[3] Da interação entre os custos de obtenção e os de manutenção, surge o dimensionamento de lotes econômicos, assunto a ser mais detalhado no capítulo 4 deste livro.

Se, por um lado, os estoques são ativos financeiros cuja imobilização em excesso compromete o retorno do investimento, por outro a falta de estoques na hora e locais adequados causa prejuízos a toda a cadeia de suprimentos: a empresa fornecedora deixa de vender e todos os integrantes da cadeia de suprimentos a partir desse ponto podem ter comprometida a continuidade de suas operações. Imagine você, leitor, que uma cadeia de suprimentos pode ser comparada a uma corrente. Nessa analogia, cada empresa integrante da cadeia representaria um dos elos dessa hipotética corrente. Se houver falta de material, será como se rompêssemos a corrente, comprometendo a continuidade das operações a partir do elo fragmentado.

Existe uma opinião generalizada no mundo empresarial sobre a dificuldade de se determinar precisamente o quanto custa a falta de determinado produto ao longo dos processos produtivos, mas o consenso é o de um custo elevado. Algumas empresas estabelecem, em contratos de fornecimento, pesadas multas para compensar prejuízos causados por paralisações devido à falta de materiais.

Os estoques nos processos industriais

Nos processos industriais, os estoques caracterizam-se como os SKUs[4] destinados às etapas de manufatura ou transformação. Normalmente, são materiais diretos, aqueles que integram os produtos e materiais auxiliares, os empregados nos processos produtivos, embora não integrem os produtos finais.

Caso 1: produção de racks para computador

Como exemplo, poderá o leitor imaginar o processo industrial na produção de racks de madeira para computadores, comuns em nossos ambientes de trabalho: materiais diretos integram o produto na forma de sua apresentação final, como peças de madeira, materiais metálicos e plásticos para fixação, tintas, vernizes, colas, componentes de acabamento e embalagem, quando aplicável. Materiais indiretos são os que foram utilizados durante o processo, como lixas e outros abrasivos usados em processos de fabricação, pincéis utilizados no acabamento, brocas para furação e flanelas para polimento, cujo consumo é previsível durante a construção dos racks, mas a parcela utilizada na produção de cada unidade não integra, efetivamente, o produto adquirido.

Quer sejam materiais diretos ou indiretos, os estoques desses insumos no âmbito industrial, SKUs produzidos verticalizadamente ou adquiridos de fornecedores, são constantemente objeto de intensa interação com tais fornecedores, internos ou externos, visando à adequação técnica e quantitativa aos objetos propostos. Assim, as tarefas de coordenação dos fornecedores, negociação de condições físicas, detalhes de transporte e acondicionamento são, freqüentemente, requisitos para garantir adequado fluxo de mercadorias dos processos.

O dimensionamento dos estoques está intimamente relacionado à necessidade de volumes que atendam às necessidades de consumo durante determinado tempo. Dessa maneira, em antecipação a necessidades futuras, normalmente os estoques são formados, evitando riscos de descontinuidade ou esforços muito grandes e inoportunos para o reprovisionamento, ou seja, a reposição de estoques.

Caso 2: abastecimento do carro

Até em nossa vida pessoal praticamos, ainda que intuitivamente, esse conceito: abastecemos nossos veículos, por exemplo, de acordo com a nossa expectativa de consumo de combustível para determinado tempo ou determinada quilometragem a ser percorrida. Dificilmente abastecemos apenas para garantir nosso deslocamento por uma ou duas horas. Formamos certo estoque de combustível nos tanques de nossos carros, em função de nossa comodidade ou na intenção de prestigiar determinado fornecedor de nossa confiança (um posto de abastecimento de nossa preferência), e nos anteciparmos às necessidades futuras de consumo do combustível.

Assim, voltando ao ambiente empresarial, quanto maior a antecedência necessária para o consumo de determinado material, maiores os riscos associados e, por isso, maiores serão os estoques necessários para garantir a continuidade da operação.

Quando o dimensionamento de estoques não está condizendo com as necessidades, seja para maior ou menor, costumamos dizer que os estoques estão desbalanceados. Se os estoques estiverem dimensionados abaixo da necessidade efetiva, corremos maiores riscos de precisar efetuar compras de emergência, visando garantir a continuidade das operações. As empresas podem, ainda, enfrentar essa situação indesejável por meio de ações internas, como substituição de produtos cuja produção foi interrompida por falta de insumos ou até podem culminar com paralisação temporária do processo industrial por falta de insumos, sejam diretos ou indiretos. No âmbito industrial, cada segundo parado por falta de um único SKU gera um aumento indesejado de todos os demais SKUs utilizados no mesmo produto, circunstância bastante nociva a qualquer organização preocupada em manter-se competitiva.

Por outro lado, a formação de estoques superdimensionados em relação às necessidades (demanda) acarreta custos maiores com a manutenção desses estoques: custo de área, remuneração do capital empregado, seguros, manuseio e redundância em operações de movimentação, armazenagem e controles.

Algumas empresas industriais têm utilizado mecanismos criativos na forma de planejar o dimensionamento de seus estoques conjuntamente com os fornecedores terceiros, buscando sinergias muito bem-vindas nas cadeias de suprimentos. Um desses mecanismos constitui-se na manutenção de estoques de matérias-primas de propriedade de fornecedores terceiros consignadas em empresas-cliente (pay on consumption),[5] como forma de garantir disponibilidade na empresa-cliente sem onerar o inventário. No Brasil, essa prática vem sendo ampliada, apesar da dificuldade de natureza fiscal, envolvendo o controle das remessas e, principalmente, a validade da documentação fiscal que lastreia a operação antes da efetiva venda, conseqüente da necessidade de consumo por parte da empresa-cliente.

No ambiente industrial, é comum as organizações planejarem, na concepção de suas estratégias, como irão trabalhar para conciliar o dimensionamento dos estoques com a capacidade de produção. Quando se tem uma capacidade de produção limitada, normalmente as empresas trabalham com o conceito make-to-stock, ou seja, produzem para estoque, visando ocupar toda a capacidade produtiva, em antecipação às demandas. Evidentemente, há maior necessidade de formação de estoques, principalmente de produto acabado, exigindo direcionamento de recursos para se poder formar esses estoques. Nessa situação, geralmente busca-se a maximização na ocupação da capacidade produtiva. Quando a capacidade de produção for superior à demanda, aumenta-se a capacidade de reação das empresas, e elas podem adotar o conceito make-to-order, ou seja, produzir a partir do compromisso de compra de determinado cliente. Dessa maneira, os estoques de produtos acabados são reduzidos substancialmente, ou até eliminados, pois o diferencial de competitividade deixa de ser o estoque de produto acabado disponível, passando a ser a capacidade de reação (flexibilidade e velocidade) a partir da identificação da necessidade do cliente. Diversos fatores contribuem para o processo de tomada de decisão entre a adoção de um dos conceitos, como o tempo de espera que o mercado cliente aceita, o custo da manutenção dos estoques, os investimentos necessários para ampliar a capacidade produtiva e até as ações de competidores no mercado e suas tendências.

Outra medida que ganha adeptos a cada dia consiste na racionalização de atividades comuns entre organizações fornecedoras e clientes, como, por exemplo, tarefas de controle de qualidade. Partindo-se da premissa da existência de interesse de todos os integrantes de uma cadeia de suprimentos em mantê-la cada vez mais sólida e competitiva, parece não existir motivo justificável para atividades em duplicidade entre as partes, principalmente se há suficiente integração e grande clareza de responsabilidades entre elas. Ainda é comum, ao analisarmos procedimentos ao longo de cadeias de suprimentos, nos depararmos com tarefas semelhantes em controle de qualidade na saída de mercadorias na expedição do fornecedor e na área de recebimento da empresa cliente, evidenciando duplicidade de tarefas que somente agregam custo, sem adicionar absolutamente nenhum valor ao produto. Por que não convencionar quem controlará quais quesitos, sem redundância? E sem duplicidade de custos?

Os estoques no comércio: atacado e varejo

No ambiente de comércio, a gestão dos estoques de mercadorias para revenda tem características bastante peculiares. Por um lado, temos os atacadistas, genéricos ou especialistas, que têm como objetivo o atendimento ao chamado pequeno varejo, as lojas menores. A função do atacadista é o serviço de venda e fornecimento de quantidades adequadas às demandas do pequeno comércio, desmembrando, em muitos casos, as embalagens maiores dos fabricantes.

Por outro lado, temos as grandes redes de varejo, com grande número de lojas, caso em que há um significativo aumento de complexidade quando estamos tratando de estoques dessas redes, como veremos a seguir.

Se você, leitor, entrar em uma pequena loja de uma rede de supermercados, com um tamanho de cerca de 500 m^2, por exemplo, sua expectativa é encontrar um sortimento[6] de mercadorias que não permitirá muita possibilidade de escolha entre marcas e apresentações de um mesmo produto. O próprio espaço físico da loja será um limitador do número de produtos, marcas e apresentações.

Entretanto, se você entrar em outra loja da rede e esta tiver 3.000 m^2 de espaço de venda, sua expectativa será encontrar várias opções de marcas e apresentações dos produtos mais comuns, além de encontrar uma variedade de categorias[7] de produtos muito mais abrangente do que na loja menor.

Por outro viés de análise, se essa rede de lojas possuir estabelecimentos instalados em bairros da cidade com elevada diferença de poder aquisitivo da população, o sortimento também terá de ser adaptado em termos de preços (e, muitas vezes, marcas), de acordo com o perímetro de influência de cada loja. Outros fatores demográficos, como idade, escolaridade, regiões e seus costumes, sexo, estado civil etc., também terão influência nos itens que deverão ser estocados e vendidos em cada loja.

Temos de observar também, no varejo, as características estatísticas da demanda. No comércio, temos produtos de

demanda regular, com poucas variações ao longo do tempo; temos produtos de moda, em que os ciclos de vida são a cada dia menores dentro de uma mesma estação; temos produtos de venda em eventos específicos, com duração de um dia ou de curtíssimos períodos; temos os produtos sazonais, que possuem ciclos de vida maiores que os de moda e cuja demanda é influenciada normalmente pelas estações do ano; e, finalmente, temos aqueles produtos que chamamos de “novidades”, que não têm nenhuma base histórica que permita qualquer cálculo para determinar sua demanda futura.

Pelos diversos aspectos apresentados sobre a gestão dos estoques de itens estocáveis no varejo e atacado, evidencia-se a diversidade de algoritmos[8] que são utilizados para cálculo de suas demandas e conseqüente gestão de seus estoques. Em muitos casos, os estoques são, simplesmente, apostas no comportamento do consumidor. Boas apostas geram estoques produtivos, com alto giro. Más apostas geram estoques com pouco giro, obrigando o comerciante a liquidações a preços que, muitas vezes, são até menores que os custos da mercadoria.

Estoques de peças de reposição, manutenção e apoio administrativo — MRO

Além dos materiais utilizados diretamente na produção e comercialização, qualquer organização costuma manter em estoque materiais necessários para as atividades de apoio às suas operações, como, por exemplo, peças de reposição, materiais de manutenção, material de limpeza, material de escritório e material de marketing e apoio a vendas. Em português não temos um nome para designar todos esses itens, por isso vamos tomar emprestada a sigla MRO, bastante usada nas empresas norte-americanas para designar itens de “manutenção-reparo-operações”.

Esses materiais têm suas peculiaridades e dificuldades, portanto também requerem atenção, pois afetam os custos de armazenagem, consomem recursos tanto na gestão quanto na operação dos estoques e, principalmente, causam transtornos às áreas clientes quando não estão disponíveis no momento em que são necessários.

O primeiro aspecto a ser destacado é a relação entre o volume de material movimentado e o número de pedidos. Ao contrário dos processos de produção, nos quais um número restrito de áreas de fabricação requisita grandes volumes, normalmente seguindo uma rotina diária bem definida, os materiais MRO são requisitados continuamente ao longo do dia, gerando um número alto de solicitações de pequeno volume, provenientes de todos os setores da empresa.

Na prática, isso quer dizer que os materiais MRO acabam sendo percebidos pelo gestor de estoques como aqueles itens “não-produtivos”,[9] responsáveis por um percentual insignificante do volume movimentado, mas, ao mesmo tempo, responsáveis por uma parcela expressiva de aborrecimentos.

Enquanto isso, do outro lado do balcão, o cliente interno também não está muito feliz em precisar preencher toda a papelada necessária só para requisitar uma caneta ou uma resma de papel, se for uma solicitação de material de escritório, ou, pior ainda, se for alguém da manutenção às duas e meia da madrugada de sábado, precisando de um pino que custa apenas R$ 0,50 e cuja falta vai paralisar a produção da fábrica inteira e que ninguém entende por que não está disponível no estoque!

A verdade é que esses materiais são tão essenciais ao negócio como os demais, e é também verdade que atender as áreas clientes de maneira rápida e eficiente está na essência da atividade

de gestão dos estoques e que você, leitor, cedo ou tarde terá de enfrentar o desafio de atender a essas demandas sem elevar as despesas da área de estoques e os custos de estocagem.

Neste capítulo, foi apresentada uma evolução histórica do ambiente de negócios onde as técnicas de gestão de estoques se desenvolveram, e como os estoques afetam o desempenho das empresas em diferentes contextos. Nos capítulos seguintes, vamos discutir a gestão de estoques de modo mais instrumental, a começar pelo capítulo 2, onde iniciamos o trabalho de gestão, com a questão da codificação e descrição dos materiais, seguida pelas técnicas de classificação dos inventários.

1 Blíster é uma embalagem geralmente composta por uma placa de cartão e um plástico transparente, visando imobilizar os produtos e dar-lhes melhores condições de transporte e movimentação.

2 Por picking entende-se o processo inverso ao da armazenagem, ou seja, a retirada de materiais do local de armazenamento, independentemente de seu destino (seja para alimentar processos produtivos — no caso de matérias-primas ou produtos semi-acabados —, seja para atender a solicitações de clientes — no caso de produtos acabados).

3 "Grau de atratividade" relaciona-se com a maior ou menor intensidade com que os estoques podem ser alvo de pequenos furtos. Estoques de guloseimas, por exemplo, exercem maior "grau de atratividade" quando comparados a peças técnicas de aço, por exemplo.

4 Stock keeping unit (SKU) constitui uma unidade distinta e um tipo individual de item mantido em estoque, podendo o conceito ser aplicado no âmbito industrial, comercial ou em serviços, para artigos diretos ou não. O conceito de SKU será apresentado mais detalhadamente no capítulo 2.

5 Pay on consumption, ou pagamento no consumo, consiste na prática de a parte fornecedora confiar estoque de determinado SKU ao domínio físico da parte cliente sem caracterizar venda, até o momento do efetivo consumo, quando, então, ela é formalizada.

6 Sortimento: conjunto das mercadorias disponíveis para venda, que constituem o acervo de uma casa comercial.

7 Categoria: conjunto de mercadorias que o cliente considera substitutas entre si (por exemplo, achocolatados para lanche).

8 Algoritmo: conjunto predeterminado e bem definido de regras e processos destinados à solução de um problema.

9 Na verdade, a divisão dos estoques entre materiais "produtivos" e "não-produtivos" é bastante usual, ainda que o sentido que se empresta à palavra "produtivo", como de materiais utilizados ou não no processo produtivo, não seja estritamente correto do ponto de vista semântico.

Classificação, descrição e codificação de materiais

Neste capítulo, discutiremos os aspectos ligados aos cadastros de materiais e serviços na ótica das informações que permitem a correta identificação de cada um dos materiais e serviços controlados ou não pelas empresas.

Trata-se de um tema de fundamental importância para uma adequada gestão de estoques, pois ninguém desconhece os problemas causados pelas descrições escritas erradamente nos cadastro e que causam duplicidades de registros, erros de inventário, morosidade na procura dos dados de um item etc.

Cadastros de materiais: a base dos processos de gestão dos estoques

Quantos SKUs há no seu estoque? Você com certeza já ouviu ou já se fez essa pergunta várias vezes ao longo da sua carreira. O número de SKUs é um indicativo poderoso do grau de complexidade que o gestor de estoques vai enfrentar. Estoques com 500 a 1.000 SKUs são considerados de gestão relativamente simples, como, por exemplo, o estoque de materiais de expediente em um escritório de advocacia ou firma de contabilidade, especialmente quando comparado a estoques industriais e comerciais nos quais há mais de 50.000 SKUs, como no caso de supermercados, ou peças de reposição numa fábrica de tratores e colheitadeiras.

Por definição, um SKU é uma unidade de controle de estoque e, por intuição, associamos o SKU a um item ou código de estoque, mas a definição é um pouco mais sutil. Imagine o leitor um item/código de estoque para caneta esferográfica azul. O mesmo código pode ser usado no depósito do Rio de Janeiro e na loja de Manaus. Mas o mesmo item possui grandes diferenças entre as duas localizações. Vejamos.

- As demandas são diferentes. Imagine o depósito do Rio de Janeiro com 300 funcionários, enquanto a loja de Manaus tem apenas cinco. O gasto dos 300 funcionários no Rio de Janeiro deverá ser bem maior quando comparado ao gasto dos cinco em Manaus.

- Os tempos para abastecimento também são bem diferentes. Supondo que as canetas são compradas diretamente do fabricante em São Paulo, o prazo de entrega no Rio de Janeiro pode ser de menos de 24 horas, enquanto o transporte até Manaus pode levar mais de uma semana.

- Da mesma forma, os custos de compra e frete do material também não serão iguais. O custo em Manaus pode até contrariar a nossa intuição e ser mais baixo do que no Rio de Janeiro, devido a incentivos fiscais, por exemplo.

A conclusão é que, apesar de se tratar do mesmo item, os dois estoques não podem ser gerenciados da mesma maneira. Assim, para o mesmo item em duas localidades distintas, teremos dois conjuntos de informações diferentes. A identificação em termos de classificação, nomenclatura e codificação é a mesma nos dois locais, mas os dados dinâmicos e os dados de planejamento desse SKU serão diferentes para cada um dos locais de demanda.

Ante a necessidade de gerenciar um grande número de SKUs, foram desenvolvidas várias ferramentas para recuperar de modo rápido e simples as informações de um SKU em especial, ou informações sumarizadas de grupos de SKUs. Assim, seja na forma de listas em cadernos, fichas de arquivo, ou bancos de dados informatizados, praticamente todo estoque faz uso de um cadastro de materiais.

Resulta daí que o cadastro de materiais é a base de todo o processo de gestão dos estoques. Na verdade, independentemente da tecnologia empregada, o cadastro de materiais não difere, em essência, de uma lista com os códigos dos materiais, sua descrição e uma série de informações adicionais utilizadas para definir como tratar os estoques.

A utilização de um cadastro de materiais único para toda a empresa ganhou força na segunda metade da década de 1970, quando muitas empresas passaram a controlar as suas operações com o uso dos softwares de MRP (planejamento de necessidades de materiais). Os MRPs, posteriormente, deram origem aos softwares chamados de MRP II (planejamento dos recursos de manufatura), que permitiam registrar todas as transações de materiais, produtos e capacidade produtiva das empresas, atribuir-lhes valor e contabilizar os resultados. Posteriormente, já na década de 1990, surgiram os sistemas ERP (planejamento dos recursos do negócio), também chamados de sistemas integrados de gestão, nos quais todas as informações são armazenadas em bancos de dados e, independentemente do software utilizado, compartilham uma estrutura de dados bastante semelhante. A figura 1 apresenta uma estrutura básica do cadastro de materiais.

Figura 1

Estrutura básica do cadastro de materiais

Na estrutura apresentada, o cadastro de materiais contém um campo de código que é a chave de indexação de todo o resto da estrutura de dados. Assim, é possível saber, para um dado item de estoque, quais são os locais onde ele é movimentado, qual é o seu prazo de entrega ou seu custo e, principalmente, qual é o saldo atual, que é atualizado a cada vez que um registro é adicionado no cadastro de movimentos de estoque.

Como toda a gestão dos materiais é feita a partir de decisões — como a de reabastecer um material com saldo abaixo do ponto de reposição, ou de transferir um material com excesso de estoque de uma filial para outra — baseadas nas informações existentes no cadastro de materiais, é natural que a qualidade das informações desse cadastro seja ponto essencial para uma gestão eficiente, não apenas dos estoques, mas da empresa como um todo.

O caso a seguir ilustra o tipo de situação que pode resultar de uma manutenção descuidada do cadastro de materiais.

Caso 3: Confecções Fantasia

A Fantasia é uma empresa verticalizada[10] que produz, distribui e vende roupas para o público jovem em todo o Brasil. A implantação da solução de ERP na empresa passou por alguns problemas, de modo que havia muitos produtos no cadastro de materiais que estavam na situação peculiar de terem sido cadastrados duas vezes com códigos diferentes.

O passo seguinte da implantação seria montar um processo de reposição automática do material vendido nas lojas, de modo que o saldo da loja seria diariamente comparado com um estoque-alvo e a diferença seria enviada do depósito para reabastecer a loja.

Porém, como os estoques das lojas continham o mesmo produto com dois códigos diferentes, a comparação mostrava saldos menores que os reais, pois computava apenas um dos dois códigos, de modo que as lojas viram seus estoques subirem a níveis estratosféricos em um período de poucas semanas.

A solução foi revisar todo o cadastro de materiais, unificando os códigos e ainda substituindo as etiquetas do material nas lojas por outras, com os códigos unificados. Um trabalho exaustivo que levou um par de meses e muitas horas de mão-de-obra, até ser concluído.

Critérios de classificação: organização de conjuntos de materiais

Como dito no tópico anterior, os cadastros de materiais são utilizados como repositórios das informações pertinentes à gestão dos estoques na empresa. Mas você, leitor, pode imaginar (ou já experimentou) a dificuldade em tomar decisões sobre como gerenciar os materiais em ambientes onde o número de SKUs, freqüentemente, ultrapassa a casa dos milhares ou até centenas de milhares.

Em termos gerais, podem-se agrupar os muitos SKUs em alguns grandes grupos, incluindo-se subgrupos ou ainda hierarquias de identificação com mais níveis, de modo a possibilitar, facilmente, o encontro de qualquer item ou grupo de itens. A esse processo de agrupamento dos materiais, que é feito com uso de uma técnica chamada taxonomia, dá-se o nome de classificação de materiais.[11]

É possível encontrar diversos modelos de classificação, o que permite ao leitor adotar aquele ou aqueles mais adequados às necessidades de agrupamento de itens de sua empresa.

Precursora importante dos sistemas de codificação é a Federal Supply Classification (FSC), uma classificação taxonômica desenvolvida pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos para apoiar a comunicação com fornecedores nos processos de contratação de compras, da qual deriva a maioria dos sistemas de codificação, como o utilizado na Petrobras e o Sismicat, que discutiremos a seguir.

Podemos citar também a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM),[12] um sistema de classificação orientado para as mercadorias e serviços comercializados entre os países do Mercosul. Podemos mencionar ainda o Sismicat,[13] o sistema de classificação utilizado pelas Forças Armadas, baseado em sistema implementado pela Organização do Tratado do Atlântico Norte (Otan).

Um modelo de classificação particularmente interessante é o United Nations Standard Products and Service Code (UNSPSC),[14] mantido por um organismo da ONU, utilizado por empresas do mundo inteiro para a classificação de seus materiais e serviços. O UNSPSC é composto de uma hierarquia de cinco níveis, como exposto no quadro 1.

Quadro 1

Códigos da classificação UNSPSC

Segmento

43

Tecnologia da informação, difusão e telecomunicações

Família

20

Componentes para tecnologia da informação, difusão e telecomunicações

Classe

15

Interfaces ou módulos de processadores e placa do sistema Produto

Produto

01

Cartões de interface de telecomunicações ATM modo de transferência assíncrono

Área de

negócio

14

Comércio

A figura 2 exibe uma representação esquemática da classificação UNSPSC.

Dessa forma, teremos uma classificação única para cada conjunto de produtos semelhantes, que pode ser utilizada por qualquer empresa interessada em adotar esse padrão, independentemente da descrição do produto em face de diferenças em cada país, devido a idiomas ou características técnicas especiais.

A utilização de um padrão global de codificação também beneficia os compradores no momento de realizar uma cotação em diversos fornecedores.

Para o ambiente específico de varejo, a maneira mais comum de desenvolvermos um sistema de classificação obedece a outra lógica. No caso do varejo, a lógica está relacionada ao ambiente físico de uma loja e chamamos esse modelo de classificação mercadológica.

Figura 2

Lógica de classificação do sistema UNSPSC

Esse modelo é composto de uma hierarquia de cinco níveis, conforme o exemplo seguinte:

- departamento — perfumaria e higiene pessoal;

- seção — higiene pessoal;

- categoria — desodorantes para axilas;

- produto — desodorante roll-on Nivea;

- SKU — desodorante roll-on Nivea Sensitive 50 ml (aqui já encontramos a descrição padronizada do SKU controlado e vendido).

Essa lógica de varejo é orientada para o percurso físico feito pelo consumidor para encontrar um produto. O consumidor, se deseja comprar um desodorante, irá dirigir-se ao local do varejista, buscando o setor de perfumaria; posteriormente, procurará a seção dos artigos de higiene pessoal e, depois, a gôndola onde se encontram diversos tipos de desodorante, para obter aquele da categoria que deseja.

Se pensarmos no varejo virtual, isto é, lojas acessíveis pela internet, veremos a mesma lógica também sendo utilizada nos diretórios que classificam os produtos vendidos pelas empresas varejistas.

Padrões de descrição de materiais

Após classificarmos os materiais em grupos significativos para nossa organização, temos de pensar em como descrever esses itens por meio de uma nomenclatura compreensível por todos os intervenientes da cadeia de suprimentos, sejam estes internos ou externos à organização. Entramos então no assunto padrão de descrição de material (PDM).

Um PDM é um conjunto de regras de cadastramento das informações de identificação de materiais ou serviços, de maneira a evitar erros de cadastramento e para facilitar o uso dos sistemas pelos diversos intervenientes, como requisitantes, compradores, clientes etc.

Existem softwares específicos para cadastramento de materiais e serviços. A característica básica desses softwares[15] é a de não permitirem a digitação direta de um nome ou descrição. As descrições se encontram previamente cadastradas em um banco de dados e existe uma seqüência a ser seguida na digitação, que não pode ser modificada sem prévia autorização do setor responsável.

São utilizados metadados, ou seja, nomes válidos e dados técnicos, para compor a descrição do item. Isso garante a todos os itens sob controle serem descritos da mesma forma, utilizando apenas termos aprovados, independentemente de quem esteja catalogando o item.

A descrição de um material pode conter todas ou algumas das informações listadas a seguir:

- nome básico do item;

- atributo modificador do nome básico;

- nome reduzido para constar em certos tipos de relatórios, inclusive fiscais;

- classificação fiscal;

- classificação contábil no ativo;

- unidades de medida de compra e de controle de estoque;

- especificações técnicas do item, como medidas, embalagem, norma técnica, composição;

- referência do fornecedor;

- intercambialidade.

Para evitar a ocorrência de erros de cadastramento, será necessário estabelecer, na empresa, um setor responsável pelo padrão de descrição de materiais (PDM) e desenvolver um manual de padronização. Esse manual deve ser objeto de consulta por todos os usuários da empresa, em todos os casos de cadastramento de um novo item de estoque.

É importante criar um fluxo de catalogação, de modo que qualquer cadastramento no sistema informatizado, após ser feito pelas áreas usuárias, de maneira descentralizada, seja levado ao conhecimento desse setor para ser analisado e aprovado.

Codificação de materiais: códigos inteligentes e padrões de codificação

Codificar materiais é estabelecer um conjunto de caracteres que identifique um SKU.

Em épocas passadas, quando não havia computadores para processar as transações dos materiais, ou quando os computadores ainda possuíam pouca capacidade de processamento, era bastante comum o uso de códigos chamados de “inteligentes”, nos quais os diversos conjuntos de dígitos do código possuíam significância. Dessa forma, quando havia necessidade de se pesquisar um item ou determinado conjunto de itens, ordenavam-se as fichas, se o sistema fosse manual, ou o cadastro informatizado pelo conjunto de dígitos significativos pesquisados.

A maioria dos softwares comercializados atualmente possui diversos meios de pesquisar os itens de um cadastro, seja utilizando a pesquisa numérica, alfabética ou outros algoritmos de pesquisa mais sofisticados.

Assim, a técnica de codificação de materiais passou a adotar códigos cuja lei de formação não é mais significativa.[16] A prática mais comum, atualmente, é definir um número de dígitos que assegure comportar o número de itens a serem controlados nos próximos anos e seqüenciar tais números sem colocar intervalos entre eles. Hoje, costumamos também chamar o código de número de estoque.

Se o leitor imagina que o total de itens que sua empresa necessitará cadastrar não irá passar de 5.000, utilizar um código numérico que comece em 00001 e termine em 99999 permitirá que seu cadastro cresça 20 vezes de tamanho.

Portanto, o conselho é não usar números significativos nem misturar letras e números ao codificar materiais. Use simplesmente algarismos arábicos, começando em 1.

Uso de códigos de barras: a GS1 Brasil como entidade padronizadora

Em 29 de novembro de 1984, pelo Decreto no 90.595, o presidente da República determinou:

Art. 1o Fica criado o Sistema de Codificação Nacional de Produtos e definido o Padrão Internacional EAN,[17] para todo o território nacional.

Parágrafo único. A Codificação Nacional de Produtos de que trata este artigo visa à identificação dos produtos, por equipamentos de automação, nas operações do comércio, no mercado interno.

Em 12 de dezembro de 1984, pela Portaria no 143, o ministro da Indústria e do Comércio resolveu:

Art. 1o Conferir à Associação Brasileira de Automação Comercial (Abac) competência para administrar, em todo o território nacional, o Código Nacional de Produtos, Padrão EAN, aprovado pelo Decreto n. 90.595, de 29 de novembro de 1984.

A Abac, que posteriormente mudou seu nome para EAN Brasil, hoje se chama GS1 Brasil e é responsável pela emissão de números globais de itens comerciais (GTIN), representados por símbolos de código de barras, como mostrado na figura 3.

Figura 3

Código de barras GTIN 13

Os códigos de barras seguem o padrão EAN, podendo ser compostos de 14, 13, 12 ou oito dígitos.

A numeração GTIN 13 é utilizada para todos os itens que recebem preços e podem ser comercializados em toda a cadeia de suprimentos.

A numeração GTIN 14 é geralmente aplicada para unidades logísticas, como caixas, contêineres ou fardos.

A numeração GTIN 8 aplica-se em unidades de consumo muito pequenas, como uma caneta, por exemplo.

No GTIN 13 do exemplo mostrado na figura 3, os três primeiros dígitos do código de barras representam o nosso país (789); os três dígitos seguintes representam o prefixo da empresa (835); os seis dígitos seguintes representam o número de estoque (código do item comercializado — 741001); o último dígito é o dígito verificador para evitar erros de leitura e digitação que porventura sejam feitos (5).

Outras informações também podem estar descritas nos códigos de barras, como número do lote e data de validade.

Para o mesmo item no GTIN 14, teríamos:

- 0 — código de embalagem;

- 789 — código de país;

- 835 — código da empresa;

- 741001 — código do item.

Para qualquer item, seja ele um produto ou um serviço, existirá apenas um número de identificação.

O código de barras permite uma rápida captura de dados por meio de um leitor específico para códigos de barras, leitores estes já vendidos por valores muito pouco significativos.

Para uma empresa obter um código de barras a ser utilizado em suas embalagens de venda, é preciso cadastrar-se na GS1[18] Brasil, para receber uma estrutura de numeração padronizada, e pagar uma taxa para se manter associada ao órgão.

A GS1 mantém diversos comitês de padronização específicos para segmentos de negócio, como calçados, alimentos in natura, materiais de construção, móveis, carnes, saúde, logística, telecomunicações, transportes e varejo.

Atualmente, já existe uma tecnologia mais avançada que o código de barras, denominada código eletrônico de produto (EPC).[19]

Os dados do produto, em vez de estarem representados em forma de código de barras, agora estão armazenados em um chip (etiqueta RFID)[20] com um transmissor conectado a uma antena. Essas etiquetas podem ser ativas, isto é, emitem ondas de radiofreqüência, ou passivas, ou seja, são ativadas e lidas por leitores que emitem tais ondas.

A leitura é feita por um leitor de radiofreqüência que capta as informações de várias etiquetas RFID ao mesmo tempo, decodificando e armazenando os dados em um computador. Dessa forma, a leitura se torna mais rápida e eficiente. Embora essa etiqueta ainda não tenha um preço acessível para produtos de baixo valor, à medida que mais empresas passarem a utilizá-la, menor será o preço unitário e mais popular será o seu uso, fato esperado para os próximos anos.

Neste capítulo, vimos diversas opções em termos de classificação dos materiais e as estruturas de dados dos cadastros do estoque. Também discutimos as técnicas de codificação, em especial os sistemas de códigos de barras e RFID que permitem a automação dos processos de aquisição de dados de estoque. No próximo capítulo, discutiremos a análise e gestão da demanda dos materiais, um aspecto que está na base dos modelos discutidos nos capítulos 4 e 5.

10 Uma empresa verticalizada integra vários elos da cadeia logística, desde a produção até a venda, passando pela distribuição.

11 Taxonomia é uma solução há muito utilizada em biblioteconomia e, posteriormente, na ciência da informação. Para Terra et al. (2004), taxonomia é "um vocabulário controlado de uma determinada área do conhecimento, e acima de tudo um instrumento ou elemento de estrutura que permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema, de maneira lógica".

12 Ver o site <www.desenvolvimento.gov.br> para obter o catálogo da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

13 Ver o site <www.defesa.gov.br> para saber detalhes sobre o assunto.

14 Ver o site <www.unspsc.org>, para maiores detalhes e para baixar o arquivo com todo o cadastro de classificação e nomenclaturas em português.

15 Para ver características de softwares de cadastramento de materiais, consulte os sites <www.klassmat.com.br>, <www.opensoft.com.br>, <www.chconsultoria.com.br>.

16 É interessante comentar que, em épocas passadas, procurava-se incluir na codificação o que hoje se chama de classificação de materiais, conforme descrito neste capítulo do livro. Hoje, entende-se com clareza que classificação é para identificar conjuntos de itens e codificação é para identificar um determinado item.

17 EAN: European Article Number.

18 GS1: anteriormente EAN International.

19 O código eletrônico de produto (Electronic Product Code™ — EPC) é um sistema que utiliza a tecnologia de radiofreqüência (RFID) para a identificação automática dos produtos de consumo. As diretrizes do sistema EPC são administradas pela EPCglobal Inc™, um empreendimento conjunto entre a GS1, a GS1 US e a GS1 Brasil. Ver <www.gs1brasil.org>.

20 RFID: radio frequency identification (identificação por radiofreqüência).

Gestão da demanda

Abordaremos, neste terceiro capítulo, aspectos relacionados à gestão da demanda, evidenciando a importância do conhecimento da demanda para a gestão de estoques. Vamos deter-nos em demanda dependente e independente. Estudaremos as causas mais comuns na variação da demanda, sem perder de vista as causas consideradas especiais. Apresentaremos formas de efetuar cálculos estatísticos para a previsão da demanda e, ainda, discutiremos a importância de buscar qualidade nesse processo. Terminaremos o capítulo apresentando as três dimensões que envolvem a gestão da demanda: a quantitativa, a utilizada para prospecção de fontes fornecedoras e a utilizada para redução de custos.

A importância do conhecimento da demanda para a gestão dos estoques

Por demanda, podemos entender a predisposição de consumidores comprarem determinada quantidade de produtos ou serviços. Em síntese, significa a procura devidamente quantificada por produtos ou serviços.

Como este livro trata de gestão de estoques, torna-se fácil imaginar que a quantificação ou dimensionamento da demanda de materiais, tais como matérias-primas e produto acabado, tem uma relação muito íntima com os recursos necessários para operacionalizarmos todas as atividades referentes à movimentação, armazenagem e controle de materiais. Afinal, se imaginarmos demandas diferentes dos mesmos materiais, certamente nos estaremos preparando de maneiras também diferentes para lidar com os insumos.

Caso 4: o exemplo da pizzaria

Se o leitor imaginar o funcionamento de uma pizzaria que trabalha com entregas em domicílio, será fácil concluir que todo o preparo dos meios de produção das pizzas será dependente da quantidade prevista de pizzas a serem produzidas em cada dia, por exemplo. Uma pizzaria preparada para produzir, digamos, 100 pizzas por dia de trabalho terá dificuldades se, de maneira imprevista, surgirem 200 pedidos em determinado dia. Essa dificuldade poderá gerar atrasos e até incapacidade em realizar as entregas, sem comentar os transtornos com potencial falta de ingredientes, podendo gerar compras de emergência, talvez de fornecedores não adequadamente preparados para garantir o padrão de qualidade previamente determinado. Nessa situação, haverá ainda a possibilidade de se praticarem preços, na compra dos ingredientes, em patamares mais altos se comparados com os fornecedores preferenciais, justamente por conta da urgência. O forno dessa hipotética pizzaria poderá não ter sido dimensionado para atender a essa demanda tão grande. Poderão faltar entregadores, entre outros transtornos gerados pela diferença entre a capacidade instalada e a demanda surgida. Por outro lado, se a mesma pizzaria receber somente 50 pedidos em determinado dia, sobrarão insumos cujo provisionamento poderá gerar maior quantidade de capital empregado na formação de estoques (indesejados), além de poder gerar desperdícios com sobras de insumos, principalmente os perecíveis.

Não queremos induzir nenhum leitor a desistir desse negócio, mas, se imaginarmos que, além das entregas, a nossa pizzaria ainda atende a clientes num salão, na situação de demanda imprevista muito grande poderão faltar garçons, mesas, talheres e outros artigos de cutelaria e até as bebidas para acompanhar as pizzas. E se a demanda for muito inferior à prevista, teremos mão-de-obra ociosa e bastante dinheiro empregado na compra de todos os equipamentos característicos desse tipo de estabelecimento, ou seja, geraremos desperdícios. Nessa simulação, além do comprometimento na produção de nosso hipotético produto, estaremos comprometendo também os serviços prestados aos clientes.

O conhecimento da demanda é vital, portanto, para buscarmos adequação entre os recursos necessários para todas as atividades do processo logístico, como recebimento de materiais, estocagem, e todas as atividades voltadas ao atendimento dos clientes, envolvendo a distribuição de produtos, passando pelo adequado preparo de meios de produção, nos quais converteremos matérias-primas em produto acabado, quando aplicável.

Natureza da demanda: demanda dependente e demanda independente

Para entendermos os conceitos das demandas dependente e independente, vamos voltar um pouquinho no tempo e recapitular alguns conceitos, como o da estrutura do produto e lista de materiais (conhecido como BOM, sigla proveniente do inglês bill of materials).

O MRP está fundamentado no conhecimento da estrutura do produto (ver figura 4) e na existência de uma lista de materiais obtida a partir da “explosão” de um determinado produto em todos os seus componentes até o último nível de detalhe. A partir de então, torna-se possível, em função de determinada demanda projetada, calcular a efetiva necessidade de provisionamento de cada componente exigido, após o devido desconto de quantidades eventualmente já disponíveis (estocadas). Portanto, pressupõe a existência de um controle de estoques e de um plano de produção, retratando a demanda projetada referida.

Como exemplo, imaginemos a estrutura do produto óculos de sol, comercializado num determinado estojo. O produto acabado (nível 0 ou cabeça de estrutura) poderia ser decomposto em conjunto ótico (nível 1), incluindo as lentes e os parafusos que as prendem na armação (nível 2); conjunto armação (nível 1), incluindo as hastes, os protetores plásticos de orelha e os suportes nasais (nível 2); e o estojo (nível 1), formado pela caixa plástica e pedaço de flanela (nível 2). Na figura 4, tem-se a representação esquemática desse exemplo.

Figura 4

Representação da estrutura do produto óculos de sol

Na figura 4, cada componente do produto é representado por um retângulo. Os componentes dos níveis 0 e 1, no exemplo, podem ser identificados como “pais”, pressupondo a existência de componentes que os compõem (“filhos”). Ainda explorando o exemplo, os componentes do nível 2 são somente “filhos”, pois não podem ser desdobrados ainda mais. Os componentes ocupantes do nível 1 são “pais” e “filhos” simultaneamente. O produto acabado, também denominado cabeça de estrutura, é identificado como o único componente de nível 0 (veja a notação à direita da estrutura na figura 4) e é somente “pai” por não ser dependente de nenhum “nível superior”; por isso não é “filho” de nenhum outro item. Os componentes identificados como “pais” e “filhos” estão nas camadas intermediárias na estrutura do produto e os identificados somente como “filhos” são caracteristicamente matérias-primas e não são desdobráveis em componentes.

Demanda dependente é aquela cujo comportamento não é determinado pelo mercado, mas pelo programa de produção do item “pai”.

No caso de nossos óculos de sol, todos os insumos previstos na sua construção, retratados na figura 4, quando devidamente dimensionados, constituem demanda dependente. Chama-se dependente pelo fato de tais demandas dependerem da estrutura do produto: aumentando-se a demanda dos óculos de sol, aumentaremos, na mesma razão, a demanda de todos os componentes necessários ao processo produtivo. O uso do conceito da estrutura do produto constitui uma forma objetiva e precisa para o dimensionamento de todos os componentes necessários para a fabricação de lotes do produto acabado (óculos de sol).

Porém, podemos imaginar que alguns desses componentes, como os parafusos e a flanela, por suas características específicas, além de integrarem os óculos, possam ser consumidos, adicionalmente, pela rede de óticas, em atendimento aos consumidores, quando procuram óticas para efetuar ajustes. Dessa forma, podemos imaginar que o fabricante deseje disponibilizar certa quantidade de parafusos e de flanelas, talvez como cortesia, nas óticas, para garantir o atendimento aos consumidores. Nesse caso, a quantidade de parafusos e flanelas destinados aos ajustes e limpeza de óculos não depende da quantidade necessária para a fabricação do produto. Essa é a característica da demanda independente.

Quando uma organização planeja suprir-se de materiais diretos, normalmente calcula a demanda dependente a partir de ferramentas como o MRP, enquanto a previsão da demanda independente é feita para estabelecer o programa de produção dos itens acabados, que tipicamente são os itens “pais”, e se utiliza de uma combinação de técnicas quantitativas (principalmente estatísticas) e qualitativas, como se verá a seguir.

Causas comuns de variação da demanda: aleatoriedade, tendência, sazonalidade

Causa comum é uma fonte de variação da demanda que faz parte das séries históricas e pode ser levada em consideração ao se elaborar uma previsão com base em técnicas quantitativas. Entre as causas de variação da demanda mais comuns, destacaremos a seguir a aleatoriedade, a tendência e a sazonalidade.

A aleatoriedade consiste na variação da demanda vinculada à dependência de fatores incertos, sujeitos ao acaso, eventualmente até em caráter acidental.

A análise da tendência constitui valiosa ferramenta para prevermos demandas, considerando ou não dados do passado e respeitando propensões.

A sazonalidade consiste em fenômeno relativo a demandas que flutuam ciclicamente, segundo um padrão bem estabelecido. Essas demandas podem ser projetadas pela aplicação de um fator ou índice de correção.

Causas especiais de variação da demanda: eventos, promoções, mudanças no mercado

Ao contrário das causas comuns de variação, há fatores que afetam a demanda e que não têm relação com as séries históricas, não podendo ser modelados matematicamente. A es-

ses fatores denominamos causas especiais de variação.

Considerando-se que o principal motivo de estudarmos e dimensionarmos demandas esteja relacionado com a prevenção de faltas, quanto maior a incerteza no cenário em análise, tanto maiores a preocupação e os esforços para evitarmos a ocorrência das faltas. Afinal, diante da indisponibilidade de um determinado produto, a probabilidade de se abrir espaço para a concorrência estará sempre presente.

Caso 5: o exemplo de falta de produto no varejo

Como nos comportamos diante da indisponibilidade de um produto ou serviço?

Imagine o prezado leitor que ao efetuar a compra periódica na loja de auto-serviços da sua preferência, não encontre disponível, por exemplo, o seu achocolatado favorito. Dependendo da necessidade de obtenção desse produto, poderá o leitor adquirir um produto da concorrência (produto alternativo) ou, ainda, poderá optar por adquirir um capuccino, abrindo mão do achocolatado e propondo-se a substituí-lo, mesmo que em caráter experimental (produto substituto). O fato de o caro leitor ter-se proposto a experimentar um produto alternativo ou substituto poderá levá-lo a decepcionar-se e, dessa maneira, poderá consolidar sua fidelidade ao achocolatado da sua preferência.

Por outro lado, haverá a possibilidade de encontrar, seja no substituto ou até no alternativo, uma grata e oportuna surpresa: algo que o satisfaça mais do que o achocolatado. Essa descoberta poderá alterar o seu hábito de consumo, definitivamente.

Essa analogia pode ser transportada para o cenário business to business, onde as transações mercantis são muito maiores, a ponto de comprometer a continuidade no mercado de determinados fabricantes ou de outros elos atuantes na cadeia de suprimentos, como distribuidores, atacadistas e varejistas. Os danos causados pela indisponibilidade de produtos e serviços vêm sendo alvo de muitos estudos acadêmicos e muitos esforços na iniciativa privada.

Eventos podem ser caracterizados como situações especiais nas quais a demanda de determinados insumos sofre variações, geralmente previsíveis, justamente em atendimento a tais situações especiais. É o caso, por exemplo, de embalagens diferenciadas em lotes de produção de bebidas em épocas de Carnaval, ou até de adereços em acessórios para automóveis, quando da produção de séries especiais ou comemorativas de feitos alcançados.

Promoções também constituem causas especiais de variações da demanda, principalmente por visarem, de maneira especial, justamente ao aumento das quantidades comercializadas, podendo interferir significativamente em toda a cadeia de suprimentos e “contaminar” os dados históricos de demanda, que terão de ser expurgados para efeito de projeções futuras. Quanto maior a capacidade de determinada organização identificar modificações na demanda de produtos e serviços, mais ela estará apta a reposicionar-se e conseguir exercitar sua valiosa capacidade de ser flexível e conseguir reagir a tais variações.

Cálculos estatísticos para previsão da demanda: os conceitos de erro médio e desvio-padrão

Uma curva de demanda afetada exclusivamente por flutuações aleatórias terá o aspecto apresentado na figura 5.

Esse tipo de série histórica de demanda flutua em torno de um valor médio, de tal forma que em metade das vezes a demanda estará acima da média e na outra metade estará abaixo.

Figura 5

DEMANDA COM FLUTUAÇÕES ALEATÓRIAS

Ao fazer uma estimativa da demanda futura com base na média, torna-se importante saber se essa flutuação é grande ou pequena.

Se a demanda flutua pouco em torno da média, então o erro da nossa estimativa é pequeno. Por exemplo, se a média é 1.000 unidades/mês e a flutuação de mais ou menos 100 unidades, podemos esperar que a demanda máxima seja de 1.100 unidades/mês.

Se a flutuação for muito grande, digamos +/- 500 unidades para uma média de 1.000 unidades/mês, então o erro da nossa estimativa será grande e teremos de nos precaver contra essa possibilidade.

Mas qual é a medida desse erro? Por que 100 unidades representam um erro pequeno e 500 unidades representam um erro grande? Para saber isso ao certo, temos de calcular o erro médio da nossa estimativa. O erro médio é, então, a média das diferenças entre a demanda real (Dn) e a demanda estimada com base na média (D). Assim

é o erro da demanda estimada para o n-ésimo mês.

O erro médio será a soma dos erros de todos os n-meses (somatório do erro do i-ésimo mês, onde i varia de 1 até n), dividido pelo número de meses:

O problema é que, se a média divide as ocorrências de demanda exatamente ao meio, então os erros nos meses em que a demanda real for maior que a média anularão os erros dos meses em que a demanda for menor do que a média, de modo que o erro médio será sempre igual a zero.

Então, para evitar isso, temos de calcular o erro médio em função de um número absoluto, sem sinal de mais ou menos. Isso pode ser feito por um artifício matemático: elevamos os erros ao quadrado e depois extraímos a raiz do valor já somado. Calculado dessa forma, o erro médio ganha a denominação de desvio-padrão, representado pela letra grega sigma (σ), um dado que tem várias características importantes, como veremos nos capítulos seguintes.

Atualmente, o cálculo do desvio-padrão é muito simples, podendo ser feito em uma planilha eletrônica, como, por exemplo, o MS-Excel® no qual existe uma função predefinida para isso, a função DESVPADP(),[21] como no exemplo da figura 6.

Figura 6

CÁLCULO DE DESVIO-PADRÃO NO EXCEL

Tendência

Em muitos casos, porém, a demanda não flutua apenas ao sabor de fatores aleatórios. Há muitos motivos para que um produto ou material apresente uma tendência consistente de aumento ou diminuição da demanda, e nesses casos a média não é capaz de fornecer uma boa estimativa da demanda futura, como na figura 7, na qual a média fica sempre menor do que a demanda futura.

Figura 7

PROJEÇÃO DE DEMANDA COM TENDÊNCIA

Existem vários métodos estatísticos para lidar com a tendência, mas a sua descrição detalhada foge ao escopo deste livro. Na prática, podemos usar ferramentas simples, como a função TENDÊNCIA() do MS-Excel®.

Figura 8

A FUNÇÃO TENDÊNCIA( ) DO EXCEL

Sazonalidade

O efeito sazonalidade também tem de ser considerado na elaboração de uma estimativa de demanda. Isso é feito intuitivamente pelo comerciante que abastece seu estoque de CDs do Roberto Carlos às vésperas do Dia das Mães. Pela experiência acumulada, ele sabe que precisa de um estoque maior. Mas quanto?

A técnica básica é calcular o erro médio do mesmo período, em vários anos consecutivos. Esse erro servirá como um fator de correção, a ser aplicado sobre as estimativas.

Figura 9

PROJEÇÃO DE DEMANDA COM TENDÊNCIA E SAZONALIDADE

A figura 9 mostra que, a cada quatro meses, temos uma demanda 100% maior do que a estimada. Assim, aplicamos a função TENDÊNCIA() do MS-Excel e a cada quatro meses aplicamos o fator de correção (100%) sobre o valor projetado, de modo que a tendência seja corrigida nesses momentos.

Qualidade da previsão: agregação de dados e horizonte de tempo

A única coisa certa a respeito de uma previsão de demanda é que ela vai dar errado. O exercício da previsão de demanda é uma atividade tão necessária quanto frustrante, mas há algumas regras básicas que podem ajudar o gestor de estoques a lidar com essa tarefa de maneira que os resultados estejam dentro de um patamar aceitável. Essas regras são listadas a seguir.

- Monitore continuamente a qualidade da previsão: para melhorar a qualidade das previsões é preciso medir a sua qualidade com indicadores numéricos e identificar as fontes de erro para corrigir as projeções seguintes.

- Use o horizonte de tempo adequado: a qualidade de uma previsão diminui rapidamente na medida em que ela trata de um futuro mais distante, e o risco de errar também aumenta. Por isso o ideal é trabalhar com previsões que cubram um horizonte de tempo tão curto quanto seja possível, mas ao mesmo tempo tão longo quanto o tempo total de reposição do material.

- Use o nível de agregação de dados adequado: quando precisamos fazer uma previsão para um período de tempo mais longo, devemos dar preferência a previsões mais agregadas ou consolidadas. No quadro 2, aparecem as previsões e as vendas reais de uma fábrica, por modelo e no total, com os respectivos percentuais de erro.

Quadro 2

QUALIDADE DE PREVISÃO DE DEMANDA

Previsto

Real

Erro (%)

Modelo

Sedan

1.000

667

33

Coupé

1.000

2.555

156

Special

1.000

502

50

Standard

1.000

490

51

Small

1.000

760

24

Sport

1.000

738

26

Super Special

1.000

498

50

De Luxe

1.000

483

52

Executive

1.000

32

97

Station Wagon

1.000

512

49

Pop

1.000

752

25

Student

1.000

514

49

Single

1.000

970

3

Total

13.000

9.475

27

Observe que no quadro 2 a demanda real (9.475 unidades), dividida pela prevista (13.000 unidades), dá um índice de erro de 27%, mas, quando observamos o erro calculado para cada modelo, verificamos que, em alguns casos, o erro foi muito menor que isso (apenas 3% para o modelo Single) e, em outros casos, foi muito acima disso (chegou a 156% para o modelo Coupé).

Por outro lado, para tomar certas decisões, como a escolha entre matérias-primas de cor diferente, é preciso ter um nível mínimo de detalhamento. A figura 10 dá uma idéia de como o horizonte de tempo e o nível de agregação se combinam na previsão de demanda.

Figura 10

HORIZONTE DE PREVISÃO E CONSOLIDAÇÃO DOS DADOS

Validação da previsão estatística pela força de vendas: reunião de demanda e o método Delphi

A projeção estatística da demanda serve de base para um trabalho posterior de ajuste fino, por meio do qual é possível incluir na previsão fatores externos à série histórica de demanda e que não foram considerados nos cálculos do número inicial, como os que estão listados a seguir:

- aumento na disputa pelo mercado devido ao encerramento do ano fiscal do concorrente;

- campanhas de publicidade que serão veiculadas na mídia;

- eventos especiais, como eleições, grandes shows e torneios esportivos (Copa do Mundo, Olimpíadas, Fórmula Um);

- abertura de novas lojas ou novas parcerias firmadas;

- entrada ou saída do mercado de grandes fornecedores e clientes;

- ações internas da empresa, como alterações na força de vendas, reestruturações da área comercial, substituição de fábricas por centros de distribuição;

- introdução de novos produtos e saída de linha de produtos antigos.

A maioria das informações incluídas nessa relação é proveniente de outras áreas da empresa, em especial das áreas de marketing e vendas. Portanto, é necessário criar um canal

de comunicação formal, no qual essas informações sejam disseminadas, e a melhor maneira de fazer isso é por meio de uma reunião de demanda, em que os envolvidos no processo de elaboração da previsão e as equipes de marketing e vendas possam apresentar seus dados e submetê-los à discussão do grupo.

Na verdade, a reunião de demanda atende a um segundo objetivo, que não é menos importante que o objetivo primário de refinar os dados da projeção estatística. O segundo objetivo é gerar um número de consenso e compromisso entre os diversos setores da empresa e, com isso, reduzir a possibilidade de uma área culpar a outra pelo não-cumprimento das suas metas.

Outra ferramenta importante para a condução da reunião é o método Delphi. O método Delphi facilita a obtenção de consenso, em especial quando os dados estatísticos são inexistentes, como no caso do lançamento de novos produtos, ou da entrada da empresa em uma praça ou segmento nos quais não possui experiências anteriores.

A elaboração de uma previsão baseada no método Delphi é feita por meio de uma série de ciclos nos quais vários participantes emitem suas opiniões individuais sobre uma questão, que é então refinada e novamente submetida à apreciação, até se obter uma resposta de consenso do grupo.

A gestão da demanda em suas três dimensões: quantitativa, para prospecção de fontes fornecedoras e para redução de custos

Até este ponto, foram focalizados os diversos métodos de previsão da demanda. Agora vamos abordar o assunto por um prisma diferente.

A evolução do que chamamos de gestão da cadeia de suprimentos trouxe a contribuição de que não devemos restringir-nos à determinação de quantificar a demanda futura. Devemos incluir a gestão das diversas atividades que tornam real essa demanda. Vamos comentar esses assuntos em seguida.

Comecemos pela gestão da demanda quantitativa, que trata do processamento e atendimento dos pedidos dos clientes. Essa gestão abrange cinco atividades.

- Entrada de pedidos do cliente: como aumentar a rapidez da comunicação das necessidades do cliente? Manter sites na internet para o cliente colocar seus pedidos? Municiar os vendedores com PDAs[22] para emitirem os pedidos no momento em que conversam com os clientes?

- Promessa de entrega: como manter um sistema capaz de, ao receber um pedido, conseguir informar uma data de entrega e, posteriormente, cumpri-la? No ERP utilizaremos o módulo de promessa de entrega para pedidos dos clientes? Nas vendas pela internet, daremos prazos de entrega corretos aos clientes quando “colocam no carrinho” seus pedidos? Se houver atraso na entrega prometida, haverá um aviso para fazermos contato com o cliente visando prometer nova data?

- Atendimento por meio de fábricas ou centros de distribuição mais favoráveis ou possíveis: como nosso sistema DRP[23] escolhe de qual fábrica ou de qual CD[24] iremos atender ao pedido de um cliente? Aquele que proporcionar o menor custo de frete? Aquele com estoque disponível no momento?

- Planejamento, previsão e reposição colaborativa: nessa atividade, o CPFR[25] estabelece processos e decisões como: com quais clientes devemos planejar em conjunto o portfólio de produtos? Nesses parceiros, como prever vendas? Que modelo de reposição, comunicação e logística devemos estabelecer com eles?

- Atendimento de peças de reposição durante o ciclo de vida do produto: como e por quanto tempo garantir peças de reposição para eventuais consertos de nossos produtos comprados pelos clientes? Atenderemos os prazos legais ou daremos garantia mais longa? Poderemos deixar essas peças estocadas somente na nossa rede de assistência técnica em vez de mantê-las em nossos próprios estoques?

Nessa visão de curto prazo sobre a demanda, estamos centrados na preocupação quantitativa, de projetar a demanda e atender aos pedidos dos clientes. Vamos tratar agora da gestão da demanda no aspecto de obtenção de fontes de fornecimento, que já é preocupação de médio prazo, no qual temos duas atividades críticas: lançamento de produtos novos e campanhas promocionais.

- Lançamento de produtos novos: o novo produto contém componentes que necessitarão de novos fornecedores ou poderão ser adquiridos nos fornecedores atuais? O novo produto substituirá produto existente, causando paralisação de aquisições? Sobrarão materiais usados no produto antigo? O que fazer com esses obsoletos?

Caso 6: a complexidade do lançamento de novos produtos

Determinado fabricante multinacional de massas alimentícias projetou para lançamento no mercado brasileiro um biscoito recheado, redondo, doce, destinado ao público infantil, a partir de abundantes dados registrados nos mercados europeu e norte-americano nas últimas quatro décadas. Cumpriu rigorosamente as rotinas características de desenvolvimento do produto, enfatizando uma embalagem atrativa para crianças, em cores primárias e destaque para a logomarca do produto, com forte identidade com o público infantil. Promoveu testes em segmentos de mercado adequados a esse tipo de produto de consumo, contratou pesquisas de mercado de dois renomados institutos de pesquisa atuantes no Brasil e, finalmente, após determinar a data do lançamento nacional, contratou mídias diversas. Produziu filmes para exibição em horário nobre em emissoras de grande audiência, criou material para suporte promocional e merchandising (bonecos infláveis, revistinhas com histórias em quadrinhos usando os biscoitos como personagens, entre outros artigos). Na área industrial dessa empresa, por considerar-se a validade do produto de sete meses a partir da data de fabricação, foram produzidos e estocados volumes compatíveis com sete meses de vendas projetadas pelos institutos de pesquisa e pelos antecedentes registrados no banco de dados da empresa, baseados nas experiências européias e norte-americanas.

Às vésperas do lançamento, em risco assumido pela gestão industrial da empresa, o volume estocado de produto ganhou um incremento de mais dois meses de venda, visando eliminar o risco de falta de produto. Como resultado, verificou-se a venda dos nove meses de consumo projetado em apenas 17 dias úteis, gerando falta do produto no mercado e estimulando fortemente, por parte dos consumidores mirins, o consumo de produtos alternativos e substitutos (da concorrência, evidentemente!).

O fabricante demorou quase dois meses para reagir ao novo e desconhecido patamar da demanda, correndo o risco de não conseguir consolidar-se perante o público-alvo. Depois de muitos esforços e despesas imprevistas, como importação de embalagem flexível via aérea, pela incapacidade de os produtores no mercado local reagirem em tempo hábil e cumprindo requisitos de uma embalagem tecnicamente sofisticada, o fabricante conseguiu reposicionar-se no mercado e hoje goza de um expressivo share of market.[26]

Análises posteriores a essa grande falha apontaram como a principal causa do erro crasso no dimensionamento da demanda o fato de os institutos de pesquisa, bem como o fabricante do biscoito, não terem dado a devida importância ao grau de ineditismo do produto. Muitos fabricantes de biscoitos recheados redondos doces no Brasil poderão questionar o ineditismo, e com razão! No entanto, o fato de a embalagem diferenciar tanto o produto em relação aos outros fabricantes e a mídia criar uma relação tão íntima com o publico infantil geraram nos consumidores comportamentos semelhantes aos provocados por um produto com alto grau de ineditismo.

- Campanhas promocionais: campanhas promocionais podem causar demandas de produtos, matérias-primas e componentes anormais. Como estabelecer cronogramas de modo a haver tempo suficiente para os fornecedores aumentarem seus quantitativos de entrega? Fornecedores atuais terão capacidade para atender nas novas quantidades?

A longo prazo, temos duas situações impactantes na cadeia de suprimentos e nos estoques: projetos de investimento em ativos e projetos de entrada em novos mercados geográficos. Vejamos.

- Projetos de investimento em ativos: empresas de longo ciclo de produção, como as petrolíferas, começam a elaborar projetos de novos investimentos com grande antecedência à entrada em operação desses ativos. A decisão de execução desses projetos muita vezes fica em compasso de espera nas áreas de engenharia até que a direção ordene “tocar” os projetos. Nesse momento, normalmente começa a correria para o projeto ser realizado no menor tempo possível e, só então, a área de suprimentos começa a receber requisições para os materiais e equipamentos. Sendo estes de alta complexidade e aquisição demorada, a falta de projeção de demanda de tais componentes é grandemente prejudicial. A engenharia não deveria trabalhar em maior sincronia com suprimentos? Não deveriam tais projetos ser considerados nas projeções de demanda, mesmo antes de serem aprovados para execução?

- Projetos de entrada em novos mercados geográficos: atuar em novos mercados distantes dos atuais necessita de projeção de novas demandas. As novas demandas serão atendidas pelos atuais fornecedores? Serão desenvolvidos fornecedores nos novos locais? Quais as políticas de estoque e serviço ao cliente dos novos locais?

A figura11 resume o assunto de gestão da demanda a curto, médio e longo prazos.

Veja agora a questão da demanda e sua influência na redução de custos. Este tema está diretamente relacionado com a valorização dos quantitativos de demanda de ativos, materiais de uso geral, equipamentos, matérias-primas e componentes. Conhecendo tais quantitativos e valores com antecedência, poderão ser planejadas atividades como:

- negociações de contratos de longo prazo com fornecedores em modalidade aberta, isto é, sem programação de entrega fixada antecipadamente, evitando estoques;

- padronização de materiais para que possam ser adquiridos mais facilmente no mercado, possibilitando a eliminação de estocagem de muitos deles;

- estudos de redução de perdas de matérias-primas nos processos produtivos;

- eliminação da demanda prevista de ativos;

- elevação do nível de aprovação de requisições.

Figura 11

INFLUÊNCIAS DE CURTO, MÉDIO E LONGO PRAZOS NA GESTÃO DA CADEIA DE SUPRIMENTOS

Como o leitor pôde perceber neste capítulo, o tema gestão da demanda é vasto e pode requerer a utilização de conceitos matemáticos relativamente sofisticados mas, por outro lado, não pode ser reduzido à atividade de previsão quantitativa, uma vez que há fatores externos às séries históricas de demanda que também precisam ser considerados. Apesar da sua dificuldade, no entanto, é um ponto que requer muita atenção do gestor de estoques porque as ferramentas de gestão partem, freqüentemente, da premissa de uma demanda futura previsível com um grau suficiente de confiança, como se verá no capítulo seguinte.

21 Atenção, existem duas funções ligeiramente diferentes no Excel: DESVPAD() e DESVPADP(). A diferença é que a primeira calcula o desvio-padrão da amostra e por isso divide o erro por n-1. Assim, optamos pela utilização da segunda, que calcula o desvio-padrão da população, o que está em acordo com a fórmula apresentada acima.

22 PDA: o assistente pessoal digital é um computador de dimensões reduzidas, dotado de grande capacidade computacional, cumprindo as funções de agenda e sistema informático de escritório elementar, com possibilidade de interconexão com um computador pessoal e uma rede informática sem fios (wi-fi) para acesso.

23 DRP: distribution requirements planning — módulo dos sistemas ERP que controlam os estoques e planejam a sua reposição, quando estão em locais descentralizados.

24 CD: centro de distribuição.

25 CPFR: collaborative planning and forecasting replenishment

26 Share of market ou market share significa a participação em determinado mercado..

Conceitos básicos em gestão de estoques

Neste capítulo serão apresentados alguns dos conceitos básicos a serem utilizados no restante do livro. Inicialmente são introduzidas as curvas de estoque, também conhecidas como curvas dente-de-serra, para então se introduzir a idéia de estoque médio, tempo de reposição e estoques de segurança. Depois são desenvolvidos os conceitos de dimensionamento de lotes (quanto produzir ou comprar?) e, para isso, os cálculos de custos associados. Por fim, são discutidos alguns parâmetros de classificação para efeito de planejamento dos estoques e o método para a sua utilização.

Curvas de estoque e estoque médio

Aquilo que chamamos de estoques, foco do nosso trabalho diário, não é, ao contrário do que possa parecer, uma quantidade de peças e produtos diligentemente colocados em uma prateleira. Sem movimento, sem fluxo, não teríamos um estoque, teríamos uma coleção. Desse modo, é necessário acompanhar toda a movimentação do estoque. Por exemplo, na figura 12 estão registradas as entradas e saídas de um material, a linha cheia representando as entradas, e a linha tracejada representando as saídas. Observe que as entradas ocorrem esporadicamente, enquanto as saídas ocorrem de modo contínuo.

Figura 12

ENTRADAS E SAÍDAS DE ESTOQUE

Dessa forma, a cada momento poderemos calcular o saldo do estoque segundo a fórmula:

Saldofinal = Saldoinicial + Entradas – Saídas

Por exemplo, a figura 13 mostra a evolução do saldo do estoque para o produto cuja movimentação representamos na figura 12.

Na figura 13, o saldo diminui continuamente em decorrência do fato de a demanda ser praticamente constante e, no momento em que ocorre a reposição, o saldo se eleva com a chegada de um novo lote de material.[27]

Figura 13

EVOLUÇÃO DO SALDO DE ESTOQUE

O exemplo seguinte (figura 14) mostra como ficaria o gráfico caso não ocorresse a reposição que seguiria sua trajetória descendente até zero, quando se diz que acontece a ruptura do estoque, isto é, a situação em que a demanda não pode ser atendida por falta de material.

Repare que a parte da linha de saldo que aparece com valor negativo representa o volume total da quantidade demandada e não atendida a partir da semana nove.

Figura 14

RUPTURA DE ESTOQUE

O conceito de estoque médio

Quando precisamos analisar o comportamento do estoque, usamos o estoque médio, que pode ser calculado como a média dos saldos de fechamento do dia, das semanas ou dos meses.

No exemplo para os dados de demanda e saldo apresentados no quadro 3, teremos:

Quadro 3

PLANILHA DE MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE

Semana

Demanda

Entradas

Saldo

1

1.000

–

3.000

2

1.000

–

2.000

3

1.000

–

1.000

4

1.000

—

—

5

1.000

4.000

3.000

6

1.000

—

2.000

7

1.000

—

1.000

8

1.000

—

—

9

1.000

4.000

3.000

10

1.000

—

2.000

11

1.000

—

1.000

12

1.000

—

—

Saldo médio do primeiro mês:

Alternativamente, em vez de partir do saldo do estoque obtido nos históricos de movimentação, vamos usar os parâmetros de demanda, estoque de segurança e lote de reposição que, uma vez adotados, irão definir o comportamento do saldo.

Em princípio, assumindo o estoque máximo igual ao lote de reposição (LE), e que no nosso modelo de gestão receberemos um novo lote exatamente no momento em que o estoque estiver chegando ao fim, então o estoque médio (EM) será a metade do lote de reposição (LE),

como também pode ser visto na figura 15.

Figura 15

TAMANHO DE LOTE E ESTOQUE MÉDIO

Porém, tanto a situação na qual a demanda é constante quanto aquela na qual existe a expectativa de só reabastecer o estoque no momento em que ele se aproxime de zero, são exceções. Regra geral, a demanda flutua aleatoriamente e, portanto, também será necessário manter algum estoque de segurança, para garantir o fornecimento mesmo em face das variações na demanda ou no prazo de entrega, como é o caso apresentado na figura 16, em que a curva não aparece tão “bem-comportada” devido às flutuações na demanda,[28] que não é mais uma linha reta e para a qual a curva de evolução do saldo assume o aspecto da figura 17.

Figura 16

DEMANDA COM FLUTUAÇÃO ALEATÓRIA

Figura 17

EVOLUÇÃO DO SALDO COM DEMANDA ALEATÓRIA

Repare que, neste caso, o estoque médio não é mais o tamanho do lote de compra (de 4.000) dividido por dois, o que daria EM = 2.000. Isso porque, sobre esse valor, teremos ainda de adicionar o estoque de segurança (ES) — que, para este exemplo, foi definido arbitrariamente como de 1.000 peças, — o que dá um estoque médio igual a:

Tempo de reposição (leadtime)

Do ponto de vista estritamente prático, o tempo de reposição é o tempo total transcorrido desde a identificação da necessidade de reposição do estoque até a colocação do material em disponibilidade para a área cliente. Essa definição requer um desdobramento entre duas situações, constituindo as diferentes etapas que compõem o tempo de reposição dos itens comprados e dos itens fabricados. Assim temos:

- itens comprados:

- processamento do pedido de compras;

- prazo de entrega do fornecedor;

- tempo de trânsito;

- desembaraço aduaneiro;

- recebimento e conferência;

- inspeção de qualidade e quarentena;

- itens fabricados:

- tempo de reposição do item — é o tempo de entrega do material, assumindo que todos os materiais e componentes estejam disponíveis. Esse prazo é usado para calcular a data de emissão das ordens de produção do item e considera o tempo total de produção de um lote inteiro do material;

- tempo total de reposição, ou tempo de reposição acumulado — é o tempo de reposição acumulado de todos os materiais e componentes de um produto, desde o nível mais baixo da estrutura;

- inspeção de qualidade e quarentena — como no caso dos itens comprados, é preciso aguardar a inspeção de qualidade e, no caso dos produtos farmacêuticos e cirúrgicos, é obrigatória a quarentena.

Estoque de segurança e cobertura

Em função do que foi visto, podemos concluir pela necessidade de manter um estoque de segurança que nos proteja das flutuações aleatórias da demanda e do tempo de reposição.

É comum definir o estoque de segurança em termos da cobertura (CO) que ele oferece, ou seja, em termos de quanto o estoque é maior que a demanda média. Assim:

Observe que esta é a cobertura do ES; a cobertura geral do estoque é usualmente calculada com base no estoque médio (ME).

Por exemplo, se tivermos demanda média semanal (D) de 1.000 unidades e estoque de segurança (ES) de 2.000 unidades, poderemos dizer que a cobertura (CO) será de:

É evidente que uma cobertura maior significa estoque maior e maior segurança. Mas qual é o nível de proteção esperado? E como se assegurar de que não há um oneroso excesso de segurança?

Como o estoque de segurança é integralmente adicionado ao estoque médio, ele é também integralmente adicionado ao custo de manutenção dos estoques, também chamado de custo de oportunidade, e, portanto, tem um peso desproporcionalmente maior que o restante do estoque, do ponto de vista financeiro. Por isso, é importante dimensionar corretamente o estoque de segurança.

Vejamos por exemplo o quadro 4, no qual dois produtos diferentes têm seus dados de estoque registrados.

Se calcularmos a demanda média dos dois produtos, iremos observar os valores muito próximos: 990 unidades por semana para o produto 1 e 981 unidades por semana para o produto 2.

O gestor poderia, intuitivamente, optar por um número de duas semanas de cobertura, como no exemplo inicial.

No entanto, ao analisarmos a figura 18, teremos uma percepção de que os dois produtos possuem comportamentos de demanda bem diferentes.

Quadro 4

MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE DE DOIS PRODUTOS

Produto 1

Produto 2

Semana

Demanda

Entradas

Saldo

Demanda

Entradas

Saldo

1

969

–

4.000

962

–

4.000

2

1.023

–

2.977

1.978

–

2.022

3

1.021

–

1.956

476

–

1.546

4

1.014

4.000

4.942

782

4.000

4.764

5

1.000

—

3.942

1.020

—

3.744

6

963

—

2.979

1.497

—

2.246

7

973

—

2.006

1.614

—

633

8

992

4.000

5.014

621

4.000

4.012

9

1.004

—

4.010

849

—

3.163

10

966

—

3.044

807

—

2.355

11

998

—

2.046

623

—

1.732

12

962

4.000

5.084

545

4.000

5.187

Figura 18

DEMANDA COM MÉDIA IGUAL E VARIAÇÃO DIFERENTE

A demanda do produto 1 (linha tracejada) é praticamente constante, ao passo que a demanda do produto 2 (linha cheia) flutua de modo acentuado, afastando-se muito do valor médio.

Ou seja, a diferença entre o comportamento da demanda dos dois produtos não está na média, que é muito próxima, mas em como as duas demandas flutuam em torno da média.

Para distribuições de probabilidade normal, o parâmetro que caracteriza a amplitude de variação em torno da média é o desvio-padrão (σ). Vejamos o desvio-padrão para a demanda dos dois produtos:

Como os produtos têm amplitudes de variação diferente, o efeito de proteção gerado pela mesma quantidade de estoque de segurança também será diferente.

Portanto, já que o fator que determina a eficiência do estoque de segurança é o desvio-padrão, e não a média da demanda, o melhor é calcular o estoque de segurança em função do desvio. E isso nos traz uma vantagem adicional. Existe uma relação matemática efetiva entre o número de desvios-padrão e o percentual de probabilidade de conseguirmos atender à

demanda, ou seja, existe uma relação exata entre o estoque

de segurança, calculado com base no desvio-padrão, e o nível de serviço ao cliente em percentual.

Essa relação é fixa para as demandas com distribuição normal (exclua daí as demandas influenciadas por tendências, sazonalidade e causas especiais) e pode ser obtida nas tabelas dos valores de área sob a curva normal ou usando-se a função DIST.NORM()[29] do MS-Excel.

Para fins práticos, os valores mais usados estão relacionados na tabela 1.

Tabela 1

FATORES PARA CÁLCULO DO ESTOQUE DE SEGURANÇA

Nível de serviço

desejado (%)

Número de desvios- padrão (k)

84,1

1

97,7

2

99,9

3

Assim, o cálculo do estoque de segurança é:[30]

Para o nosso exemplo, se o tempo de reposição (TR) for igual a 1 e quisermos um serviço de 99,9% (k=3), teremos:

- produto 1: unidades de estoque de segurança, o que dá um estoque médio de EM = 1000 + 69 =

1069 e nos permite concluir que, se usássemos o estoque de segurança de 2.000 unidades, estaríamos criando um excesso de 931 unidades.

- produto 2: unidades de estoque de segurança, o que dá um estoque médio de EM = 1000 + 1416 = 2416. Desse modo, o estoque de 2.000 peças teria de sofrer um investimento de mais 416 peças para elevar o nível de serviço até o valor prometido ao cliente.

Dimensionamento de lotes e lote econômico

Técnicas como o ponto de reposição são utilizadas pelos gestores de estoque para responder a duas questões básicas:

- o quê? — que SKUs precisam ser comprados ou produzidos?

- quando? — quando os pedidos precisam ser emitidos para que os produtos estejam disponíveis a tempo?

Porém, essas ferramentas não respondem a outra questão: quanto? Que quantidade é, ao mesmo tempo, não menos que a necessária e não mais do que a suficiente?

A resposta a essa questão tem, pelo menos, duas abordagens possíveis e, ao mesmo tempo, bem diferentes: lote econômico e just-in-time.

Lote econômico (LEC)

O lote econômico é a quantidade de compra ou fabricação capaz de equilibrar os custos de reposição e de manutenção de estoques, de modo que o custo total deles em um dado período seja mínimo.

Na prática, isso significa que, quando se processa uma compra ou se produz uma partida de um determinado material, há um custo fixo para o processo de reposição.

Como esses custos ocorrem independentemente do tamanho do lote, torna-se interessante produzir lotes grandes, para que a fração do custo que incide sobre cada peça produzida seja a menor possível.

No caso de compra, em lugar de produção, o raciocínio é o mesmo; apenas deve-se substituir os custos fixos de produção pelos de compra, como, por exemplo, o aluguel de contêineres, serviços de despachantes aduaneiros, pedágios, despesas da área de compras etc.

Esse custo é fixo para uma reposição. Por isso a maneira de reduzi-lo é fazer o menor número possível de reposições, o que se consegue fazendo a produção ou a compra em intervalos mais espaçados. A quantidade de intervalos é função da freqüência (F), calculada dividindo-se a demanda (D) pelo tamanho do lote (LE), ou seja:

O custo fixo (CF) então é calculado como o custo fixo de processamento de um único pedido (Cp) multiplicado pelo numero de pedidos que são processados (freqüência),

o que pode ser escrito também substituindo a freqüência (F) pela sua equivalente em função do tamanho do lote.

Por outro lado, quando se faz uma compra ou fabricação de um lote muito maior que a demanda, há custos financeiros decorrentes da imobilização do capital da empresa.

Esses custos são variáveis e são calculados a partir do nível dos estoques e do custo financeiro para a empresa, que é dado pela taxa de juros — i.

O volume dos estoques é calculado na forma de um saldo médio de estoque ou estoque médio (EM).

Por sua vez, o custo de manutenção dos estoques para a empresa é calculado aplicando-se a taxa de juros do custo financeiro (i) sobre o estoque médio (ME) valorizado ao custo unitário (Cunit) do item,

o que também pode ser reescrito em função do tamanho do lote (LE).

Assim, o custo total, que é o resultado da soma dos custos fixo e variável, assume o aspecto de uma curva (figura 19), cujo ponto de menor valor define o tamanho do lote ideal, ou “econômico”.

Figura 19

O PONTO DE CUSTO TOTAL MÍNIMO

O lote econômico está situado no ponto de custo total mínimo, que é o ponto em que o custo fixo fica igual ao custo variável, assim:

o que pode ser escrito como:

Como nesta equação o que nos interessa é o tamanho do lote (LE), vamos reescrevê-la isolando o tamanho do lote.

Então, para calcular o valor de LE, basta extrair a raiz quadrada da equação anterior.

Essa é a fórmula básica de cálculo do lote econômico, tanto para produtos comprados, quanto para produtos manufaturados. A principal diferença entre eles vai ser o cálculo do custo de processamento do pedido (Cp). Assim, para facilitar, segue-se uma lista resumida dos componentes desse custo em cada caso.

Cp para produtos comprados

- Custo da emissão do pedido de compra: normalmente é calculado dividindo-se a despesa total da área de compras (salário dos compradores, telefone, despesas com material de expediente) pelo número de pedidos que a área processa no mês.

- Custos fixos de transporte: dentro do custo total de transporte, sempre há uma parcela fixa (diárias, pedágio, taxa de coleta) e outra variável (frete-peso, impostos, seguro). No cálculo do Cp, entram só as parcelas fixas; as parcelas variáveis devem ser incorporadas ao custo unitário do material.

- Custo do recebimento da compra: salário de conferentes e do pessoal de armazém rateado pelo tempo gasto no recebimento, conferência e armazenagem; custo mensal de empilhadeiras; custo do processamento da nota fiscal de compras.

- Custo da inspeção de qualidade: custos de material e salários do pessoal envolvido no controle de qualidade, rateados pelo tempo dedicado à inspeção de cada pedido.

- Custo da internação: despacho aduaneiro, aluguel de contêineres, demurrage, emissão de certificado de origem, processamento de ordens de pagamento, custo das operações de câmbio.

Cp para produtos fabricados

- Custo de setup (preparação de máquina): esse é o principal custo associado à reposição de produtos manufaturados. Ele decorre do tempo que a máquina fica parada enquanto está sendo preparada para a produção de um novo lote. Durante esse tempo, há uma série de custos que continuam incorrendo e que terão de ser rateados no custo unitário da produção subseqüente.

Os problemas com o uso do LEC

Acima de tudo, a utilização do conceito do LEC assume que os custos (Cunit, Cp e i) são “dados”, ou seja, não estão sujeitos a questionamento, ao mesmo tempo que presume também que o uso do LEC em cada etapa do processo produtivo, isoladamente, é igualmente válido, o que não é verdade.

Em decorrência das dificuldades de uso do LEC, foi desenvolvida uma nova abordagem, conhecida pelo nome de just-in-time.

A abordagem just-in-time

A proposta principal do just-in-time é a de só comprar ou produzir a quantidade estritamente necessária para cobrir a demanda. Você, leitor, pode pensar: Ótimo, isso com certeza serve para reduzir o custo variável que depende da quantidade em estoque. Mas como fazer isso sem, ao mesmo tempo, elevar os custos fixos de reposição (Cp), como vimos no cálculo do LEC?

Essa foi a pergunta que Eiji Toyoda, o herdeiro da fábrica Toyota, se fez em 1950 após uma visita às instalações da Ford. Considerando os tempos e custos de preparação para a sofisticada seqüência de operações de corte e prensagem, Eiji Toyoda e seu engenheiro de produção, Taichii Ohno, concluíram que a Toyota não teria condições de operar se adotasse o conceito do lote econômico

Determinados a se manter no negócio de produção de automóveis, os engenheiros da Toyota se atreveram a levantar a seguinte questão: por que os custos fixos (Cp) são tão elevados? E encontraram a resposta nos longos períodos de preparação das prensas. Iniciaram um esforço para reduzir aqueles tempos, diminuindo-os de mais de oito horas para apenas três minutos!

Ao fazer isso, os lotes econômicos ficaram tão pequenos que se tornou possível produzir todas as peças todos os dias, na quantidade exata que era demandada.

Trocando em miúdos, pode-se então afirmar que no just-in-time não há um dimensionamento do lote de compra ou de produção, porque esses lotes têm de ter exatamente do mesmo tamanho da demanda. Mas para que isso seja economicamente viável, é preciso dimensionar os custos fixos de reposição (Cp), o que é feito principalmente pela redução dos tempos de preparação de máquina para as peças fabricadas, e pela formação de parcerias com os fornecedores, para os componentes comprados.

Classificação ABC

Como foi dito no capítulo 2, a classificação ABC tornou-se uma ferramenta útil e poderosa nas mãos dos administradores de estoques. Mas como ela é feita? E quais são as vantagens e desvantagens de usá-la hoje em dia, com todos os recursos de informática que estão disponíveis?

O princípio da classificação ABC é trivial. Não se trata de nada além de uma lista classificada em ordem de importância, dos SKUs mais significativos para os menos importantes, de modo que os mais significativos — que requerem maior atenção e nos quais estão as maiores oportunidades de redução dos custos e elevação do nível de serviço — recebem a classificação A, na qual, pela regra de Pareto, espera-se que um número reduzido de itens seja responsável por uma parcela maior das oportunidades de melhoria. Na classe B, temos um volume um pouco maior de itens, cujo peso no resultado final é intermediário. E na classe C fica a massa ou o maior volume dos SKUs do estoque e que, no entanto, não afeta de maneira expressiva o resultado final.

O problema que surge é qual critério adotar para distribuir os materiais entre as classes A, B e C.

O primeiro aspecto a considerar é a finalidade. Que ações serão empreendidas a partir da classe ABC do item? É possível usar uma classificação ABC para realizar várias tarefas, como organizar a distribuição dos produtos nas prateleiras de um armazém, definir a freqüência de contagem em um processo de inventário cíclico, ou buscar oportunidades significativas de redução de estoques no momento em que houver necessidade de liberação de recursos para a caixa da empresa.

Assim, necessidades diferentes vão exigir classificações baseadas em diferentes métodos de cálculo, como apresentado no quadro 5.

Quadro 5

APLICAÇÕES DA CURVA ABC

Objetivo

Tipo da classificação

Organização física do armazem

Baseada no volume de vendas / consumo

Frequência de contagem

Baseada no giro do estoque(itens de maior giro acumulam diferenças de inventário mais rapidamente

Transformação do estoque em dinheiro livre na caixa da empresa

Participação do item no saldo total do estoque em valor

Nesses casos, qual é o método para cálculo da classificação ABC? Veja, passo a passo, no exemplo a seguir.

1. Converta todos os dados para valor: a conversão é feita multiplicando-se o saldo ou venda em peças pelo custo unitário, ou preço de venda do material.

2. Totalize os valores de todos os itens.

No exemplo do quadro 6, os materiais de uma lanchonete aparecem com os valores já calculados e totalizados.

Quadro 6

PLANILHA DE SALDOS DE ESTOQUE

Código do item

Descrição

Saldo em quantidade

UM

Custo unit(R$)

Saldo em valor(R$)

1

Guardanapo

50

pct

0,70

35,00

2

Fita impressora

30

un

1,00

30,00

3

Embalagem

2000

un

0,06

120,00

4

Sabão

20

un

0,30

6,00

5

Papel higiênico

30

un

0,08

2,40

6

Xarope de refr.

30

I

5,00

150,00

7

Molho de tomate

15

kg

1,10

16,50

8

Esfregão

2

un

1,50

3,00

9

Hambúrguer cong.

1800

un

0,08

144,00

10

Batata

150

kg

0,80

120,00

11

Válvula post mix

2

un

3,60

7,20

3. Classifique os produtos do maior valor para o menor: hoje isso pode ser feito de maneira simples, usando-se o comando DADOS/CLASSIFICAR do MS-Excel®.

4. Calcule a participação percentual de cada SKU em relação ao valor total.

5. Calcule o percentual acumulado.

6. Estabeleça a classe de cada SKU, comparando o percentual acumulado com os percentuais de corte previamente estabelecidos.

O resultado final do processo de classificação ABC é apresentado no quadro 7.

Quadro 7

PLANILHA DE SALDOS DE ESTOQUE

Código do item

Descrição

Saldo em quantidade

UM

Custo unit. (R$)

Saldo em valor (R$)

% no total

% acum.

Classe ABC

6

Xarope de refrig.

30

I

5,00

150,00

19

19

A

9

Hambúrguer cong.

1800

um

0,08

144,00

18

37

A

3

Embalagem

2000

um

0,06

120,00

15

53

A

10

Batata

150

kg

0,80

120,00

15

68

A

12

Óleo de soja

100

I

0,60

60,00

8

76

B

14

Pão

1500

um

0,03

45,00

6

81

B

1

Guardanapo

50

pct

0,70

35,00

4

86

B

2

Fita de impressora

30

um

1,00

30,00

4

90

B

16

Papel de carta

10

pct

2,00

20,00

3

92

B

7

Molho de tomate

15

kg

1,10

16,50

2

94

B

15

Bobina de papel

5

cx

3,00

15,00

2

96

C

13

Copos

1000

um

0,01

10,00

1

98

C

11

Válvula post mix

2

um

3,60

7,20

1

99

C

4

Sabão

20

um

0,30

6,00

1

99

C

8

Esfregão

2

um

1,50

3,00

0

100

C

5

Papel higiênico

30

um

0,08

2,40

0

100

C

O sexto passo requer um comentário adicional: quando um item é classe A ou B? Existem percentuais exatos para o corte entre uma classe e outra?

A resposta é que não há um percentual exato para a divisão entre as classes. É comum encontrar referências a percentuais como 0-80% do percentual acumulado para a classe A, 80-95% do percentual acumulado para a classe B e de 95-100% do percentual acumulado para a classe C. Mas esses valores não são obrigatórios e devem sujeitar-se à análise crítica do gestor de estoques. Um modo de verificar o melhor percentual de corte é desenhando um gráfico, que permite uma indicação visual do momento em que a curva sofre uma mudança mais brusca na sua inclinação — para o nosso exemplo, como mostrado na figura 20.

Figura 20

Curva ABC de saldo de estoque para os dados do quadro 7

E uma dica importante: lembre-se de que a classificação ABC é sempre uma “fotografia” tirada em relação a um determinado momento ou período, de modo que um item que hoje aparece como classe A, pode em outro momento figurar como classe B, o que se verifica em especial para aqueles materiais que estão na fronteira entre uma classe e outra. Dessa forma, mesmo que o cálculo automatizado indique que um material está na classe A, B ou C, a definição final cabe ao gestor. Isso é importante porque, se você usar a classificação ABC como base para definir o procedimento de reposição do item (MRP ou ponto de reposição por exemplo), não vai fazer sentido ficar mudando a maneira de calcular a reposição ao sabor das mudanças no relatório da classificação ABC.

A classificação ABC é um indicador útil sobre a importância do material em termos de valor, mas não informa o que acontece à empresa quando ocorre uma falta desse material no estoque. Para isso, utiliza-se uma classificação em especial: a criticidade.

Criticidade

Criticidade é o termo utilizado para caracterizar o impacto operacional que a falta de um dado item de estoque pode acarretar. Itens críticos em falta podem paralisar a produção, atrasar as entregas e comprometer o faturamento e a qualidade do serviço ao cliente, e não é de admirar que uma classificação de materiais comece por agrupá-los em ordem de importância.

Entretanto, como distinguir o crítico do não-crítico? Se você, leitor, for pedir ao encarregado da manutenção uma lista de itens críticos, é possível que ouça algo como “tudo é crítico” (o encarregado da manutenção odeia ficar com as máquinas paradas por falta de um parafuso de R$ 0,50). No extremo oposto, ao fazer a mesma pergunta para o diretor financeiro, deverá ouvir que “nada é crítico” (o diretor financeiro parece ter uma obsessão por estoques mais baixos).

A definição de criticidade é de fato subjetiva[31] e, portanto, a área de estoques tem um papel importante na mediação dos interesses de forma que seja possível equilibrar uma redução do risco operacional com o montante investido na forma de estoques (a premissa é de que o preço para a redução do risco é o investimento nos estoques).

Justamente pela complexidade de estabelecer um valor de criticidade como resultado de cálculo é que se utiliza uma classificação qualitativa em vez de um valor quantitativo. Dessa forma, é possível classificar os itens entre crítico e não-crítico ou pode-se atribuir criticidade alta, média ou bixa. A regra aqui é manter a simplicidade.

Ao avaliar a criticidade de um item, considere os seguintes aspectos:

- impacto operacional — quanto tempo e em que condições é possível operar na falta do material;

- tempo de reposição — deve ser menor que o tempo que se consegue operar sem impacto operacional significativo.

Se for maior, a criticidade do item é alta;

- possibilidade de erro na previsão de demanda — se a previsão tem erro elevado, a chance de falta com impacto operacional aumenta, elevando a criticidade.

Neste capítulo, foram discutidos os conceitos essenciais em gestão de estoques e na definição de critérios para elaboração de políticas de estoques que serão aplicados nos processos de planejamento e controle, como será visto nos capítulos 5 e 6.

27 Freqüentemente, por razões didáticas, o gráfico de evolução do saldo mostra uma linha perpendicular no momento da entrada do material no estoque. Essa, no entanto, é uma representação simplificada. Como a entrada ocorre durante um dia ou semana e o gráfico mostra os saldos no fechamento, a linha que une o fechamento de uma semana com o fechamento da semana seguinte aparece sempre como uma rampa.

28 Na verdade, essa curva de demanda ainda é excepcionalmente "bem-comportada", porque se trata de uma distribuição normal, com média 1.000 unidades e desvio-padrão 350 unidades. Nela não há nenhuma tendência, sazonalidade ou causa especial de variação.

29 Use DISTNORM(k; demanda média; desvio-padrão; verdadeiro) para obter o nível de serviço em percentual para um fator de serviço k. Sugerimos usar o comando "atingir meta" para obter rapidamente o valor de k, para um nível de serviço desejado.

30 Como as flutuações em torno da demanda se acumulam durante o tempo de reposição, o desvio total é calculado pela raiz quadrada da soma das variâncias dos desvios da demanda para cada dia do TR. Daí a inserção da raiz quadrada do TR na fórmula do ES. Para uma dedução mais detalhada, ver Blackstone (1986:225).

31 Em teoria, é possível calcular o impacto operacional da falta de um item, o que pode ser feito com base na perda de receita potencial, mas na prática isso é bem pouco usual.

Métodos de planejamento de estoques

Neste capítulo abordaremos as técnicas mais comuns para a gestão dos estoques, no que concerne ao planejamento da compra ou da reposição dos itens controlados. Procuramos desdobrar o capítulo por tipos de estoques — produtos acabados na indústria, matérias-primas e componentes para fabricação, materiais de manutenção e de consumo geral e mercadorias nas empresas de varejo e atacado — visando facilitar ao leitor quando houver necessidade de pesquisa sobre um método específico de planejamento.

O caso especial de planejamento de estoques em redes de fabricação ou distribuição (DRP) está desenvolvido no tópico MRP.

Planejamento dos estoques de produtos acabados na indústria — MPS

Os produtos acabados têm seus estoques planejados por meio da técnica de programa mestre de produção (MPS).[32] Conforme definição da APICS,[33] o MPS “representa o que a empresa planeja produzir de cada produto, expresso em configurações específicas, quantidades e datas. O MPS deve levar em consideração a previsão de vendas, a carteira de pedidos de clientes, a disponibilidade de materiais e componentes, a disponibilidade de capacidade para realizar o programa de produção, as políticas gerenciais e os objetivos estabelecidos pela organização”.

O MPS é o input básico do MRP que irá calcular as necessidades de matérias-primas e componentes dos produtos e, portanto, só podemos considerar o MPS pronto depois dessa verificação de disponibilidade de insumos feita pelo MRP.

Uma estratégia muito utilizada é a de postergar a produção do produto acabado até o último momento possível, isto é, elaboramos MPS para os conjuntos que compõem um produto e somente fazemos o programa de produção do produto final (a montagem dos conjuntos) no momento posterior, ou quando já temos em mãos a encomenda do cliente. Esse tipo de MPS é chamado de FAS[34] — programa de montagem final, sendo utilizado para reduzir estoques de produtos acabados, entre outros benefícios.

A figura 21 apresenta um fluxograma de planejamento de estoques de uma empresa industrial e o posicionamento do MPS e do FAS nesse fluxo.

Figura 21

Fluxo de planejamento de uma empresa industrial

Fonte: adaptado de Wight (1974:72).

O modelo de planejamento pelo MPS

Veja no quadro 8 a representação de uma planilha de cálculo do programa mestre de produção (MPS).

A seguir, a explicação detalhada do modelo.

- Períodos de planejamento: a técnica permite enxergar as quantidades em períodos de tempos futuros. No exemplo, temos oito períodos. O período total de tempo que queremos “enxergar” é chamado de horizonte de planejamento.

- Previsão de venda: calculadas pelos métodos já informados no capítulo 3. Observe que nos períodos 1, 2, 3 e 4 não há previsões de venda.

- Fronteira de tempo: o MPS permite delimitar limites para aceitação automática de pedidos de clientes e, no exemplo, essa fronteira está ao final do período 4. Isso significa que até o período 4 não se admitirão automaticamente pedidos de cliente, sendo a promessa de entrega feita somente de maneira manual.

- Pedidos de clientes: nesta linha, estão as quantidades de pedidos de cliente já devidamente alocados, isto é, já considerados de entrega prometida firme.

- Programa mestre de produção (MPS): nesta linha, a quantidade é calculada pelo sistema. Observe que no cabeçalho da planilha está informado que o LE é igual a 20. Em virtude disso é que os programas mostrados nesta linha são de 20 unidades, que é o lote mínimo de produção para este exemplo.

- Estoque projetado: aqui se mostra o estoque projetado para cada período. Veja que o estoque inicial mencionado no cabeçalho é 0 (zero). Ao final do primeiro período, continua zerado. No final do segundo período também, porém neste período haverá um programa de produção de 20 unidades, que são para atender a um pedido de cliente para o mesmo período, de também 20 unidades. No quarto período, note que o estoque projetado fica fora do plano, pois deveria ser zero (por causa do ES = zero); entretanto, sobrarão seis, pois temos 14 em pedidos de clientes e o LE é de 20. No sexto período, vemos que o estoque projetado é 10, pois existe uma previsão de vender quatro e já temos seis vendidas. Entretanto, a disponibilidade para promessa de entrega é de 14. Isso decorre do fato de que a aritmética da promessa de entrega não considera previsão de venda, só pedidos firmes de clientes. No período 8, o estoque projetado é 20 e a disponibilidade para promessa de entrega é 20, pois não há pedidos de clientes e, como foi dito, não são descontadas da disponibilidade para promessa as previsões de venda.

- Disponibilidade para promessa (ATP):[35] esta linha mostra a parcela da produção planejada que ainda não foi comprometida com pedidos de venda já colocados pelos clientes, estando ainda disponível para venda.

- Mensagens de exceção: nesta linha, apareceriam mensagens de exceção, como liberar, antecipar, postergar, abaixo do estoque de segurança, falta, promessa de entrega além da possível, atraso na abertura de ordem de produção, cancelar a ordem de produção, e outras possibilidades de alerta ao planejador.

Planejamento de estoques em uma rede de distribuição — DRP[36]

Caso particular da gestão de estoques de produtos acabados é quando temos uma ou mais fábricas abastecendo um ou mais centros de distribuição. Essas fábricas e CDs podem atender os clientes de suas áreas de influência e suprir outros pontos de venda.

Para exemplificar, vejamos a figura 22, que mostra uma rede de distribuição composta de quatro lojas, dois centros de distribuição e uma fábrica. Nela somente indicamos os fornecedores, que estão abaixo da fábrica. Note que estamos tratando do planejamento de um único item, no caso o item P, que é vendido pelas quatro lojas.

Figura 22

Uma rede de distribuição de produtos

Note o leitor que, apesar de estarmos tratando de um único item, o P, este possui parâmetros de planejamento individuais e diferentes em cada local de suprimento ou venda.

Também deve ser destacado que duas lojas são abastecidas por um CD, e outras duas lojas por outro CD. Esse conjunto de locais de suprimento e de demanda é a estrutura da rede e tem de estar cadastrada no sistema, para o planejamento ser feito corretamente em cada local.

Para exemplificar o planejamento do item P em cada local de venda ou suprimento, vejamos a planilha no quadro 9, que mostra o planejamento de P na loja RS. O leitor poderá inferir os planos para os demais locais, examinando a lógica feita para essa loja.

Os períodos 1 a 4 representam o TR total desde a fábrica (tempo de fabricação em Campinas = 1; tempo de transporte de Campinas até o CD = 1; tempo de transporte do CD até a filial Rio = 2) e, portanto, todos os embarques nesses quatro períodos já devem estar planejados para que não haja risco de a filial ficar desabastecida. Os embarques planejados de 300 unidades nos períodos 1 e 4 representam o que o CD de São Paulo enviará para a loja RS.

Planejamento de matérias-primas e componentes para produção — MRP

Uma ferramenta como o ponto de reposição apóia-se no pressuposto de que a demanda é imprevisível (na verdade, previsível apenas do ponto de vista estatístico, como vimos no capítulo 3) e, para atendê-la, é preciso contar com um nível mínimo de estoque que é reposto automaticamente. Mas para os itens de demanda dependente (“itens filhos”), é comum ocorrer a situação em que a necessidade surge em um momento específico (durante a fabricação do “item pai”), permanecendo sem consumo até a produção da próxima ordem. Isso geraria um excesso de estoque, caso trabalhássemos com o ponto de reposição. Para evitar esse tipo de situação, no caso dos SKUs de demanda dependente, utiliza-se outra ferramenta: o MRP.

O método MRP (planejamento de necessidades de material)

é caracterizado por:

- utilização de uma estrutura de produto (BOM) para “explodir” as necessidades brutas (Nb) de matérias-primas e componentes previamente calculadas pelo programa mestre de produção (MPS);

- cálculo das necessidades líquidas (NL), que são as necessidades brutas menos o estoque inicial (NL = Nb — Ei), e sua comparação com os recebimentos planejados e ordens firmes, de maneira a gerar mensagens de exceção de ajuda ao planejador;

- cálculo de ordens planejadas para cobrir as necessidades (NL) que não estão atendidas, com data de emissão igual à data prevista de consumo (para a produção do “item pai”), menos o tempo de reposição.

Vejamos um exemplo prático: precisamos considerar o MPS de dois produtos acabados, que estamos chamando de MX e MY. Veja no quadro 10 que temos programas de produção para diversas datas, tanto do MX quanto do MY. Repare que se trata do plano de produção, e não da previsão de vendas desses produtos. Ou seja, a previsão de vendas foi utilizada antes do cálculo do MRP, para o cálculo do MPS. Isso porque o consumo do “item filho” ocorre somente no momento da produção do “item pai”, e não da sua venda, já que a venda pode ser suprida por um estoque de “produto pai”, resultado de uma produção anterior ao início da data de cálculo do plano.

Em seguida, temos de utilizar as estruturas dos produtos MX e MY que são relacionadas no quadro 11.

O leitor poderá perceber que o produto MX é feito de duas unidades do componente MP e o produto MY é feito de somente uma unidade de MP. É o caso em que um item é “filho” de dois “pais” e, quando for feito o cálculo das necessidades do “item filho”, os planos de produção dos dois “itens pais” têm de ser consolidados, como aparece a seguir para MP em 12-3, quando serão consumidas 100 unidades para a produção de MX, e 200 unidades para a produção de MY, totalizando 300 unidades. O cálculo é detalhado mais adiante.

Vejamos então o MRP para o componente MP. Perceba que estamos mostrando esse plano partindo de uma situação desbalanceada de estoques e ordens colocadas. Isso é para que o leitor perceba a função do MRP de ajudar o planejador por meio de mensagens de exceção, como no quadro 12.

Vejamos a explicação da planilha do MRP.

- Na coluna data, vemos que o estoque atual é de 100 unidades.

- No dia 07-03, temos 100 unidades na coluna demanda vinda do programa de produção de MX. Olhando a planilha de MPS, o leitor verá que existe um programa para fabricar 50 unidades de MX para entregar no dia 10. Então, pode-se questionar: se preciso entregar o produto MX no dia 10-03, por que a demanda de seu componente está mostrada pelo MRP para o dia 07-03?

- É simples: veja no cabeçalho da planilha do MPS que o item MX tem um TR de três dias. Se precisamos entregá-lo pronto no dia 10 e a fabricação desse produto leva três dias, os componentes devem estar disponíveis no dia 7.

- Mas por que a quantidade de MP para fabricar 50 MX é de 100 unidades? Veja, no quadro 11 das estruturas, que são utilizadas duas unidades de MP para cada produto MX.

- Vemos na data 08-03 uma demanda de 200 unidades de MP que está identificada como advinda de MY. Na planilha de MPS (quadro 10), observa-se que no dia 10-03 existe um programa para entregar 200 MY e, na estrutura de produto de MY, observamos que se gasta uma unidade de MP para fabricar um MY. Vemos ainda que o TR de MY é de dois dias; portanto, a demanda de MP está corretamente marcada para acontecer no dia 08-03.

- Nas demais datas, os cálculos seguiriam essa mesma lógica.

- Vejamos agora a coluna de ordens. No dia 09-03, temos uma ordem na situação de liberada, com uma quantidade de 600 unidades. Podemos entender a quantidade de 600 como correspondente à aquisição de dois lotes do fornecedor. Veja o cabeçalho do item MP no qual consta que o lote é de 300.

- Olhando a coluna de mensagens, vemos que, ao lado dessa ordem de 600, existe uma mensagem de antecipar 300 para 07-03.

- É lógico que no dia 07-03 o estoque estará com zero unidade de MP e, conforme o cabeçalho do item, o estoque de segurança é de 100 unidades. Nesse caso, seria preciso antecipar um lote de 300 para esse dia 7.

- Vemos que o MRP também está pedindo para antecipar outras 300 unidades para o dia 08-03, pois o estoque nesse dia está projetado como negativo. Antecipando as 300 unidades, ele ficará corretamente no estoque de segurança.

- Pode-se verificar ainda que existem ordens a serem recebidas dos fornecedores nos dias 21 e 28, que o MRP está colocando mensagens para que sejam liberadas em 16 e 23. Como o cabeçalho do MP mostra que o TR desse item é de cinco dias, estão explicadas as mensagens do MRP.

O leitor poderá perceber que o modelo de gestão MRP possui bastante inteligência para permitir que seus dados de saída sejam enviados diretamente aos fornecedores de componentes que tenham contratos em aberto com a empresa fabricante. O cuidado que devemos ter é de manter as informações do sistema com alto nível de acuracidade.

O abastecimento de peças de reposição, manutenção e material de apoio administrativo

As peças de reposição, também chamadas de sobressalentes, os materiais de uso geral na manutenção e os materiais de apoio administrativo são planejados, em sua grande maioria, por métodos genericamente chamados de ponto de reposição, que passaremos a discutir, demonstrando suas fórmulas e aplicabilidades.

Método dos máximos e mínimos

Este método tem sua melhor aplicabilidade nos itens de demanda muito irregular, especialmente nos casos em que essa deman-

da ocorre em pequenas quantidades. Esses dois fatores tornam a utilização de cálculos de demanda média de pouquíssima representatividade estatística.

A característica desse método é que o ponto de reposição é uma quantidade arbitrária fixada como estoque mínimo e deve ser calculada já prevendo que o estoque mínimo deverá ser suficiente para cobrir as demandas até o material ser entregue pelo fornecedor. É também estabelecido de forma arbitrária um estoque máximo admitido para aquele item.

O momento do estoque que indica a hora de providenciar reposição é estabelecido quando o estoque atual acrescido das ordens já colocadas no fornecedor é inferior ao estoque mínimo. Teremos então a seguinte expressão para verificar se o item deve ser suprido: se

então providencie a reposição. Na expressão apresentada, S é o saldo em estoque no momento do cálculo; OC são as ordens já colocadas no fornecedor; Emin é o estoque mínimo, considerado no método como ponto de reposição.

A quantidade do lote de encomenda será calculada diminuindo-se do estoque máximo o estoque atual e as ordens já colocadas. Se o resultado for positivo, essa quantidade deve ser objeto de um pedido ao fornecedor. Então, a fórmula de cálculo do lote de encomenda a repor, no método “min × max”, será:

em que LE é o lote de encomenda; Emax é o estoque considerado alvo quando estiver no momento de repor; S é o saldo em estoque no momento do cálculo; OC são as ordens já colocadas no fornecedor.

Vejamos a representação gráfica desse método de reposição na figura 23.

Figura 23

Evolução do saldo com o sistema de máximos e mínimos

O lote de encomenda deverá ser ajustado sempre para as limitações de quantidade de aquisição que temos para o item considerado.

- Lote mínimo — quantidade mínima que o fornecedor concorda que se compre do item em análise.

- Lote múltiplo — múltiplos de quantidade que pode ser acrescida ao lote mínimo, a qual, normalmente, corresponde à embalagem em que o produto é fornecido.

- Lote máximo — em alguns casos, existe a limitação de transporte da quantidade, que não deve ser superior a um volume que caiba em um veículo, ou, ainda, em casos de produção em bateladas, para efeitos de rastreabilidade, a quantidade máxima não pode ultrapassar o volume de uma batelada de produção.

- Lote discreto — nesse caso, não existe limitação de lote de encomenda, sendo a quantidade de encomenda aceita sem restrições pelo fornecedor ou pela produção.

Método do ponto de reposição variável, baseado na demanda média

Este método tem aplicabilidade em itens cuja demanda passada apresenta boa regularidade e cuja perspectiva futura de demanda se possa obter por meio de métodos estatísticos simples, como médias estatísticas de períodos anteriores.

A fórmula que determina o ponto de reposição neste método é:

em que PR é o ponto de reposição, isto é, a quantidade em que devemos providenciar a reposição do estoque; D é a demanda média, isto é, a quantidade de demanda havida em períodos anteriores considerados para cálculo da média, normalmente expressa em quantidade diária; TR é o tempo de reposição, que engloba os tempos de emissão da ordem (negociação), fabricação pelo fornecedor e transporte; ES é a quantidade considerada estoque de segurança para o item em análise.

Após a definição do ponto de reposição, é necessário calcular a quantidade a ser reposta. Nesse momento, necessitamos de mais um parâmetro de cálculo de lotes, que pode ser o de lote econômico ou a cobertura desejada, dois conceitos discutidos no capítulo anterior.

Tendo já estabelecido o ES, o PR e o LE, é necessário agora verificar se está no momento de fazer uma reposição. Para tal, necessitamos de duas informações: o saldo em estoque no momento em que o cálculo está sendo realizado pelo sistema e a quantidade referente às ordens já colocadas no fornecedor do item em análise. Então, temos de verificar o resultado da seguinte expressão: se

então está na hora de repor uma quantidade igual a LE. Na expressão, S é o saldo em estoque no momento do cálculo; OC são as ordens já colocadas no fornecedor; PR é o ponto de reposição; LE é o lote de encomenda. Ver figura 24.

Figura 24

Evolução do saldo pelo sistema de ponto de reposição (PR)

É importante ressalvar que o lote de encomenda deverá ser ajustado sempre para as limitações de quantidade de aquisição ou fabricação que temos para o item, conforme explicado ao final do método anterior (máx x mín).

Método das revisões periódicas

Este método tem aplicabilidade em itens de baixa criticidade, pois a sua característica fundamental é o estabelecimento de intervalos de tempo entre as reposições, o que pode ocasionar rupturas de estoque entre duas datas de reposição.[37] Neste método, como o ponto de reposição é sempre um momento fixo no tempo, não há cálculo de ponto de reposição. O que se calcula no momento da reposição é um estoque-alvo.

A fórmula que determina o estoque-alvo neste método é:

em que:

EA = quantidade que indica o estoque que devemos ter como alvo após providenciar a colocação de uma encomenda;

ES = quantidade considerada estoque de segurança para o item em análise;

DM = demanda média, isto é, a quantidade de demanda havida em períodos anteriores considerados para cálculo da média;

TR = tempo de reposição que engloba os tempos de emissão da ordem (negociação), fabricação pelo fornecedor e transporte;

IR = intervalo de tempo que decorre entre cada cálculo de reposição.

Após a definição do estoque-alvo, é necessário calcular a quantidade a ser reposta. Essa quantidade é calculada pela seguinte fórmula:

em que:

LE = lote de encomenda;

EA = estoque-alvo;

S = saldo em estoque no momento do cálculo;

OC = ordens já colocadas no fornecedor.

O lote de encomenda deverá ser ajustado sempre para as limitações de quantidade de aquisição que temos para o item considerado, conforme demonstrado ao final do primeiro método explicado neste tópico (máx × mín).

Método do ponto de reposição baseado nas demandas futuras — TPOP

O método TPOP é aplicável quando temos de planejar estoques de itens de demanda independente, sejam itens com promoções futuras, itens com vendas internas e exportações programadas, os utilizados em manutenções preventivas, e mesmo itens cuja demanda é estatisticamente bem previsível ou de sazonalidade conhecida.

O TPOP trabalha com a projeção de demanda futura e utiliza a lógica do MRP para os itens de demanda independente, processando as projeções de demanda como as necessidades brutas advindas do cálculo baseado em estrutura de produtos. O método é mostrado no quadro 13.

Método de reposição baseado em kanban

Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão ou qualquer forma de indicar um momento de atenção para reposição de estoque. Apesar de ser um método mais utilizado para ordenar a produção nas fábricas, o kanban pode ser utilizado também para ordenar as encomendas nos fornecedores externos.

As vantagens do sistema kanban são:

- sistema em tempo real de ordenamento de compras e produção;

- transferência para o chão-de-fábrica ou para o almoxarifado da responsabilidade pela emissão de ordens de compra ou produção;

- redução da burocracia de emissão de ordens computadorizadas.

As desvantagens ou empecilhos ao uso do kanban são:

- se os itens ordenados por kanban tiverem uma demanda muito instável, terá de haver capacidade excedente tanto nos fornecedores quanto na fábrica;

- no caso de empresa com muitas mudanças de engenharia, fica difícil manter os controles kanban atualizados e haverá sobras excessivas em estoque, pois o kanban não processa datas de validade como o MRP;

- se a capacidade da fábrica não for confiável, isto é, se os equipamentos sofrerem muitas paradas de manutenção, haverá rupturas de estoque com freqüência;

- como se trata de um método que depende exclusivamente do desempenho individual, é necessária muita disciplina do pessoal.

Para calcular o número de cartões kanban de um item, é necessário usar a fórmula:

em que:

K = número total de cartões kanban;

D = demanda do centro consumidor por unidade de tempo;

Te = tempo de espera do lote no centro produtor;

Tp = tempo de processamento do lote no centro produtor;

C = tamanho do lote ou capacidade do contêiner (peças por kanban);

F = fator de segurança.

Planejamento das mercadorias de revenda no atacado e varejo: mercadorias de venda regular, de venda sazonal, de moda e de eventos

Para efetuar estudos sobre estoques é necessário classificar as mercadorias por perfil de demanda, como descrito por Levy (2000:312), conforme apresentado na figura 25.

Comentando os perfis de demanda exemplificados na figura 25, temos:

- novidade — é a mercadoria que aparece no mercado, atinge bons picos de venda, porém tem um ciclo de vida muito pequeno;

- moda — é a mercadoria que normalmente se vende durante várias estações, porém pode variar muito de uma estação para outra, em face das mudanças de design;

❑ básica — demanda contínua durante muito tempo;

❑ sazonal — são mercadorias que têm demanda afetada pelas estações do ano;

❑ mercadorias que possuem demanda específica são as vendidas somente em datas definidas e chamadas de mercadorias de evento, como Carnaval, Páscoa, Copa do Mundo etc., e se não são vendidas naquelas datas, sofrem grandes encalhes.

Figura 25

Perfis de demanda de mercadorias

Novidade

Moda

Básica

Sazonal

Vendas durante

muitas estações

Não

Sim

Sim

Sim

Vendas de um

estilo específico

durante muitas

estações

Não

Não

Sim

Sim

Vendas variam

muito entre estações

Não

Sim

Não

Sim

Comportamento

das vendas em

relação ao tempo

Comportamento

das vendas em

relação ao tempo

A classificação por perfil de demanda permite identificar fórmulas de projeção de demanda, o uso de técnicas diferenciadas para planejamento de estoques e a colocação de datas de validade nos sistemas, a partir das quais as compras devem ser iniciadas e terminadas.

Outro aspecto de extrema importância para o gestor de estoques no varejo e atacado é o conhecimento de quantos SKUs ele deve manter em estoque para atender as faixas de preço das mercadorias que serão colocadas no sortimento de cada loja, de acordo com as faixas de renda dos clientes.

Estabelecer a quantidade que devemos manter de cada item em uma loja consiste em obter os benefícios de uma alta rotação, minimizando os riscos das faltas de estoque. Para tal, uma técnica fundamental é a de desenvolver orçamentos de compras, o que será discutido no capítulo 7.

Neste capítulo apresentamos o ferramental básico do gestor, do ponto de vista da reposição e planejamento dos estoques, em especial destacando-se os sistemas de reposição baseados no saldo e baseados no cálculo das necessidades futuras (MRP, DRP e MPS). No capítulo 6, vamos discutir os mecanismos de controle da movimentação diária e de aferição dos saldos

de inventário, que são necessários para gerar os dados utilizados nos processos de planejamento aqui apresentados.

32 MPS é a sigla em inglês correspondente a master production schedule, ou programa mestre de produção.

33 APICS: American Production and Inventory Control Society, agora com o novo nome de The Association for Operations Management, fundada em 1957. Ver <www. apics.org>.

34 FAS é a sigla correspondente a final assembly scheduling, em inglês.

35 ATP: sigla correspondente a available to promise, em inglês. É um algoritmo dos sistemas de MPS que permite às reservas dos pedidos de cliente serem feitas de maneira que, se entrar um próximo pedido e não houver disponibilidade, esse próximo pedido será marcado como impossível de ser atendido, obrigando os responsáveis pela entrada de pedidos a negociarem uma solução, ou com o cliente, ou com a área de produção.

36 DRP: sigla que representa distribution requirements planning, em inglês. É um método de planejamento de estoques que possibilita a visualização dos estoques, previsões de demanda, ordens de reposição e estoques em trânsito dentro de uma rede de distribuição.

37 Muitas vezes, no caso de empresas de varejo, a reposição só é feita quando da visita do vendedor do fornecedor, o que faz os itens desse fornecedor serem de reposição periódica. O leitor pode perceber que, nesse caso, há grande possibilidade de faltar estoque de tais itens, com grandes prejuízos para o varejista e para o próprio fornecedor.

Controle e acuracidade dos estoques

Neste capítulo, examinamos os métodos usados para assegurar que os resultados estabelecidos pelo planejamento sejam atingidos. Para isso, iniciamos com o conceito de acuracidade dos estoques, depois analisamos os fluxos de mate-

riais e os controles associados, discutimos algumas técnicas importantes, como o método Fifo, e concluímos com a discussão das técnicas de contagem dos estoques para efeito de inventário.

Os controles desempenham o papel de acompanhar a operação do estoque para que o gestor avalie o desempenho da operação em relação àquele que foi planejado, identificando situações que representem risco ao cumprimento das metas, em especial as seguintes:

- ruptura de estoque;

- diferenças de inventário;

- extravio, furto ou dano de materiais.

Esses problemas são redutíveis a erros operacionais que geram uma informação errada sobre o saldo disponível nos estoques, ou seja, afetam diretamente a acuracidade,[38] um conceito que apresentaremos agora.

Acuracidade dos estoques: medição da confiabilidade da informação de saldo

Acuracidade é um sinônimo para qualidade e confiabilidade da informação. Quando a informação do estoque no sistema não confere com o saldo real disponível, dizemos que esse estoque não é confiável ou não tem acuracidade. Como vimos, a falta de confiabilidade nas informações afeta todos os setores da empresa, desde o nível gerencial até o operacional. E o que é preciso fazer para manter a acuracidade dos estoques?

O cálculo da acuracidade pode ser feito segundo a fórmula a seguir:

Depois se calculam as divergências, comparando as informações contidas no sistema com as quantidades físicas disponíveis:

O quadro 14 apresenta uma exemplificação.

Quadro 14

Resultado da contagem de estoques

Item

UM

Custo unit. (R$)

Qte. contada

Qte. sistema

Saldo (R$)

Diferença

Valor dif. (R$)

Lápis preto n. 2

unid

1,00

120

125

125,00

5

5,00

Papel A4

pct

1,00

20

18

18,00

– 2

– 2,00

Caneta azul

unid

1,00

320

320

320,00

0

0,00

Total

463,00

3

3,00

Para a contagem apresentada no quadro 11, temos apenas um SKU correto entre três SKUs contados, o que daria uma acuracidade de 33%.

É importante perceber a distinção entre acuracidade e

divergência. A acuracidade é um critério mais rigoroso que a divergência, basicamente porque, no cálculo da divergência, uma diferença para mais compensa uma diferença para menos. Assim, no nosso exemplo, apesar de uma acuracidade de apenas 33%, a divergência é de:

Ou seja, do ponto de vista da divergência, o registro de saldo tem um índice de acerto de 100% - 0,6% = 99,4%.

O cálculo da divergência, dessa forma, atende aos requisitos da contabilidade, pois o erro entre o valor do estoque físico e do estoque registrado nos livros fiscais seria de apenas R$ 3, em um valor total de R$ 463.

A medição da acuracidade que interessa ao processo de planejamento dos estoques e atendimento aos clientes internos e externos é aquela baseada nas quantidades físicas dos materiais existentes nos depósitos, e comparada com as registradas no sistema de controle de saldos.

Não interessa se existem diferenças positivas compensando divergências negativas. Cada item com erro é um item candidato a ser planejado erradamente, não importando se está faltando ou sobrando.

O item que está sobrando fisicamente pode, pelo sistema de planejamento, gerar novas ordens de compra ou produção, o que redundará em excessos de estoque.

Da mesma forma, um item que está faltando fisicamente, poderá deixar de gerar ordens e causar rupturas de estoque, com sérios prejuízos à produção ou vendas.

Medição de desempenho dos processos de entrada

e saída

Os erros operacionais têm origem na movimentação de entradas e saídas e na movimentação interna (manuseio e armazenagem). A figura 26 mostra os processos de movimentação que podem gerar diferenças de inventário.

Figura 26

Processos de estoque

Para controlar os processos de entrada e saída, é preciso assegurar que o percentual de erro nas respectivas operações seja o menor possível, uma vez que todo erro no processamento das entradas e saídas vai gerar uma diferença de inventário no estoque.

Então, a primeira coisa é se certificar de que absolutamente todo[39] movimento de estoque tenha um documento de autorização que sirva de base para registro. Nos processos representados na figura 26, teremos os documentos mostrados no quadro 15.

Quadro 15

Processos de estoque e os documentos relacionados

Movimento

Documento

Recebimento de compras

Pedido de compras

Recebimento de produção

Ordem de fabricação

Recebimento de devolução

Nota fiscal ou romaneio

Saída de vendas

Pedido de venda/nota fiscal/TEF

Saída de reposição

Nota fiscal da devolução

Saída de requisição

Requisição de material (documento interno)

Saída para produção

Requisição de peças da ordem de fabricação

Saída para inspeção de qualidade

Requisição de material (documento interno)

O segundo passo é assegurar-se de que a movimentação física corresponde exatamente à quantidade registrada no documento e, por último, que essa quantidade seja corretamente registrada no cadastro de materiais.

Resumindo:

- certifique-se de que toda movimentação tem um documento que a autorize;

- certifique-se de que as quantidades e códigos do documento conferem com a movimentação física;

- certifique-se de que o movimento foi corretamente registrado do sistema de controle de estoque.

Em especial, o segundo passo pode requerer um esforço considerável no processo de conferência na entrada do material, no qual a pressão da demanda exige uma liberação rápida. Há várias técnicas que podem contribuir para melhorar essa situação. Pode-se utilizar a leitura de códigos de barra, a conferência com base na pesagem ou, se após uma série de recebimentos com conferência 100% (contagem completa do carregamento) o fornecedor se mostrar confiável, pode-se adotar a técnica de conferir carregamentos alternados. Na medida em que o fornecedor se mostre mais confiável, pode-se aumentar o espaçamento entre as conferências.

Por outro lado, quando falamos de saída para vendas, há que se levar em consideração o impacto sobre o cliente ao receber um pedido com material faltando. Nesse caso, a solução simples é assegurar que o responsável pela separação e acondicionamento do material para o pedido do cliente possa ser rastreado e responsabilizado.

Por fim, em relação aos processos externos, é muito importante dedicar atenção aos movimentos de estorno ou reversão dos estoques. Trata-se de ações de devolução de material recusado pelo cliente, seja por que motivo for; retorno de material aos fornecedores; cancelamento de notas de entrada ou saída de material. O exemplo a seguir ilustra um desses casos.

Caso 7: a geração de erros no estoque de uma confecção

Uma confecção recebia peças defeituosas devolvidas por seus pontos-de-venda, dando entrada no estoque com os códigos de material bom, como havia sido enviado. Logo em seguida, substituía as etiquetas de código de barras por etiquetas de produto com defeito e as expedia para as lojas que vendiam pontas de estoque. Como a transformação de material bom em produto com defeito não era processada no sistema de controle de estoques, havia uma geração contínua de diferenças de inventário, com o sistema indicando que havia saldo de produtos bons, que fisicamente estavam zerados, enquanto os produtos com defeito, ao saírem do estoque sem antes terem dado entrada, ficavam com saldos negativos no sistema de controle de estoque.

O controle da movimentação interna

O controle eficiente dos fluxos de entrada e saída é capaz de reduzir imediatamente o surgimento e acúmulo de grandes diferenças de inventário, pois é nessas operações que se concentra o maior volume de movimentação dos materiais. Porém, há outras situações que podem igualmente ocasionar erros e diferenças de inventário, só que então decorrem dos processos internos do estoque, ou da própria armazenagem por longos períodos.

Essas diferenças têm origem nas seguintes circunstâncias:

- armazenagem no endereço de estoque errado;

- perda por degradação do material;

- perda por obsolescência do material;

- dano durante o manuseio e movimentação do material;

- furto do material.

Para solucioná-las, é possível atuar preventivamente, com controles de endereçamento e controles de lotes e prazo de validade, ao mesmo tempo que se atua corretivamente, detectando as diferenças por meio de inventários de estoque, para então identificar e eliminar as causas.

Assim, no cadastro de saldo de estoque e no cadastro de movimentação do material, é possível incluir o número do lote de produção, a data de validade e o endereço de estoque, e adotar os seguintes procedimentos:

- movimentação do material pelo método Fifo;

- emissão de relatório de lotes com prazo de validade próximo do vencimento;

- identificação dos endereços permitidos e disponíveis para o produto.

O método Fifo

Fifo significa primeiro a entrar, primeiro a sair (first in first out), ou seja, lotes que chegam ao estoque têm de ser enviados aos clientes primeiro. O que parece ser uma medida muito simples e óbvia esbarra em dois problemas.

O primeiro é saber a que lote pertence o material, o que pode ser feito com uma identificação no próprio material (como uma etiqueta), ou por meio do controle de saldo por endereços, de forma que cada lote seja armazenado em um endereço de estoque à parte.

O segundo é ter acesso físico ao material que chega primeiro. Justamente por chegar antes, é natural que os primeiros lotes estejam armazenados na parte de trás do armazém ou da prateleira, onde, para se ter acesso, seria preciso movimentar o material que chegou depois. A colocação dos lotes em endereços separados pode resolver isso. Como alternativa, também é possível organizar fisicamente o estoque de modo que a entrada seja processada por um lado e a saída pelo outro.

Atuação corretiva: contagens de estoque

Todos os controles discutidos até agora têm o objetivo de prevenir a geração de diferenças de inventário, até certo ponto. Quando há uma movimentação de grandes volumes de estoque, em ritmo constante, com equipes numerosas e várias atividades manuais, o custo de eliminar completamente as diferenças de inventário usualmente é proibitivo. Nesses casos, torna-se mais interessante efetuar contagens de estoque, ou inventários, como são mais conhecidos.

O princípio básico é efetuar uma contagem do material em estoque e depois, comparando com os dados do cadastro de saldo, verificar se há diferenças, qual a quantidade e valor envolvidos, e então efetuar o acerto.

Existem diversos tipos de procedimentos para inventários. Cada empresa vai escolher o tipo que mais se coaduna ao seu ambiente. Mas algumas regras são universais e devem ser levadas em consideração.

- Contagem “cega”: a pessoa que faz a contagem não deve nunca saber de antemão qual é a quantidade que figura no sistema de controle de saldos ou nos documentos de entrada, para não ter a sua contagem influenciada.

- Segunda contagem: quando houver diferença entre a quantidade contada e a quantidade esperada, deve-se efetuar uma segunda contagem, preferencialmente por outra pessoa. É preciso obter pelo menos duas contagens iguais para validar um inventário.

- Ajuste dos registros de saldo: as diferenças têm de ser formal-

mente registradas e os acertos autorizados, também for-

malmente, pela direção da empresa.

Vejamos agora os diferentes métodos de inventários.

Inventário geral

É um processo de contagem física de todos os itens da empresa em uma data prefixada. É utilizado, usualmente, no fechamento contábil do exercício anual.

As desvantagens desse tipo de inventário são:

- muitos itens para contar em pouco tempo;

- difícil coordenação, dependendo do número de itens e dos volumes;

- dificuldade para realizar novas contagens, em caso de divergências;

- falta de credibilidade nos estoques ao longo do ano;

- não orientado para as causas das divergências, e sim para ajustes;

- empresa fechada para realizar o inventário, o que envolve custos e perdas desnecessários.

Inventário dinâmico

É um processo de contagem física de um item, sempre que ele é movimentado. Ou seja, ao ser recebido ou expedido na área de armazenagem, o item sofre contagem.

Podem ser também aproveitadas oportunidades em que o estoque ou o endereço de armazenagem são zerados.

A principal vantagem desse tipo de inventário é que os itens com maior movimentação, que costumam ter maiores disparidades de inventário, são contados mais vezes.

Inventário rotativo

É uma contagem física contínua dos itens em estoque, programada de modo que os itens sejam contados em uma freqüência predeterminada (mensal, semanal, diária).

Principais vantagens:

- contagem freqüente;

- orientado para prevenção dos erros;

- contínuo aprimoramento das equipes pela percepção da responsabilidade;

- monitoração contínua dos índices de acuracidade;

- realização em pleno funcionamento das operações.

A desvantagem que pode ser alegada é quanto ao uso diariamente do tempo dos funcionários dos depósitos. Podemos argumentar que isso é um problema de coordenação dos responsáveis pelos depósitos, que devem estabelecer uma pequena quantidade de horas diariamente para fazer o inventário rotativo de alguns itens.

Inventário por amostra

É empregado em procedimentos de auditoria, valendo-se de uma abordagem estatística. Nesse caso, são contados apenas alguns itens que representem uma boa amostra do universo de itens da empresa. Esse método é recomendado quando a acuracidade dos estoques é mantida por meio de inventários rotativos.

Planejamento de inventários

Para que qualquer método de inventário obtenha sucesso, é preciso antes de tudo realizar um planejamento. A preparação prévia do ambiente a ser contado elimina muitos erros e aumenta a produtividade do pessoal envolvido com as contagens. Essa preparação inclui:

- organizar área a ser inventariada;

- definir e treinar equipes de contagem;

- unitizar mercadorias, antecipando as contagens destas unitizações;

- arrumar mercadorias que estão fora da área de armazenagem;

- verificar cadastro de materiais no sistema (não pode haver duplicidade de itens);

- verificar se as etiquetas de código de barras estão legíveis e se existem coletores de dados suficientes para o pessoal de contagem;

- identificar materiais rejeitados e contá-los informando essa situação;

- evitar movimentação de mercadorias que estão sendo inventariadas e, se houver, fazer as devidas anotações;

- realizar análise de risco, procurando identificar os riscos e as medidas preventivas e contingenciais do inventário;

- requisitar a devolução ao estoque de todos os materiais que estejam no recebimento, controle da qualidade, engenharia, manutenção, expedição e demais setores.

Após a contagem, deve-se analisar as divergências acusadas no sistema, conferir e acertar itens não identificados no sistema, e elaborar uma segunda contagem dos itens que apresentaram divergência. Se ainda for constatada diferença em relação às contagens anteriores, realizar quantas contagens forem necessárias até haver segurança quanto a elas.

Após a confirmação do inventário, emitir relatório e encaminhar às áreas responsáveis. É importante, ao final, discutir com as pessoas envolvidas as lições aprendidas no processo de inventário, para que erros passados não sejam repetidos no futuro.

Neste capítulo, mostramos os pontos de controle que precisam ser estabelecidos nas fronteiras dos estoques para garantir que a movimentação realizada não ocasione diferenças irreconciliáveis, que afetem a performance das ferramentas de planejamento e, em última instância, todo o desempenho da gestão do estoque e do seu gestor. Foi dada especial atenção aos procedimentos de contagem de inventários e à apuração de seus resultados, como forma de identificar problemas nos processos de movimentação e permitir a sua posterior eliminação. No capítulo seguinte, concluiremos nosso trabalho, analisando as técnicas de elaboração dos orçamentos de compras e fazendo o alinhamento das técnicas de planejamento dos estoques com o planejamento de alto nível da organização.

38 A palavra acuracidade é um neologismo criado pelo prof. Cezar Sucupira quando, no ano de 1980, traduziu um artigo do inglês sobre o tema de inventory accuracy. Em vez de utilizar a palavra acurácia, já existente em nossos dicionários, ele utilizou inadvertidamente o termo acuracidade. O termo "pegou", sendo hoje utilizado de maneira ampla por muitos profissionais e professores da área de logística e, assim, decidimos mantê-lo em nosso livro.

39 Há um caso especial aqui ligado ao sistema Toyota de produção quando faz uso do kanban. Nesse caso, o estoque é armazenado em um "supermercado" aberto e posicionado dentro da área de produção. Toda a movimentação é feita usando-se os kanbans, sem que nenhum registro da movimentação seja gerado. Assume-se aqui que não há furto ou desperdício de material que compensem a despesa de uma área de estoques fechada e da manutenção dos registros de inventário.

Planejamento e avaliação do desempenho da atividade de gestão dos estoques

Neste último capítulo do livro, será propiciada ao leitor uma abordagem voltada à função de planejamento aplicada à gestão de estoques, resgatando conceitos e aplicativos já tratados nos capítulos anteriores e favorecendo análises conclusivas de todo o conteúdo até então apresentado.

Discutimos a elaboração dos orçamentos de compras que constitui a base para o planejamento nas operações de varejo, e prosseguimos com a relação entre a gestão dos estoques, o planejamento estratégico e os indicadores de desempenho gerencial da atividade de estoques.

O planejamento de compras para o varejo

Na primeira etapa de estabelecimento dos orçamentos, efetuam-se os cálculos que permitem estabelecer os valores financeiros máximos que poderão ser gastos pelos compradores[40] para manter as categorias[41] de mercadorias pelas quais são responsáveis, dentro das políticas de nível de serviço previstas e dentro das restrições e objetivos financeiros do planejamento estratégico da empresa. Na segunda etapa, os valores mensais orçados são desdobrados em dois orçamentos, como apresentado na figura 27.

Figura 27

Esquema de elaboração dos orçamentos de compras

Os valores mensais constantes dos orçamentos de itens básicos e de mercadorias de moda representam os valores das entregas dos fornecedores naqueles períodos. O momento da compra pode ser diferente desse período, pois existe um tempo de entrega do fornecedor.

O plano de compras de mercadorias básicas é a própria dinâmica de programação da reposição dos itens básicos mantidos em venda. Tal dinâmica é sustentada por sistemas computadorizados, com diversos algoritmos de cálculo para comandar a reposição das lojas e dos centros de distribuição, como os que estão descritos neste capítulo.

Moda e comportamento do consumidor variam, impossibilitando, em nível de SKU e até de categorias, utilizar técnicas estatísticas para projetar vendas e compras de tais tipos de itens.

É a perspicácia, o conhecimento do mercado e uma dose de sorte que permitem ao planejador/comprador tomar boas decisões sobre mercadorias de moda ou de eventos a comprar. Para melhor compreender esse processo de compra, observe a figura 28.

Novidades são produtos inusitados que aparecem no mercado. Podem ser novas invenções ou mesmo o resultado de novas “ondas” de consumo etc. Não é possível prever as vendas de tais mercadorias e, portanto, os estoques devem ser planejados e comprados com o máximo de cautela, para evitar encalhes. São apostas do comprador.

Figura 28

Processo de planejamento de estoque e compra de mercadorias de moda e de eventos no varejo e no atacado

As mercadorias que encalham por erro de planejamento de estoque e de compra, as que sofrem desgaste pelo tempo de exposição e aquelas que sobram ao final de uma estação são candidatas a serem liquidadas por meio de processos como:

- acordo com fornecedores, que recebem as mercadorias encalhadas como devolução e as substituem por mercadorias mais vendáveis ou da nova estação;

- transferência da mercadoria para lojas especiais da rede, muitas montadas só para trabalhar com pontas de estoque, mercadorias fora de estação e até defeituosas;

- revenda das mercadorias encalhadas para varejistas especializados em vendas de saldos. Em tais casos, são vendidas até a preços inferiores ao custo;

- processos contínuos de depreciação em que se determinam faixas de desconto à medida que vai passando o tempo e a mercadoria não é vendida;

- liquidações de fim de estação, quando se aproveita a época em que as demais lojas de um shopping ou de uma região veiculam grande volume de propaganda.

Em ambientes de atacado e varejo, reiteramos que as atividades de planejamento de estoques e compras nesses segmentos não podem ser dissociadas como na indústria, em que normalmente temos tais atividades feitas em áreas separadas.

O processo de planejamento gerencial

A gestão de estoque é aqui relacionada com o planejamento estratégico de uma organização, buscando alinhamento entre tais processos. Serão abordados os indicadores de desempenho usualmente utilizados para aferir se as políticas e práticas elaboradas estão sendo cumpridas operacionalmente e se há necessidade de replanejamento. No capítulo 5, foram apresentados os métodos de planejamento de estoques e, no capítulo 6, foram abordadas as formas de controlá-los. Neste capítulo 7, serão apresentadas considerações acerca da busca de sincronismo da gestão de estoques com as funções empresariais amplas de planejamento. Serão tratadas ainda questões relativas à elaboração de orçamentos no que diz respeito à gestão de estoques e, ao final, serão mostradas formas de se acompanhar o desempenho da atividade como um todo.

Alinhamento da gestão do estoque com o planejamento estratégico

Planejamento estratégico pode ser, resumidamente, definido como uma ferramenta voltada para identificação de medidas a serem tomadas por uma empresa visando enfrentar ameaças e aproveitar oportunidades encontradas no ambiente onde atua, constituindo-se, portanto, em recurso bastante proveitoso, principalmente na medida em que consiga sinergia entre diversas iniciativas comumente encontradas nas organizações. O alinhamento estratégico busca alinhamento entre iniciativas já existentes, além da prospecção de ações a serem empreendidas em benefício dos interesses da empresa.

Mais flexível quando comparada ao tradicional planejamento a longo prazo e por buscar potencializar ações em diversos setores internos de uma organização, a gestão de estoques deve estar alinhada com os direcionamentos balizados pelo planejamento estratégico da empresa. Não se pode, portanto, tratar o planejamento estratégico de maneira isolada, sem buscar nas diversas áreas componentes de uma empresa — incluindo gestão de estoques — a sinergia e a efetividade, fatores importantes para o alcance de resultados da organização como um todo.

Dessa forma, o estabelecimento de políticas de estoque e o próprio estilo de gestão adotado na condução das atividades de obtenção, dimensionamento e critérios para a fluidez dos estoques numa organização devem estar sintonizados com o planejamento estratégico. Partindo-se da necessidade constante em se manter a organização competitiva num cenário onde mudanças são muito freqüentes, o planejamento estratégico não pode ser conservado inalterado por muito tempo, e a periodicidade de sua atualização relaciona-se diretamente com a pujança nos nichos de mercado nos quais determinada empresa atua. Conseqüentemente, o direcionamento na gestão de estoques deve estar sempre acompanhando os rumos determinados pelo planejamento estratégico da organização.

De modo geral, as empresas industriais e comerciais são mais dependentes da gestão de estoques quando comparadas às atuantes no setor de serviços, devido ao fato de as primeiras terem, atrelados aos seus inventários, representativos volumes, quando traduzidos em dinheiro e comparados com o capital necessário para impulsionar as atividades produtivas. Uma empresa no segmento comercial (uma loja de auto-serviços, por exemplo, voltada às camadas A, B e C da população), deverá dimensionar os estoques em função da demanda, como já visto, sem perder de vista os rumos desenhados pelos hábitos dos consumidores, as ações de competidores e até a rentabilidade proporcionada por determinado produto ou família de produtos. Se, como hipótese, o planejamento estratégico da empresa focaliza como um dos seus objetivos a concentração de esforços visando especializar-se, futuramente, no atendimento de clientela posicionada somente na categoria socioeconômica A, deve haver a preocupação gradual em direcionar a

escolha de SKUs para integrar os estoques de maneira a sintonizar-se com as diretrizes determinadas pelo planejamento estratégico. Se os produtos preferidos pela classe socioeconômica A requerem cuidados especiais quanto à armazenagem ou maior giro de estoques, em função, por exemplo, de vida útil dos produtos, toda a infra-estrutura operacional deverá sofrer ajustes para suportar as necessidades das novas exigências.

Fenômeno semelhante ocorre no segmento industrial, no qual os rumos regidos pelo planejamento estratégico influenciam significativamente a determinação de materiais a serem adquiridos em função de metas a serem atingidas. O leitor pode facilmente imaginar o impacto na gestão de estoques de uma empresa atuante, por exemplo, no setor de autopeças quando o planejamento estratégico decidiu substituir a produção de determinada família de produtos tradicionais por outros artigos, com tecnologia mais avançada, em atenção à tendência de se incorporar cada vez mais valor tecnológico aos automóveis. Nesse contexto, muitas alterações nas políticas operacionais de compras e estoques devem ter-se verificado.

O monitoramento dos resultados alcançados, bem como a sintonia das ações produtivas das empresas com os requisitos do mercado podem ser efetuados por meio de indicadores de desempenho, conforme será apresentado.

Indicadores de desempenho: serviço ao cliente e produtividade

Indicadores de desempenho consistem em ferramentas por meio das quais se pode avaliar se determinadas ações da empresa estão proporcionando a obtenção de resultados conforme inicialmente determinado. Trata-se, portanto, de instrumentos de controle e, como tal, podem indicar desvios entre os

padrões de desempenho efetivamente obtidos e os padrões inicialmente esperados. Nesse caso, ações corretivas devem ser empreendidas no sentido de se voltar a buscar os resultados inicialmente projetados.

Dificilmente encontraríamos um pacote de indicadores de desempenho que pudessem ser considerados infalíveis em qualquer organização. Afinal, os resultados almejados variam de empresa para empresa, assim como as prioridades para se atingir tais resultados. Duas empresas, no mesmo ramo de atividade, podem ter prioridades diferentes em termos de resultados a serem atingidos. Uma delas, por exemplo, pode entender ser prioritário o aumento de rentabilidade, enquanto a outra poderá priorizar a conquista de maior fatia de mercado.

Entretanto, dois indicadores de desempenho parecem ser praticamente comuns a todas as empresas: o serviço ao cliente e a produtividade. Vejamos a seguir.

Serviço ao cliente

Serviço ao cliente consiste na medição do grau médio de satisfação dos clientes com relação aos serviços e produtos fornecidos ao mercado. Em nada adiantaria determinada empresa entender ser detentora de um produto excelente, ter ótima rentabilidade e até liderar determinado segmento de mercado se os seus clientes não estivessem satisfeitos com os produtos ou serviços agregados aos produtos, como, por exemplo, pontualidade na entrega.

Diversos autores têm escrito sobre a importância da gestão de estoques na busca da satisfação de clientes e, conseqüentemente, de manter a empresa na condição de preferida pelos clientes. Arnold (1999:24) enumera quatro objetivos principais para manter uma empresa competitiva, buscando maximizar sua rentabilidade: prover o melhor serviço ao cliente com os mais baixos custos de produção, com o menor investimento em estoques e os menores custos de distribuição.

A busca pelos melhores padrões de desempenho tem sido alvo de diversas iniciativas por parte de pesquisadores, autores e gestores preocupados em maximizar resultados e garantir elevada rentabilidade no mundo dos negócios.

Nas últimas duas décadas do século XX, foi disseminado no ambiente empresarial, já adaptando-se aos processos de globalização, o conceito de excelência. Esse conceito nasceu em 1982, com a publicação de In search of excellence, de Peters e Waterman, um dos livros de gestão mais vendidos na história contemporânea. Atualmente, o reconhecimento público pela condição de excelência operacional ou empresa de classe mundial, ou, até, outras terminologias semelhantes, vem sendo atestado por entidades de atuação e credibilidade internacional e reconhecida idoneidade, como, por exemplo, o John Constanza Institute of Technology Inc. (JCIT), a American Production and Inventory Control Society (Apics) e a Oliver Wight Associates, entre outras. Algumas iniciativas reunindo interesses isolados e privados materializaram-se em entidades de pesquisa e sem fins lucrativos, como a Odette, uma organização internacional formada por representantes da indústria automobilística na Europa, preocupados com a disseminação das melhores práticas em logística, envolvendo hoje mais de 4 mil participantes.

A JCIT tem no seu fundador, John Constanza, uma personalidade reconhecida internacionalmente como o criador de um complexo sistema de gerenciamento aplicável a empresas manufatureiras, demand flow technology (DFT, tecnologia de fluxo de demanda), método para conversão de quantidades projetadas de demanda em linguagem inteligível pelos setores de logística e produção, fundamentado no MRP II, sendo, também, professor, escritor e requisitado consultor. A representatividade do trabalho de Constanza e seu reconhecimento no ambiente empresarial internacional nessa área de conhecimentos podem ser traduzidos em sua indicação ao prêmio Nobel de Economia, em 1999.

A APICS atua em todo o mundo desde meados da década de 1950 e focaliza, principalmente, o desenvolvimento de profissionais, treinando-os e certificando-os em dois programas de desenvolvimento mais relevantes. O primeiro, Certified in Production and Inventory Management (CPIM), existe desde 1973 e visa ao preparo de profissionais preocupados com os processos relacionados ao gerenciamento de inventários, incluindo concepção de estratégias e estabelecimento de políticas, relacionando-as a necessidades das empresas. O segundo, Certified in Integrated Resources Management (CIRM), vem sendo oferecido desde 1991 e visa à formação e aperfeiçoamento de profissionais interessados na gestão de todos os recursos de manufatura, possibilitando, portanto, abrangência maior que o programa anterior. Em ambas as situações busca-se, ainda, padronizar a terminologia no ambiente manufatureiro internacional e disseminar conceitos e as melhores práticas de gestão.

A Oliver Wight foi fundada em 1969 por Oliver Wight, consultor e escritor de reconhecida atuação internacional, um dos pioneiros da moderna gestão integrada de empresas. A Oliver Wight atua fortemente no processo educacional por meio de seminários, workshops e cursos. Ao longo de sua existência, a Oliver Wight Companies publicou vasto acervo bibliográfico, conhecido e amplamente utilizado pelos profissionais do mercado nessa área de conhecimentos, incluindo uma publicação no Brasil.

Todas essas quatro organizações preocupadas com desempenho empresarial destacam a medição do serviço ao cliente como o principal indicador de desempenho a ser monitorado. Especificamente a Oliver Wight, a JCIT e a ODETTE sugerem como padrão de desempenho internacional de serviço ao cliente

a marca de 95%.

A relevância do indicador de desempenho serviço ao cliente não se justifica por nenhum modismo, mas pela representatividade que tal indicador tem no ambiente empresarial. Afinal, para manter clientes satisfeitos, não basta só o cumprimento de datas de entrega acordadas. Os produtos devem atender plenamente às necessidades; o dimensionamento de lotes precisa estar perfeitamente sintonizado entre as necessidades do cliente e as possibilidades do fornecedor; o serviço técnico ou pós-venda deve funcionar de maneira satisfatória; o funcionamento técnico-administrativo do fornecedor deve estar plenamente de acordo com as necessidades do cliente — enfim, o serviço ao cliente pode ser considerado um indicador “mãe” e pode ser desdobrado em tantos outros indicadores quantos necessários para se garantir a sua efetividade.

A seguir são descritos alguns indicadores de desempenho mais utilizados no que diz respeito ao serviço ao cliente.

- Disponibilidade: capacidade de ter o produto disponível em estoque no momento em que seja desejado pelo cliente e na quantidade total requerida. Pode ser medida comparando-se a quantidade de vezes nas quais se verifica a falta de produtos com o total de vezes nas quais um produto é requisitado pelo cliente.

- Freqüência de faltas de estoque: mostra a fragilidade do estoque disponível para atender clientes, independentemente de o cliente solicitar o produto ou não. Pode ser medida por meio do apontamento da freqüência em que cada SKU apresenta estoque zero.

- Índice de disponibilidade por pedido: mede a magnitude das faltas de estoque a partir das solicitações dos clientes. Como exemplo, se um determinado pedido de 10 peças for atendido parcialmente devido à disponibilidade no estoque ser de somente sete peças, teremos um índice de disponibilidade desse pedido igual a 70%.

- Expedição de pedidos completos: constitui-se na medida da capacidade da empresa de ter disponibilidade de estoque para garantir o atendimento pleno de um pedido, considerando a disponibilidade total como padrão de desempenho aceitável.

Produtividade

Produtividade pode ser definida como a relação entre a quantidade ou valor produzido e a quantidade ou valor dos insumos aplicados na produção. No cenário econômico-empresarial, é definida pelo Japan Productivity Center for Social-Economics Development como “minimizar cientificamente o uso de recursos materiais, mão-de-obra, máquinas, equipamentos etc., para reduzir custos de produção”.

O estudo da produtividade busca identificar, analisar e minimizar a influência de fatores que interfiram — de uma forma direta ou indireta — na distorção de resultados esperados.

Em gestão de estoques, a produtividade está relacionada principalmente às faltas indesejadas e aos critérios utilizados para o controle, envolvendo organização e conferência de estoques. Alguns autores consideram ainda, como produtividade na gestão de estoques, o desempenho operacional nas atividades de manuseio de materiais nas áreas físicas onde ocorre a estocagem.

Faltas indesejadas também impactam o serviço ao cliente.

Os critérios utilizados para o controle dos estoques podem ser considerados fatores de produtividade, pois freqüentemente nos deparamos com critérios redundantes, gerando trabalhos duplicados ou atividades desnecessárias. Como exemplo, o leitor pode imaginar uma simples conferência na entrada de determinado lote numa área de estocagem. Tradicionalmente, um conferente, de posse da documentação fiscal, onde se encontra o registro teórico da quantidade, faria a contagem já com a expectativa de qual seria o resultado, desconcentrando-se no decurso da tarefa repetitiva de realizar a contagem física. Se o resultado da contagem física do lote não coincidir com quantidades que figuram nos sistemas de controle, evidentemente será gerada a necessidade de uma nova contagem, cujo resultado poderá ser diferente da primeira contagem e dos registros, causando a potencial necessidade de uma terceira contagem, e assim por diante. Essa situação desagradável e indesejada poderia ser substituída pela adoção de outro critério para essa etapa do processo de recebimento de materiais: a contagem cega, na qual um conferente efetuaria a primeira contagem sem ter conhecimento dos dados apontados na documentação fiscal e nos sistemas de controle; uma segunda pessoa compararia o resultado da contagem física com os dados de sistema e somente nos casos de discrepância solicitaria uma segunda contagem, a ser efetuada por uma terceira pessoa, sem acesso aos dados de sistema nem à contagem já efetuada.

Elaboração do orçamento anual da atividade de estoques e armazenagem

Orçamento consiste num exercício visando calcular dispêndios com determinada atividade ou tarefa, no decurso de certo período de tempo e em cumprimento a um plano previamente determinado.

Orçamento anual da atividade de estoques e armazenagem significa a projeção de dispêndios no decurso de um ano, com tudo o que possa relacionar-se à gestão de estoques, incluindo-se as tarefas de armazenagem e picking, geralmente integradas à gestão de estoques.

Para a elaboração de um orçamento anual da atividade de estoques e armazenagem, são necessários diversos desdobramentos, detalhando cada atividade prevista, efetuando projeções financeiras resultantes de volumes de estoques esperados ao longo de um ano e considerando, ainda, o giro de cada item em estoque, acrescidos de todas as projeções referentes às atividades de armazenagem e picking, incluindo equipamentos, mão-de-obra, demais ativos (equipamentos de informática, prédios, instalações, pátios) e artigos de consumo, como combustíveis, lubrificantes e energia elétrica.

O orçamento consiste em atividade vital para o posterior cálculo de custos a serem considerados na formação de preço de venda de produtos e de serviços.

Para facilidade de cálculos e melhor entendimento de planilhas, costumam-se dividir tais orçamentos em três abordagens distintas: ativos fixos, materiais (diretos e indiretos) e mão-de-obra.

O orçamento de ativos fixos necessários para a atividade produtiva projetada para determinado período anual deve considerar as necessidades de tais ativos, prevendo aquisições, quando necessárias, para suportar o volume e especificidades projetadas tanto de estocagem e movimentação quanto de outros ativos de operação da área.

O orçamento de materiais utilizados numa empresa tradicionalmente os classifica em materiais diretos e indiretos. Os materiais diretos ou produtivos geralmente incluem todos

os SKUs que integram o produto final, enquanto os materiais indiretos são os utilizados no processo de fabricação, mas não diretamente associados a cada produto, como no caso de lubrificantes para máquinas operatrizes, material de consumo em atividades administrativas (artigos de papelaria e suprimentos de informática) e materiais para manutenção, seja de equipamentos de movimentação e armazenagem, manutenção predial e referente a instalações, quando cabível.

O orçamento de mão-de-obra tem como objetivo calcular todos os dispêndios com a força de trabalho, seja operacional (direta) ou administrativa (indireta), necessária para as atividades pertinentes à gestão de estoques. Para o orçamento da mão-de-obra, existem três principais abordagens a serem consideradas.

A primeira é estimar inicialmente o número-padrão de horas de mão-de-obra direta necessário para a operação das atividades previstas, divididas por natureza de operação (recebimento e conferências, manuseio e armazenagem, picking), devidamente valorizadas pelos gastos médios de remuneração de cada atividade ou operação. O somatório do número-padrão de horas de mão-de-obra direta pelo valor médio de remuneração de cada atividade nos dará o custo de mão-de-obra direta para as atividades de gestão de estoque em cada período orçamentário anual.

A segunda é estimar o número-padrão de horas de mão-de-obra indireta necessário para as atividades de apoio às tarefas pertinentes à gestão de estoques (especialmente atividades administrativas), devidamente valorizadas pelos gastos médios de remuneração de cada atividade ou operação.

A terceira é, conjuntamente com outros setores da empresa, estabelecer a participação das atividades pertinentes à gestão de estoques nos orçamentos de outras áreas da empresa que funcionam como prestadoras de serviço interno e atendem às demandas da atividade de gestão de estoques (prestação de serviços internos característicos, como recursos humanos, informática, treinamento etc.). Afinal, a atividade de gestão de estoques está integrada e é dependente da prestação de serviços internos no tocante a toda a estrutura operacional da empresa.

Dessa forma concluímos este capítulo em que foram apresentados os principais conceitos ligados à preparação do orçamento de compras, em especial quanto à sua aplicação ao varejo. Também discutimos o alinhamento com o planejamento estratégico e os principais mecanismos de medição de desempenho da atividade de gestão.

40 No ambiente de varejo, o trabalho de gestão de estoques e compras é feito pela mesma pessoa, não sendo comum a existência de uma área exclusiva de planejamento de estoques.

41 Categoria é um conjunto de itens que o cliente entende como substituíveis entre si. Por exemplo, os produtos chamados de achocolatados, com suas diversas marcas, tipos e tamanhos, são uma categoria. Este conceito é importante para ajudar na tomada de duas decisões fundamentais: com quantos produtos diferentes se deve trabalhar em uma loja, em face das limitações de espaço e dinheiro para investir em estoques, e qual a quantidade que se deve comprar de uma categoria em uma próxima estação.

Conclusão

Chegamos, leitor, ao fim dessa nossa jornada pelos diversos ambientes e ferramentas com os quais o trabalho do gestor de estoques está envolvido. Temos a certeza de que não esgotamos os diversos tópicos apresentados, mas esperamos ter contribuído ao partilhar a nossa experiência, registrada nestas páginas.

Uma característica essencial da atividade do gestor de estoques é o pragmatismo. Gerir estoques é uma atividade que tem poucos graus de liberdade, trata-se de uma área da empresa que exige resultados efetivos, constantes e passíveis de mensuração e informe periódicos e, para atender a esses requisitos, é necessário aliar a teoria à prática.

Se, por outro lado, o gestor de estoques hoje tem uma dolorosa consciência de que estoques são um passivo para o desempenho da organização, ainda que sejam contabilizados como ativos, e portanto devem ser reduzidos, por outro trabalha sob a pressão continuada de diversas áreas da empresa (vendas, manutenção, produção) no sentido de elevá-los, freqüentemente como compensação à ineficiência dos demais processos.

Esperamos que neste livro você encontre não apenas o ferramental para lidar com essas situações, mas também o conforto de saber que nós, os autores, também passamos por experiências semelhantes, e que existem soluções adequadas para os problemas do nosso cotidiano. Com certeza, são soluções que requerem trabalho duro e dedicação, mas cujo esforço é sempre compensador.

Bibliografia

AMERICAN PRODUCTION AND INVENTORY CONTROL SOCIETY. Disponível em: <www.apics.org>. Acesso em: 27 maio 2008.

ARNOLD, Tony J. R. Administração de materiais. São Paulo: Atlas, 1999.

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BRASIL. Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio. Apresenta a tabela completa da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Disponível em: <www.desenvolvimento.gov.br>. Acesso em: 27 maio 2008.

GS1 BRASIL. Para criação de códigos internacionais de produto (GTIN e EPC). Disponível em: <www.gs1brasil.org>. Acesso em: 27 maio 2008.

KOTLER, Philip. Administração de marketing. São Paulo: Atlas, 1975.

LEVY, Michael; WEITZ, Barton A. Administração de varejo. São Paulo: Atlas, 2000.

PIRES, Silvio R. I. Gestão da cadeia de suprimentos: conceitos, estratégias, práticas e casos. São Paulo: Atlas, 2004.

TERRA, José Cláudio C.; SHOUERY, Ricardo; VOGEL, Michely Jabala M.; FRANCO, Carlos. Taxonomia: elemento fundamental para a gestão do conhecimento. Disponível em: <www.terraforum.com.br>. Acesso em: 3 ago. 2008.

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WIGHT, Oliver. Production and inventory management in the computer age. Boston: Cbi, 1974.

______. Guia para a excelência operacional: checklist para melhorar o desempenho das empresas. Rio de Janeiro: Campus, 1994.

Os autores

Felipe Accioly

Mestre em ciências pela Escola de Química da Universidade Federal do Rio de Janeiro, pós-graduado em engenharia econômica e administração industrial pela Universidade Estadual do Rio de Janeiro, engenheiro químico pela Universidade Estadual do Rio de Janeiro e técnico químico pela Escola Técnica Federal de Química do Rio de Janeiro. A experiência profissional inclui 17 anos em empresas de grande porte e abrange desde a gestão da qualidade até o planejamento de produção e operações. Tem atuado em implantações de sistemas ERP desde 1994, com projetos bem-sucedidos em indústrias químicas, farmacêuticas, metalúrgicas e montadoras. Professor convidado da FGV.

Antonio de Pádua Salmeron Ayres

Mestre em engenharia de produção pela Universidade Metodista de Piracicaba, pós-graduado em economia de empresas e graduado em administração. Há 12 anos atua como coordenador e professor em MBAs em logística e gestão da cadeia de suprimentos para diversas instituições e há 10 anos é professor convidado da FGV. Acumula experiências em logística há 30 anos, como gestor em grandes empresas, como Philips, Nabisco, Arcor e Caterpillar, em projetos e treinamentos em logística, desenvolvimento de fornecedores, gestão de estoques, transportes, compras, planejamento estratégico e governança corporativa em diversos setores produtivos.

Cezar Sucupira

Mestre em sistemas de gestão pela Universidade Federal Fluminense, especialista em administração de material e manufatura pela Oliver Wight, administrador pelas Faculdades Integradas Bennett e certificado em planejamento de materiais e produção pela American Production and Inventory Control Society (Apics). Foi membro do Conselho Regional da Associação Brasileira de Administração de Material (Abam), da qual foi presidente em âmbito regional e diretor executivo em âmbito nacional. É professor convidado da FGV e da Universidade Federal Fluminense.

Table of Contents

Folha de Rosto

Créditos

Sumário

Apresentação

Introdução

1 | O papel dos estoques

Uma perspectiva histórica da gestão de estoques

Os estoques e a cadeia de suprimentos

Os estoques e o resultado financeiro das empresas

Os estoques nos processos industriais

Os estoques no comércio: atacado e varejo

Estoques de peças de reposição, manutenção e apoio administrativo — MRO

2 | Classificação, descrição e codificação de materiais

Cadastros de materiais: a base dos processos de gestão dos estoques

Critérios de classificação: organização de conjuntos de materiais

Padrões de descrição de materiais

Codificação de materiais: códigos inteligentes e padrões de codificação

Uso de códigos de barras: a GS1 Brasil como entidade padronizadora

3 | Gestão da demanda

A importância do conhecimento da demanda para a gestão dos estoques

Natureza da demanda: demanda dependente e demanda independente

Causas comuns de variação da demanda: aleatoriedade, tendência, sazonalidade

Causas especiais de variação da demanda: eventos, promoções, mudanças no mercado

Cálculos estatísticos para previsão da demanda: os conceitos de erro médio e desvio-padrão

Tendência

Sazonalidade

Qualidade da previsão: agregação de dados e horizonte de tempo

Validação da previsão estatística pela força de vendas: reunião de demanda e o método Delphi

A gestão da demanda em suas três dimensões: quantitativa, para prospecção de fontes fornecedoras e para redução de custos

4 | Conceitos básicos em gestão de estoques

Curvas de estoque e estoque médio

O conceito de estoque médio

Tempo de reposição (leadtime)

Estoque de segurança e cobertura

Dimensionamento de lotes e lote econômico

Lote econômico (LEC)

Cp para produtos comprados

Cp para produtos fabricados

Os problemas com o uso do LEC

A abordagem just-in-time

Classificação ABC

Criticidade

5 | Métodos de planejamento de estoques

Planejamento dos estoques de produtos acabados na indústria — MPS

O modelo de planejamento pelo MPS

Planejamento de estoques em uma rede de distribuição — DRP

Planejamento de matérias-primas e componentes para produção — MRP

O abastecimento de peças de reposição, manutenção e material de apoio administrativo

Método dos máximos e mínimos

Método do ponto de reposição variável, baseado na demanda média

Método das revisões periódicas

Método do ponto de reposição baseado nas demandas futuras — TPOP

Método de reposição baseado em kanban

Planejamento das mercadorias de revenda no atacado e varejo: mercadorias de venda regular, de venda sazonal, de moda e de eventos

6 | Controle e acuracidade dos estoques

Acuracidade dos estoques: medição da confiabilidade da informação de saldo

Medição de desempenho dos processos de entrada e saída

O controle da movimentação interna

O método Fifo

Atuação corretiva: contagens de estoque

Inventário geral

Inventário dinâmico

Inventário rotativo

Inventário por amostra

Planejamento de inventários

7 | Planejamento e avaliação do desempenho da atividade de gestão dos estoques

O planejamento de compras para o varejo

O processo de planejamento gerencial

Alinhamento da gestão do estoque com o planejamento estratégico

Indicadores de desempenho: serviço ao cliente e produtividade

Serviço ao cliente

Produtividade

Elaboração do orçamento anual da atividade de estoques e armazenagem

Conclusão

Bibliografia

Os autores

Felipe Accioly

Antonio de Pádua Salmeron Ayres

Cezar Sucupira