Atendimento

Nota 10

Título original: Delivering Knock Your Socks Off Service

Copyright © 2003 por Performance Research Associates.

Copyright das ilustrações © 2003 por John Bush.

Copyright da tradução © 2008 por GMT Editores Ltda.

Publicado em acordo com a AMACOM, uma divisão da American Management

Association, International, Nova York.

Todos os direitos reservados.

tradução

Cíntia Braga

preparo de originais

Valéria Inez Prest

revisão

Ana Grillo, Masé Sant’Anna e Tereza da Rocha

projeto gráfico e diagramação

DTPhoenix Editorial

capa:

Miriam Lerner

adaptação para e-book:

SBNigri Artes e Textos Ltda.

CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE

SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ.

A885

Atendimento nota 10 [recurso eletrônico] / Performance ResearchAssociates [tradução de Cintia Braga]; Rio de Janeiro: Sextante, 2013.

recurso digital

Tradução de: Delivering knock your socks off services

Formato: ePub

Requisitos do sistema: Multiplataforma

Modo de acesso: World Wide Web

ISBN 978-85-7542-938-9 (recurso eletrônico)

1. Serviços ao cliente. 2. Técnicas de auto-ajuda. 3. Livros eletrônicos. I.Performance Research Associates. II. Título.

13-00509

CDD: 658.812

CDU: 658.814

Todos os direitos reservados, no Brasil, por

GMT Editores Ltda.

Rua Voluntários da Pátria, 45 – Gr. 1.404 – Botafogo

22270-000 – Rio de Janeiro – RJ

Tel.: (21) 2538-4100 – Fax: (21) 2286-9244

E-mail: atendimento@esextante.com.br

www.sextante.com.br

Sumário

Prefácio

Parte I –   Os princípios fundamentais do Atendimento Nota 10

1   A única regra inquebrável: para o cliente, você é a empresa

2   Saiba o que significa o Atendimento Nota 10

3   O Atendimento Nota 10 é: confiável

4   O Atendimento Nota 10 é: empático

5   O Atendimento Nota 10 transmite: segurança

6   O Atendimento Nota 10 é: aparente (tangível)

7   O Atendimento Nota 10 apresenta: resposta

8   Os clientes estão em toda parte – do lado de dentro e do lado de fora

9   Os 10 pecados mortais do atendimento ao cliente

10   O cliente é sempre... o cliente

Parte II –   Os segredos do Atendimento Nota 10

11   A honestidade é a única política

12   Todas as regras foram feitas para serem quebradas (inclusive esta)

13   Construindo a confiança em um mundo inseguro e desconfiado

14   Faça a coisa certa... sempre

15   Escutar é uma habilidade – use-a

16   Faça perguntas inteligentes

17   Palavras vencedoras e frases apaziguadoras

18   Fatos para o contato pessoal

19   Dicas para conversas telefônicas

20   Colocando no papel

21   Escrevendo seu melhor e-mail

22   O atendimento excepcional está nos detalhes

23   Boas vendas significam bom atendimento – bom atendimento significa boas vendas

24   Nunca subestime o valor de um agradecimento sincero

Parte III –   A solução de problemas no Atendimento Nota 10

25    Seja um eficiente solucionador de problemas

26   Saiba usar o “Sinto muito”

27   Os axiomas da recuperação do atendimento

28   A recuperação do atendimento na internet

29   “Restaure” a pessoa

30   Resolva corretamente o problema

31   Clientes infernais também são clientes

32   A calçada da vergonha dos clientes infernais

Parte IV –   A boa forma no Atendimento Nota 10: cuidando de si mesmo

33   Domine a arte da calma

34   Mantenha o profissionalismo

35   O princípio da competência: aprenda sem parar

36   Comemore muito

A Performance Research Associates

Os autores

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PREFÁCIO

Seu trabalho tem uma

importância vital

“O cliente não deve ficar somente satisfeito, mas ‘encantado’ – surpreso por suas necessidades não terem sido apenas supridas, e sim mais do que atendidas.”

– A. Blanton Godfrey

Atendimento ao cliente – Essas palavras significam muito. Responder a perguntas. Resolver problemas. Deslindar emaranhados de logística corporativa. Consertar o que se rompeu e encontrar o que foi perdido. Acalmar o cliente furioso e deixar o tímido à vontade. E, a cada caso, tirar um coelho da cartola: fazer com que as pessoas encontrem os produtos, os serviços e as soluções ideais para elas.

Há pouco tempo, não havia nada mais ingrato do que trabalhar na área de atendimento ao cliente. Vendas? Uma carreira de futuro. Marketing? Um título de prestígio. Propaganda? Um sonho! A internet – o máximo! Mas... atendimento ao cliente? O fim da picada. Um fardo. Uma atividade sem potencial de crescimento. Os colegas olhavam de nariz empinado para “aqueles que lidam com clientes rabugentos”. E os clientes – bem, esses pareciam ver os profissionais do setor como criaturas não muito inteligentes que acordam de manhã, olham-se no espelho, abrem um grande sorriso e dizem para si mesmas: “Este será um ótimo dia. Vou irritar as primeiras 217 pessoas com quem falar.” E depois fazem exatamente isso. Não podemos dizer que essa seja uma imagem positiva.

No final dos anos 1990, um pouco antes do colapso das empresas “ponto.com” em abril de 2000, pesquisadores do universo empresarial começaram a reaprender algo importante. Eles perceberam que as organizações que se empenhavam para valer em prestar um serviço de alta qualidade estavam obtendo melhores resultados financeiros. Essas organizações cresciam mais rápido e eram mais lucrativas do que as que ainda estavam fazendo todo o possível para oferecer o mínimo em termos de atendimento, tanto pela internet quanto pelo telefone ou pessoalmente. Em pouco tempo, as que valorizavam o serviço de atendimento passaram a ganhar mais dinheiro e a manter a clientela por mais tempo do que as outras.

Os pesquisadores começaram a notar ainda que as empresas que ofereciam um atendimento de qualidade gastavam menos com marketing, tinham menos consumidores insatisfeitos e renovavam mais negócios – os clientes estavam “escolhendo com o coração” e voltando a solicitar seus produtos e serviços porque eram bem tratados. Além disso, um bom atendimento proporcionava recompensas internas a essas organizações: redução da rotatividade dos funcionários e do número de faltas ao trabalho e mais satisfação profissional. Aquelas que estimulavam os colaboradores a deixar os clientes felizes tinham colaboradores mais felizes também.

As companhias que privilegiavam o atendimento de alta qualidade acabavam se transformando em empresas melhores e mais bem-sucedidas em todos os aspectos do que as que tratavam os clientes como inimigos e encaravam esse serviço com má vontade ou como um mal necessário.

Do dia para a noite, manter o foco no cliente, compreender e satisfazer suas necessidades e mimá-lo com tratamento preferencial e de qualidade tornou-se uma meta organizacional – e recebeu atenção especial. Livros foram escritos. Placas, penduradas. Palestras, proferidas. Tudo para trombetear a importância desse serviço. Assim teve início a revolução na imagem e na valorização do cliente, e isso continua até hoje.

Durante aproximadamente sete anos, desde o início dessa última transformação no atendimento, todos nós temos aprendido muito sobre o que é necessário para conquistar e manter a vantagem nessa área. E, de tudo o que assimilamos, do que foi dito e escrito, o fator mais importante para a conquista da “primazia no atendimento ao cliente” ainda é você.

Sua atividade é vital. O que você faz é trabalho, e trabalho duro. Por isso, vou repetir o que disse na abertura desta seção: atendimento ao cliente – essas palavras significam muito. Responder a perguntas. Resolver problemas. Deslindar emaranhados de logística corporativa. Consertar o que se rompeu e encontrar o que foi perdido. Acalmar o cliente furioso e deixar o tímido à vontade. E, a cada caso, tirar um coelho da cartola: fazer com que as pessoas encontrem os produtos, os serviços e as soluções ideais para elas... e ajudá-las a se divertir e a aproveitar ao máximo o que adquiriram.

Este livro foi escrito para compartilhar com você o que aprendemos sobre um atendimento de qualidade durante mais de uma década de trabalho com milhares de profissionais especializados nessa área em todo o mundo. Eles são pessoas iguais a você, que prestam regularmente um ótimo serviço aos clientes. São verdadeiros mestres do Atendimento Nota 10, que tornam a vida e o trabalho dos clientes mais fácil, e não mais difícil; mais interessante e menos entediante – e que se divertem muito fazendo isso.

Ao longo desse período, estudamos e colocamos em prática as lições da delicada arte de prestar um atendimento de primeira qualidade. Agora vamos partilhar todo o nosso aprendizado.

Seja você um novato, seja um profissional experiente nessa área, acreditamos que este livro o beneficiará. Hoje o que você faz é mais importante para sua empresa do que jamais foi. Se o que apresentamos aqui o ajudar a melhorar seu desempenho – ainda que apenas ligeiramente –, será graças aos milhares de profissionais que nos ensinaram essas lições, e não a nós. E, caso você considere a viagem por estas páginas não somente útil mas também agradável, teremos alcançado nossa meta de prestar um atendimento de alta qualidade ao cliente.

– Ron Zemke

PARTE I

OS PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

DO ATENDIMENTO NOTA 10

Prestar um Atendimento Nota 10 – o tipo de atendimento que transmite uma impressão positiva e duradoura aos clientes – consiste em mais do que simples cortesia. Muito mais.

O primeiro fundamento é compreender o que é um bom atendimento – do ponto de vista do cliente. Outras questões imprescindíveis são: saber o que você faz, como faz, o nível de qualidade que seu trabalho deve ter e executá-lo incansavelmente.

Proporcionar um Atendimento Nota 10 é criar uma experiência positiva e inesquecível para cada cliente. Corresponde a suprir expectativas e satisfazer necessidades, de tal modo que você seja visto como alguém com quem é fácil negociar. Significa procurar oportunidades de surpreender e cativar o cliente de um modo único e inesperado.

O cliente a quem você proporcionar tudo isso será seu para sempre. Com o Atendimento Nota 10, todos ganham: ele, a empresa e você.

CAPÍTULO 1

A única regra inquebrável:

para o cliente, você é a empresa

“As relações com o cliente são a parte essencial do seu trabalho, e não uma extensão dele.”

– William B. Martin

Um atendimento de qualidade

Os clientes não fazem distinção entre você e a empresa em que você trabalha. E estão certos. Para eles, você é a empresa.

Eles não sabem o que acontece por trás das portas com o aviso “Somente para Funcionários”. Não conhecem suas áreas de responsabilidade, a definição do seu trabalho nem o que você pode ou não fazer pessoalmente para ajudá-los. E também não se importam com nada disso. Para os clientes, tudo isso é problema seu, e não deles.

A atitude e o foco dos clientes são claros e diretos. “Por favor, me ajude. Quero comprar isto aqui.” “Já pode servir minha comida.” “Resolva meu problema.” “Registre meu pedido agora”. Muitas vezes, a boa ou a má impressão que eles guardam da empresa depende diretamente da experiência que têm com você e do modo como você os ajuda a suprir suas necessidades.

Cada interação entre um cliente e um profissional de atendimento é um momento na cadeia de experiências do primeiro. Se, ao atendê-lo, você cometer um erro em seu elo da corrente, provavelmente estará apagando da mente dele todas as lembranças de bom tratamento que ele possa ter recebido até aquele momento. Caso faça a coisa certa, terá a chance de corrigir as falhas que possam ter acontecido antes que o cliente chegasse até você.

Veja o exemplo de uma viagem à Walt Disney World, a terra onde impera a magia do atendimento ao cliente. Uma amiga nossa esteve lá e decidiu curtir um belo dia de verão no parque Magic Kingdom. Após ter esperado na fila por cerca de 20 minutos para comprar uma casquinha, ela seguiu pela rua lambendo o sorvete com o maior prazer. No entanto, um fato estranho ocorreu. Nossa amiga desviou a atenção da guloseima por um segundo e, quando olhou de volta, viu-se encarando espantada uma casquinha vazia! O que poderia ter acontecido? Uma ousada gaivota dera um rasante e simplesmente lhe roubara o sorvete. Ela ficou perplexa, mas continuou em frente mesmo se sentindo aborrecida com a situação. Segundos depois, foi abordada por um jovem que segurava uma vassoura e uma pazinha. “Com licença, senhora, eu vi aquela ave levar seu sorvete. Infelizmente, isso sempre acontece por aqui. As gaivotas da Disney não têm medo de nada. Será que poderia me acompanhar para eu lhe dar outra casquinha? A sua era de flocos, não?” Nossa amiga ficou de queixo caído. O que poderia ter sido um momento desagradável transformou-se em uma de suas recordações favoritas da Disney, uma lembrança que ela adora compartilhar com os outros.

Assim como o funcionário da Disney, você pode criar ou quebrar uma cadeia de ótimo atendimento e de recordações incríveis. Mas será justo ter uma responsabilidade tão grande? Não. No entanto, isso não tem nada a ver com justiça.

Se a sua atividade tem relação com servir clientes e lidar com o público, a qualidade do atendimento que você presta a todas as pessoas – às gentis e às desagradáveis, às espertas e às de raciocínio lento, às que você gostaria de levar para casa e mimar e àquelas que, em sua opinião, jamais deveriam ter nascido – determina o sucesso da empresa para a qual você trabalha. Resumindo:

Você é a empresa.

DICA: Use eu em vez de eles ou nós. Para o cliente, a empresa começa e termina em você. Empregar a primeira pessoa demonstra que você compreende e assume essa situação: “Eu sinto muito por você ter passado tanto tempo procurando pela seção de roupas femininas. Será que posso ajudá-la a encontrar algo mais?”

Encarnar a empresa:

é imprescindível que você faça isso

Algumas das coisas que você deve fazer para prestar um Atendimento Nota 10 são relativamente simples e fáceis – por exemplo, ser cuidadoso no seu modo de falar.

Outras podem ser mais complexas. Os clientes esperam que você faça com que a empresa funcione para eles, que tenha uma visão global e que seja capaz de responder a suas perguntas, resolver seus problemas e indicar as pessoas certas para cada tarefa.

DICA: Dizer frases como “A política da empresa é...” e “Eles não permitem...” mostra aos clientes que você é apenas um funcionário. Caso se sinta desse modo, nunca será capaz de ajudá-los e poderá ser substituído com facilidade por uma máquina ou pisado como carpete. Você pode evitar situações difíceis com um cliente enraivecido ao se separar verbalmente da empresa, mas planta uma semente de dúvida na mente dele: “Acho que não posso contar com ele para me auxiliar.”

Algo que os clientes querem e de que precisam é mudar sempre. Da mesma forma que a empresa e você também. Como você pode se manter atualizado? Deixe que as três perguntas a seguir guiem seu esforço pessoal em oferecer um serviço cada vez melhor. Não as faça apenas uma vez, mas constantemente. Use as informações que elas apresentam para definir as ações que o ajudarão a prestar um Atendimento Nota 10.

1. O que os clientes esperam de mim e da empresa? Pense sobre as expectativas e necessidades dos clientes. Se você não souber quais são elas, pergunte à sua volta. Os colaboradores mais experientes e com mais tempo de casa poderão lhe dar uma ótima idéia em relação a isso.

2. Como as áreas de apoio – faturamento e expedição, por exemplo – funcionam para atender os clientes? Considere o que você pode fazer para ajudar os diferentes setores da empresa a trabalhar harmonicamente em favor dos clientes. De quem você precisa ao seu lado para auxiliá-lo a colaborar?

3. Quais são os detalhes – as pequenas coisas – que fazem uma grande diferença na satisfação dos clientes? Um Atendimento Nota 10 significa interessar-se pelo que é importante para os clientes. Você sabe o que conta para eles?

O fato de você encarnar a empresa aos olhos dos clientes é o que torna seu trabalho desafiador e compensador. É por meio do seu contato pessoal com eles que a empresa, originalmente abstrata e impessoal, vai ganhando forma e substância. O poder de transformar essa interação em algo mágico e inesquecível está em suas mãos. Fazer com que os clientes voltem depende de você.

A partir de agora, assuma este compromisso:

CAPÍTULO 2

Saiba o que significa o

Atendimento Nota 10

“Os clientes vêem o atendimento em seus próprios termos – idiossincráticos, emocionais, irracionais, definitivos e totalmente humanos. A percepção é tudo!”

– Tom Peters

Guru da administração

Os clientes são exigentes. E têm todo o direito de ser. Hoje em dia, eles contam com mais opções e dispõem de menos tempo do que nunca. Se a empresa em que você trabalha não atender seus desejos nem suas necessidades, se você não interagir com eles de um modo que supra ou supere suas expectativas e se não o fizer rapidamente, eles o abandonarão ou navegarão pela internet para fechar negócio com um de seus concorrentes.

E, se você não tiver clientes, não terá trabalho.

Os pesquisadores são categóricos ao afirmar que custa cinco vezes mais atrair um novo cliente do que manter um antigo. Mas muitas empresas pensam apenas em realizar a venda, e não em construir um relacionamento de longo prazo. Pior ainda: os pesquisadores acreditam que, em algum momento, um de cada quatro clientes fica insatisfeito o bastante para negociar com outra empresa – e realmente toma essa atitude quando encontra uma organização que promete fazer o mesmo que você, porém de um modo um pouco mais compensador. Isso corresponde a 25 de cada 100 pessoas com as quais sua companhia negocia. Mais perturbador ainda é saber que somente uma dessas 25 lhe dirá que está insatisfeita. De fato, talvez você tenha notado por experiência própria como é raro encontrar clientes que conseguem expressar com clareza o que querem. Em geral, eles apenas esperam que você adivinhe – e ficam desapontados quando isso não acontece.

Essa é a razão pela qual as empresas vêm dedicando tanto tempo e dinheiro a atividades como observar os clientes enquanto eles compram, entrevistá-los por carta, falar com eles pelo telefone e encontrá-los pessoalmente. Como mineiros reivindicando o direito a uma mina de ouro que sabem existir em determinado lugar, as organizações modernas colecionam e selecionam cartas de consumidores e cartões de comentários, buscando reclamações e elogios que forneçam pistas do que eles desejam – e de como suas necessidades poderão mudar no futuro.

Por ser um profissional de atendimento, você costuma usar o conhecimento adquirido por sua empresa. Além de contar com outra fonte de informação igualmente importante: seu contato diário com os clientes. Graças à sua própria experiência, você sabe bastante sobre os desejos deles. É capaz de dizer quais são as iniciativas que suprem suas expectativas, as que as excedem e as que os deixam frustrados.

Esse é seu trunfo, a base sobre a qual deve construir seu estilo individual para prestar um Atendimento Nota 10.

Organize-se: os fatores CESAR

É útil usar uma estrutura para combinar o que você aprendeu por experiência própria com as informações transmitidas pela empresa. O esquema que mencionaremos a seguir e do qual gostamos muito foi criado pelo pesquisador de administração e marketing Dr. Leonard Berry e seus colegas da Texas A&M University. Eles descobriram que os clientes avaliam a qualidade do atendimento baseados em cinco fatores:

1. Confiabilidade. A capacidade de cumprir, de modo confiável e exato, o que foi prometido.

2. Empatia. O grau de cuidado e atenção individual que você demonstra aos clientes.

3. Segurança. O conhecimento de causa e a cortesia que você mostra aos clientes e sua capacidade de transmitir sinceridade, competência e confiança.

4. Aparência. A aparência física das instalações, dos equipamentos e a sua própria (e a dos demais colaboradores).

5. Resposta. A boa vontade que você manifesta em ajudar os clientes prontamente.

DICA: A combinação da primeira letra de cada fator – Confiabilidade, Empatia, Segurança, Aparência e Resposta – forma a palavra CESAR. É um modo prático que você tem de se lembrar desses atributos importantes. Tente organizar o que sabe sobre os clientes usando os fatores CESAR. Por exemplo: no arquivo da cliente Cláudia Ribeiro, na frente de Resposta, você pode colocar uma observação lembrando quais são as preferências dela em relação a esse item. Algo como: “Cliente sensível quanto a respostas a telefonemas. Ligar o mais rápido possível.”

É provável que quase tudo o que você faça pelos clientes se encaixe em uma dessas cinco categorias. Pense nestes exemplos comuns:

• Quando atende uma solicitação do cliente a tempo, você demonstra confiabilidade.

• Quando se mostra sensível às necessidades individuais do cliente enquanto soluciona um problema, você demonstra empatia.

• Quando sorri e diz a um cliente “Posso resolver seu problema” e realmente faz isso, você constrói a segurança.

• Quando dedica tempo a fazer com que você e seu ambiente de trabalho estejam apresentáveis, está cuidando da aparência.

• Quando percebe que um cliente está com dúvida em relação a um produto e oferece ajuda e informações, você está lhe proporcionando uma resposta.

Todos esses fatores são importantes para os clientes. Nos próximos cinco capítulos, veremos mais detalhes de cada uma dessas peças do quebra-cabeça do serviço de atendimento, observando como elas se combinam para criar o Atendimento Nota 10.

“As expectativas dos clientes em relação às empresas que prestam serviço de atendimento são bem claras: tenha boa aparência, ofereça resposta, demonstre segurança por meio da cortesia e da competência, mostre empatia. Mas, acima de tudo, seja confiável. Faça o que disse que faria. Cumpra a promessa do serviço de atendimento.”

– Dr. Leonard Berry

Pesquisador, Texas A&M University

CAPÍTULO 3

O Atendimento Nota 10 é:

confiável

“Não se meta a fazer o que está além da sua capacidade, mas esforce-se para cumprir suas promessas.”

– George Washington

Como comandante-em-chefe do Exército Continental da Revolução Americana, George Washington estava consciente de que a vida de milhares de homens e o destino de uma nação emergente dependiam da sua capacidade de discernir o que poderia ou não ser realizado. Ele precisava cumprir seus compromissos. Não podia se dar ao luxo de avaliar mal uma situação.

Como profissional de atendimento ao cliente, você faz parte de outro tipo de revolução: a do serviço. E, apesar de raramente vidas estarem em jogo nesse caso, uma pequena parte do futuro da sua empresa está. E ele é construído toda vez que você fica cara a cara com um cliente. É nesse momento que entra a confiabilidade.

A promessa do serviço de atendimento

Confiabilidade significa cumprir a promessa do serviço de atendimento, fazer o que você diz que fará pelo cliente. Para ele, essa promessa tem três partes distintas: compromissos da empresa, expectativas comuns e promessas pessoais.

• Compromissos da empresa. As empresas fazem promessas diretas aos clientes por meio de propaganda e marketing, correspondência, contratos, garantias de atendimento e políticas públicas acessíveis a todos. Além disso, os clientes esperam compromissos indiretos: promessas que eles acreditam estar implícitas naquilo que a empresa divulga de si mesma e em seus produtos e serviços. Sua expectativa é que ela cumpra obrigações consideradas “padrão” naquele segmento de mercado.

Pense nas expectativas do cliente de transportadoras expressas. A FedEx Corporation, uma empresa internacional dessa área, promete e realiza o rastreamento instantâneo de remessas. Se o cliente quiser verificar se sua encomenda chegará na hora, basta entrar no sistema da empresa. Ele verá, por exemplo, que seu pacote está dentro de um caminhão na avenida XYZ e que estará no destino em aproximadamente 40 minutos. Outras transportadoras não deveriam se surpreender ao ouvir dos clientes: “O quê? Vocês não têm como me dizer onde está minha remessa? Mas vocês estão no ramo de transportes expressos. Precisam ser capazes de fazer isso!” Seja essa realidade justa ou não, a FedEx estabeleceu um padrão que as outras companhias são obrigadas a seguir. Que patamares a concorrência criou para você?

• Expectativas comuns. Os clientes levam para cada negociação de atendimento expectativas baseadas nas experiências que já tiveram com você e com outros profissionais da área. Eles fazem suposições sobre o que você pode ou não fazer a seu favor. O fato de uma de suas expectativas não ser atendida – ainda que você não saiba disso nem tenha sido o responsável direto pela situação – tem um impacto equivalente à quebra de qualquer outra promessa.

Por exemplo, muitas academias de ginástica costumam afixar quadros com o seguinte aviso: “Não nos responsabilizamos por itens esquecidos no vestiário.” Quando os alunos entregam seus pertences diretamente a um atendente, porém, a maioria deles presume que as coisas serão guardadas com cuidado. Designar um responsável pelo armário de roupas e objetos em vez de apenas colocar uma estante em um canto cria a expectativa de segurança, mesmo que haja uma placa dizendo o contrário.

• Promessas pessoais. A maioria das promessas do serviço de atendimento ao cliente parte de você. É você quem as faz quando diz: “Ligarei imediatamente para o senhor quando tiver essa informação.” Ou “A previsão é de que sua encomenda chegue ao destino em duas semanas” ou ainda “Sei qual é seu problema com o computador. Se você baixar esse software, conseguirá resolvê-lo”. Você está assinando essas promessas.

O primeiro passo para criar um Atendimento Nota 10 é saber quais são as expectativas dos clientes. Se você fizer perguntas a eles e a seus colegas e levar as respostas a sério, será capaz de descobrir os detalhes da promessa do serviço de atendimento que eles esperam que você cumpra.

Administrando promessas

A promessa do serviço de atendimento pode e deve ser gerenciada. Sabendo o que os clientes esperam da sua parte, bem como aquilo que eles não desejam ter, você poderá moldar suas expectativas para que se ajustem ao que você realmente pode fazer ou fará por eles. Quando estiver realizando isso do modo correto, você e sua empresa serão confiáveis aos olhos dos clientes.

Imagine que você é um vendedor em uma loja de móveis sob medida. Uma cliente chega procurando uma estante com escrivaninha. Ela nunca comprou esse tipo de produto antes e presume (tem uma expectativa) que você mantém a maioria dos modelos em estoque e que poderá mandar entregar a peça no mesmo dia. Seu desafio é mudar a expectativa dela para adequá-las ao que sua empresa pode fazer para atendê-la.

Você mostra a promessa da empresa – o compromisso com a qualidade – levando a cliente para ver várias estantes com escrivaninha no showroom. Talvez haja até mesmo um display explicando o processo de produção sob medida. Em seguida, reforça a mensagem inicial com um compromisso pessoal: “Nossas estantes personalizadas nos permitem combinar as características ideais para atender suas necessidades com a mais alta qualidade em termos de produção. Se conseguirmos terminar o projeto hoje, em duas semanas poderei mandar entregar sua peça.”

Agora a cliente compreende com clareza a promessa do serviço de atendimento e pode decidir se a qualidade compensa a espera. Se ela realmente precisar da estante naquele dia, situação em que não será possível modificar sua expectativa, pelo menos sairá da loja sabendo a diferença entre um produto feito sob medida e outro produzido em série – e, consciente de que você se importa com sua satisfação, poderá indicá-lo a outras pessoas com base na nova compreensão que adquiriu do que você pode oferecer.

Refazendo promessas quebradas

Algumas vezes, as promessas feitas de boa-fé não podem ser cumpridas. Por mais que tentemos não cometer erros, há obstáculos inevitáveis. Nem tudo o que afeta a experiência do cliente com você está sob seu total controle. O que fazer quando a promessa do serviço de atendimento é quebrada? Sempre que você descobrir que algo assim ocorreu ou quando lhe relatarem um caso desse tipo, o primeiro passo é pedir desculpas. Não perca tempo procurando um bode expiatório – colocando a culpa em si mesmo, na empresa ou no cliente. Admita que algo deu errado e identifique imediatamente as necessidades do cliente. A promessa quebrada causou outro problema? Ou será que proporcionou a você a chance de resgatar sua reputação de confiabilidade?

DICA: Nunca prometa demais só para fechar uma venda. Na economia atual, sensível ao atendimento, a transação não termina nesse momento. Nessa hora ela apenas começa. Confiabilidade significa honrar as promessas feitas e só fazer as que podem ser cumpridas.

Por exemplo, suponha que a compradora da estante com escrivaninha aceite esperar duas semanas pela entrega, mas que logo depois você fique sabendo que haverá um atraso de três dias nesse serviço. Se você não telefonar para a cliente dando-lhe a má notícia, pode ter certeza de que ela ligará para a loja reclamando – e não ficará satisfeita com o atraso.

Caso você tome a iniciativa de avisá-la do contratempo, porém, talvez descubra que isso não é um problema tão grande ou, se a cliente tiver uma reunião importante e precisar da estante em seu escritório naquele dia exato, você poderá lhe emprestar uma peça da loja até que o móvel encomendado chegue. Dessa maneira, você e a empresa parecerão heróis aos olhos dela.

“É impossível garantir tempo bom aos clientes, mas você pode prometer segurar um guarda-chuva sobre eles quando chover.”

– Placa em um centro de serviço telefônico

CAPÍTULO 4

O Atendimento Nota 10 é:

empático

“Quanto mais alta tecnologia há no mundo, mais as pessoas anseiam por um atendimento com um toque pessoal.”

– John Naisbitt

O líder do futuro e Megatendências

Como você sabe, existem clientes dos mais variados tipos e tamanhos – e todos eles levam para a negociação do serviço uma quantidade igualmente substancial de desejos, necessidades, expectativas, atitudes e emoções. Portanto, querem ser tratados como indivíduos. Ninguém gosta de ser visto como um número por um funcionário que os atenda como um robô. O reconhecimento do estado emocional do cliente ajuda você a descobrir o melhor modo de servi-lo com eficiência e profissionalismo.

Pense no tratamento que você daria a esses dois clientes, caso fosse o gerente de banquetes de uma empresa de altíssimo nível:

• Tadeu Tímido entra no escritório da empresa parecendo nervoso e tenso. Está planejando uma festa para comemorar a aposentadoria de um diretor que é seu chefe há 10 anos e, obviamente, ele nunca organizou um evento como esse antes.

• Eliana Exigente tem experiência em promover eventos. O baile de gala anual de um departamento de vendas será a quarta recepção que ela organiza nesse ano. Quando entra no escritório da empresa, Eliana já sabe o que quer. Sua atitude “fique na retaguarda e aceite minhas ordens” não poderia ser mais óbvia.

Como você trataria Tadeu e Eliana individualmente? É importante deixar Tadeu à vontade, empenhar-se em fazê-lo “se sentir inteligente” em relação ao processo de planejamento do evento e seguro do seu apoio:

“Tadeu, pode confiar em mim: estarei com você em cada etapa do processo. Para começar, por que não me fala um pouco mais sobre o evento? Depois vou lhe mostrar o passo-a-passo do planejamento.”

Essa abordagem provavelmente frustraria ou irritaria Eliana, que poderia considerar a explicação amigável e detalhada uma perda do seu valioso tempo. Além disso, ela esperaria que você lhe desse crédito pela eficiência que demonstrou nas ocasiões anteriores:

“Oi, Eliana. Que ótimo poder trabalhar com você de novo. Vejo que já organizou um resumo de tudo o que será necessário. Você sempre facilita tanto meu trabalho! Vou dar uma olhada e ver se tenho alguma pergunta para lhe fazer.”

Compreender os clientes e dar a eles um tratamento individual ajuda você a atender suas necessidades em seu próprio nível.

Empatia x solidariedade

Qualquer que seja o estado emocional dos clientes – cauteloso ou confiante –, é importante para eles que você compreenda o que estão tentando lhe dizer e como se sentem em relação ao atendimento que desejam. Mas, quando as emoções falam mais alto e especialmente quando as coisas estão dando errado, é fácil se deixar envolver pelo universo emocional dos clientes.

Quando reagir às emoções deles, é bom distinguir entre empatia e solidariedade. Ambas têm a ver com o modo como lidamos com as emoções das pessoas. Algumas vezes, esses dois termos são usados como se tivessem o mesmo significado, mas a diferença entre eles é real e importante.

• Solidariedade envolve identificação e até mesmo envolvimento com as emoções do outro. Uma resposta solidária é: “Também estou aborrecido por causa desses arranjos de mesa.”

• Empatia significa reconhecer e afirmar o estado emocional do outro. Uma resposta empática seria: “Compreendo por que a questão com os arranjos de mesa a deixou aborrecida.”

DICA: Quando um profissional de atendimento se identifica com algo ruim que possa ter acontecido ao cliente, há duas vítimas em vez de uma só. Atuando nessa área, você precisa ver com clareza a diferença entre o que se passou e com quem – e trabalhar com o fato para fazer com que as coisas voltem ao normal.

Qual é a diferença?

Responder aos clientes com solidariedade, indignando-se tanto quanto eles, faz com que você embarque em uma montanha-russa emocional que talvez o deixe exausto e fragilizado no fim do dia. O truque é se manter consciente e sensível sem se envolver demais emocionalmente. Reagindo com empatia, você permanece calmo, preserva o autocontrole e somente assim estará em sua melhor forma: capaz e desejoso de ajudar o cliente a suprir suas necessidades e a resolver o problema.

A empatia demonstra ao mesmo tempo seu profissionalismo e interesse e faz com que os clientes se sintam importantes. Máquinas não expressam empatia. Isso é algo que só uma pessoa faz pela outra. Não há substituto para o toque humano que você oferece quando presta um Atendimento Nota 10. É isso que torna o atendimento de alta qualidade tão difícil. Também é o que o faz tão compensador.

“Os clientes não se importam com quanto você sabe, contanto que saibam que você se importa.”

– Digital Equipment Corp.

Departamento de Atendimento ao Cliente

CAPÍTULO 5

O Atendimento Nota 10 transmite:

segurança

“Um atendimento seguro e de alta qualidade limita-se a dois fatores igualmente importantes: interesse e competência.”

– Chip R. Bell e Ron Zemke

Service Wisdom

Em muitas empresas, o desejo de aprimorar a qualidade do atendimento deu origem a muitas horas de “treinamento em sorriso”, como se a chave para satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes envolvesse somente um cumprimento caloroso e uma expressão alegre estampada no rosto. Hoje os profissionais de atendimento sabem que é preciso bem mais do que sorrisos e caras felizes para proporcionar satisfação aos consumidores.

Se ser gentil fosse a solução para tudo, um atendimento extraordinário seria comum, o que obviamente não é o caso. Não cometa esse erro. Cortesia, boas maneiras e educação são importantes – trate seus clientes como lixo e eles transformarão sua vida em um inferno constante. Mas não são substitutos para a competência e a capacidade.

Quando você presta um Atendimento Nota 10, suas ações garantem aos clientes que eles estão negociando com um profissional de atendimento bem treinado e capaz. Eles sabem que podem confiar em você por causa da competência e da segurança que demonstra em seu trabalho.

Hoje em dia, os clientes esperam que os profissionais com quem lidam os tranqüilizem e os façam se sentir à vontade, e para isso é necessário mais do que algumas simples “habilidades interpessoais”. É a combinação de estilo e conteúdo que conquista os tapinhas nas costas e faz com que os consumidores voltem sempre.

Um mau atendimento afasta os clientes

Os profissionais do Atendimento Nota 10 sabem que um serviço inadequado tem conseqüências graves. Um estudo sobre o varejo mostra que os clientes apontam “os vendedores que sabem menos sobre os produtos do que eles” como o principal motivo que os faz migrar das lojas de departamentos para compras on-line ou por catálogo. Outra pesquisa revelou que dois de cada três compradores de carros não voltam à mesma agência para adquirir um novo automóvel. As razões para isso têm pouco a ver com o produto. Estão mais relacionadas a brincadeiras no showroom e ao tratamento desatencioso que os clientes recebem quando levam o carro da família ao local para consertos – é isso que os motiva a procurar outra concessionária na compra seguinte. Hoje em dia, o número de consumidores potenciais que sabem mais sobre os produtos da sua empresa do que você mesmo é maior do que nunca. Chip Horner, vice-presidente da Pfizer Consumer Group em Morris Plains, Nova Jersey, diz o seguinte: “As pessoas têm pesquisado muito mais, acessam a internet e reservam as perguntas mais difíceis para fazer nas ligações telefônicas ou nos e-mails que enviam aos nossos call-centers. Algumas delas são tão complicadas que precisamos estar altamente preparados para o inesperado.”

É por isso que o Atendimento Nota 10 proporciona um impacto tão positivo à sua empresa, aos seus clientes e à sua carreira. Quem presta esse serviço se destaca; por isso, torne-se inesquecível. Combine conteúdo e estilo – o que você faz com o modo como faz – para mostrar aos clientes que é competente e se importa com sua atividade. Assim, transmitirá segurança a eles.

O fator segurança

1. Conhecimento do produto. Os clientes esperam que você conheça as características, as vantagens e os benefícios de qualquer produto ou serviço que sua empresa forneça. O vendedor que precisa ler o manual diante do cliente para descobrir como ligar o aparelho de som dá a impressão de incompetência.

2. Conhecimento da empresa. Os clientes imaginam que os conhecimentos que você detém excedem os limites das suas atribuições específicas. Acreditam que você sabe como sua empresa funciona para que possa levá-los até alguém capaz de atender as necessidades deles, caso elas estejam fora da sua alçada. Você pode ajudá-los a vencer com facilidade e sucesso as dificuldades que eles encontram em seu negócio?

3. Capacidade de ouvir. A expectativa dos clientes é de que você os ouça, compreenda e faça algo em relação às suas necessidades específicas quando as levam ao seu conhecimento. Querem que você formule perguntas pertinentes que os ajudem a informá-lo melhor para que possam cooperar com você de modo eficaz. Esperam que você fique atento e compreenda tudo corretamente para que não precisem repetir a história e que você diga a verdade quando algo for impossível ou não puder ser feito no prazo desejado por eles.

4. Capacidade de resolver problemas. Para o cliente, você deve ser capaz de reconhecer as necessidades dele quando as expressa e combiná-las com os serviços oferecidos pela empresa. Quando as coisas dão errado, a expectativa dele é de que você saiba como resolver tudo – e depressa.

Pontos extras para o estilo

Um check-up realizado por um médico grosseiro, relaxado ou distraído provavelmente não será uma experiência satisfatória para o paciente, não importa a excelência técnica desse profissional. Depois de ter dominado os fundamentos da competência, o que distingue você dos outros é um estilo seguro. Começa com a primeira impressão. Em Contact: The First Four Minutes (Contato: os primeiros quatro minutos), Leonard e Natalie Zunin afirmam que “os primeiros quatro minutos de qualquer contato são um tipo de teste de apresentação”. Em algumas situações do atendimento ao cliente, várias negociações são concluídas nos primeiros 20 ou 60 segundos.

A primeira impressão, porém, é somente o início. No atendimento ao cliente, tudo revela o estilo. O modo como você se veste e se move – e até se realmente se desloca no ambiente ou se fica enfurnado atrás do balcão. Seu jeito de falar. A saudação no seu e-mail. Sua maneira de agir quando não está lidando com os clientes, mas ainda se encontra sob a vista deles. A forma como trata a pessoa que está na frente deles na fila.

Um atendimento confiável, prestado com rapidez e segurança por pessoas instruídas e educadas – o que mais o cliente poderia querer?

“Sempre quis entender a situação antes de me comprometer com algo. O cliente precisa da segurança transmitida por meu compromisso antes de me dar tempo para compreender o problema.”

– Representante de atendimento ao cliente

de um fabricante de semicondutores

CAPÍTULO 6

O Atendimento Nota 10 é:

aparente (tangível)

“Do ponto de vista do cliente, aquilo que ele pode ver, sobre o que pode caminhar, passar por cima; o que pode segurar, ouvir, cheirar, carregar, tocar, usar e até mesmo provar, sentir ou captar é atendimento ao cliente.”

– Programa de treinamento SuperAmerica

É difícil descrever atendimento em termos aparentes, tangíveis. O serviço ao cliente é algo vago, abstrato e escorregadio. Não podemos engarrafar uma ida ao teatro nem uma cirurgia para a retirada do apêndice. Tampouco temos como medir com uma régua os conselhos de um corretor da bolsa ou as idéias de um decorador. Vinte minutos com um médico ou um mecânico não são necessariamente melhores ou piores do que 10 ou 30. O que conta é a qualidade do que é realizado, e não a quantidade de tempo envolvida. Uma das maiores complicações no atendimento está na sua natureza intangível.

Há elementos aparentes e tangíveis antes, durante e depois de cada interação de atendimento que afetam o modo como os clientes julgam a qualidade do serviço que está sendo prestado. Se você atender a solicitação de um hóspede do seu hotel e lhe fornecer orientações sobre como chegar a um restaurante externo, isso é abstrato. Desenhar um mapa é um modo de tornar essa ação aparente e tangível. Ter à mão um mapa pré-impresso com orientações específicas não só é algo concreto como é um Atendimento Nota 10! Uma das chaves para dominar os fundamentos desse tipo de atendimento é compreender a função que as coisas palpáveis desempenham na transformação de um serviço abstrato em um trabalho satisfatório e inesquecível.

Pense no caso de uma saída para jantar:

• Antes de entrar em um restaurante, você o avalia com base em alguns atributos aparentes/tangíveis: o anúncio que viu ou ouviu, a localização e a limpeza do estacionamento onde deixa seu carro. Você sente o aroma de boa comida ou o cheiro de restos de refeições apodrecendo no lixo? O prédio e o terreno em que o restaurante se situa parecem bem cuidados? O letreiro está aceso? É legível?

• Ao passar pela porta da frente, você faz mais julgamentos. A hostess é simpática? O estabelecimento é limpo? (Se não for, você vai realmente comer o que é oferecido ali?) Há algum lugar para deixar guarda-chuvas ou outros objetos? Você consegue encontrar os banheiros ou o telefone sem ajuda?

• Durante a refeição, você analisa outros elementos tangíveis, desde as expectativas-padrão em relação ao cardápio, à louça e aos talheres até itens específicos, como o chapéu que você vê a hostess dar a uma criança ou as bolas de gás distribuídas a um grupo que está comemorando o aniversário de alguém. Você julga a apresentação da comida: sua aparência no prato, o sabor e quanto ela se parece com a foto maravilhosa estampada no cardápio.

• Depois disso, ainda há outros tipos de evidências aparentes para você avaliar. Quando a conta chega, ela apresenta o valor certo, é detalhada e claramente compreensível ou você tem a impressão de que ela comeu mais da sua refeição do que você mesmo? Caso tenha usado o banheiro, notou se ele estava limpo? Se pagou a conta de R$49,05 com uma nota de R$50,00 o garçom traz de troco R$0,95 ou uma nota de R$1,00?

Demonstrando valor

Tudo o que é aparente e tangível ajuda a expressar o valor dos aspectos abstratos das interações de atendimento. Esses elementos são um modo importante de instruir os clientes e ajudá-los a avaliar a qualidade do serviço que você presta. Gerenciando os aspectos palpáveis desses contatos, você dará a eles algo sólido em que ancorar suas impressões.

DICA: Ao ajudar um cliente a avaliar o valor de uma compra, seja um novo aparelho de som, seja um carpete para o quarto, escreva os cálculos em uma folha com seu nome, telefone e e-mail. Ele gostará de guardar isso como referência e se lembrará facilmente de quem prestou um atendimento tão espetacular.

A melhor regra prática em relação aos elementos aparentes que você gerencia é: nunca dê ao cliente algo que você mesmo hesitasse em receber ou que o deixasse constrangido ou irritado. Veja a seguir três maneiras de demonstrar o valor da negociação de atendimento:

1. Orgulhe-se da sua própria aparência, do visual dos produtos que você mostra aos clientes e da sensação provocada por eles. Entregue-os com gentileza em vez de jogá-los sobre o balcão ou deixar que as pessoas descubram os itens que querem pegar e os organizem sozinhas para levá-los. Se você manipular as mercadorias com atenção e cuidado, os clientes o respeitarão e se lembrarão positivamente do que fez por eles.

2. Quando o cliente lhe fornecer nome, telefone ou qualquer outra informação, escreva-a. Isso mostra que você a considera importante. E faça questão de que esteja correta: leia-a novamente para ter certeza de que não contém erros. Hoje em dia, todos se preocupam com quem possui seus dados pessoais. Assegure-se de que os clientes vejam que você os guarda com cuidado.

3. Certifique-se de que as áreas do seu ambiente de trabalho vistas pelos clientes – sobretudo aquelas que eles tocam – estejam limpas, sejam seguras e o mais confortáveis possível.

Quando os clientes descreverem o atendimento prestado por você para amigos, parentes e conhecidos – pessoas que podem se tornar seus próximos clientes –, eles se concentrarão nos elementos aparentes e tangíveis que observaram. Para fazer com que essas pessoas voltem sempre, use esses elementos de modo que reflitam bem sua imagem e a do serviço que você realiza.

“A primeira impressão é a que fica.”

– Provérbio

CAPÍTULO 7

O Atendimento Nota 10 apresenta:

resposta

“Uma rosa no momento certo tem mais valor do que um presente caríssimo dado com atraso.”

– Jim Rohn

Autor e palestrante na área motivacional

O senso de oportunidade – a sensibilidade para identificar o momento propício para a realização de algo – sempre foi importante. Hoje em dia, a ação da resposta, ou o ato de fazer as coisas no momento oportuno, é ainda mais crucial. Olhe em volta e veja quantos negócios foram criados apenas para fazer com que as coisas andem mais rápido:

• Há transportadoras expressas, como a FedEx, que conquistaram sucesso internacional entregando cartas e pequenas encomendas “sem falta, com perfeição, a qualquer hora”.

• A americana LensCrafters promete: “Óculos sob medida em cerca de uma hora.”

• Algumas livrarias, como a Amazon.com, garantem segurança em todas as transações pela internet.

Nos Estados Unidos, os líderes do ramo de serviços de alcance nacional não são exclusivos no mercado da oportunidade. Em todas as cidades há lavanderias que realizam entregas no mesmo dia, revelação de fotos em 55 minutos e serviços bancários automatizados 24 horas. Ao mesmo tempo, cada vez mais fábricas tradicionais estão praticando o gerenciamento Just In Time (JIT), ou “exatamente na hora”, encomendando produtos que chegam a tempo. Algumas vezes “no último minuto”.

As empresas que atendem clientes exigentes em relação a prazos estão em toda parte. O sucesso dessas organizações afeta as expectativas dos consumidores em relação à disposição e à capacidade que você e a sua companhia têm de fazer a mesma coisa. Não surpreende que estejam solicitando prazos cada vez mais curtos e um atendimento mais rápido. Quando vêem outros prometendo rapidez, rapidez, rapidez, também esperam isso de você.

Estabelecendo e cumprindo prazos

Às vezes parece que todo mundo quer que tudo seja feito ao mesmo tempo. Mas é um erro pensar que os clientes só se contentarão com o “agora mesmo”. Por outro lado, permitir-se realizar o trabalho em um prazo confortável demais dará a impressão de que você é lento e que tanto você quanto sua empresa são incapazes de fornecer uma resposta.

Comece descobrindo do que o cliente realmente necessita e para quando. Há uma grande diferença entre “Preciso destas roupas lavadas para usá-las na semana que vem” e “Preciso lavar estas roupas de inverno antes de guardá-las até o próximo ano”. Utilize essas informações para definir um prazo que seja adequado para você e tente fazer com que o cliente o aceite. Noventa por cento das vezes você ouvirá “Está bem”. Se ele não concordar com sua sugestão, vocês poderão definir outra opção juntos. Os clientes apreciam e se lembram desse tipo de resposta a suas necessidades.

DICA: Da próxima vez que tiver dúvida, pergunte ao cliente: “Você precisa disso para quando?” Pode ser que você fique agradavelmente surpreso se ele definir um prazo razoável ou mesmo lhe perguntar: “Bem, para quando pode ser?” Outra vantagem é que essa abordagem dá à pessoa uma sensação de controle e envolvimento. Todos nós nos sentimos mais tranqüilos quando estamos no comando da nossa vida e do que acontece ao nosso redor.

Prazos são importantes, mas foram criados por seres humanos. Quando você diz a um cliente: “Vai ficar pronto amanhã de manhã” ou “Vou colocar no correio hoje”, está criando uma expectativa para ele e estabelecendo um prazo para você mesmo. Seja realista, pois, uma vez criados, os prazos se tornam marcos com base nos quais o cliente medirá seu sucesso ou fracasso. O Atendimento Nota 10 resulta da criação de expectativas de resposta aceitáveis e realistas na mente dos clientes e, assim, do seu cumprimento.

Quando os clientes precisam esperar

O melhor momento para qualquer coisa é aquele que é o melhor para o cliente. A insatisfação, porém, nem sempre é medida em minutos. Ao contrário, ela costuma ser resultado da incerteza. Pesquisas mostram que o aspecto mais frustrante da espera é não saber quando ela vai acabar.

Descubra o que significa uma espera aceitável para os clientes. Um estudo da revista Restaurants & Institutions mostra que, para freqüentadores de fast-food, “rápido” representa cinco minutos ou menos; enquanto para clientes de restaurantes de serviço à la carte, 30 minutos é um tempo aceitável para se aguardar por um prato preparado especialmente para eles. Do mesmo modo, nos negócios a varejo, as expectativas podem variar de acordo com a hora do dia ou a estação do ano. Os clientes estão menos dispostos a esperar por assistência durante sua hora de almoço do que em uma tarde ociosa de domingo. E, com certeza, comparado a outras épocas do ano, o período do Natal tem seu próprio ritmo.

Pense em sua própria experiência como cliente. Nunca teve a sensação de que a pessoa à sua frente na fila estava pagando toda a dívida externa do país com centavos ou que um fabricante de móveis parecia estar esperando que uma árvore crescesse para finalmente fazer as prateleiras que você encomendou? Em situações desse tipo o que o faz subir pelas paredes é a incerteza – “Será que vou ser atendido ainda neste século?” –, e não a espera em si. Como profissional de atendimento, talvez você não consiga contar centavos mais rápido nem fazer com que carvalhos cresçam da noite para o dia, no entanto tem a opção de tornar a espera menos traumática. Reconheça a presença dos clientes que estão aguardando e mantenha-os informados sobre o que está acontecendo. Seja o mais específico possível: “Estou atendendo outra pessoa agora, mas estarei disponível em mais ou menos 15 minutos. Se o senhor quiser dar uma volta por aí, eu o procuro assim que terminar.”

DICA: Tome cuidado especial com o tempo de espera quando os clientes estiverem fora de seu campo de visão, seja do outro lado da linha telefônica, seja em qualquer outra parte da cidade ou em um estado diferente. Clientes que estão longe dos nossos olhos dão muito mais trabalho.

No contato pessoal, o reconhecimento não precisa ser verbal. Nas palavras de um dono de restaurante: “Olhe o cliente nos olhos. Faça com que seus atos expressem o seguinte: ‘Sei que está aí. Estarei com você logo, logo.’”

“Nosso suporte a clientes responde tão prontamente que... Opa, uma ligação, tenho que ir!”

– Anúncio no Mind Spring Internet Service

CAPÍTULO 8

Os clientes estão em toda parte –

do lado de dentro e do lado de fora

“A quem se destina meu trabalho?

Para quem ele é importante?”

– Dun & Bradstreet

Na Dun & Bradstreet, empresa gigante de gerenciamento de dados e pesquisa, todos os funcionários devem responder a essas duas perguntas para identificar os clientes, não importa em que nível eles estejam na hierarquia da organização.

A Dun & Bradstreet reconhece que um ótimo atendimento não acontece só na linha de frente, isto é, com os colaboradores que estão cara a cara com os clientes. O fato de você nunca ver quem compra e usa os produtos e serviços oferecidos por sua empresa não o torna um profissional à parte do serviço de atendimento. De jeito nenhum. Todos têm clientes e todos são clientes.

Há dois tipos básicos de clientes:

1. Clientes externos. As pessoas que compram os produtos e/ou serviços da sua empresa. Elas não fazem parte da sua organização. São a fonte da renda que custeia a continuidade das operações. Sem elas, você não se manteria no negócio por muito tempo.

2. Clientes internos. São os seus parceiros, as outras pessoas que trabalham para a organização. Eles também são seus clientes: não importa se ficam em um local diferente em seu prédio, em outro estado, na mesa ao lado nem se dependem de você e da sua atividade para concluir a deles (e até podem ter seus próprios clientes).

Há um vínculo muito estreito e consistente entre a maneira como os clientes internos são tratados e como os clientes externos percebem a qualidade do atendimento prestado pela empresa. Benjamin Schneider, professor de Psicologia e Administração da Universidade de Maryland, conhecido por suas pesquisas sobre “como as pessoas fazem o lugar”, observa que, invariavelmente, o compromisso de servir os clientes internos se revela aos clientes externos e que é quase impossível prestar um bom atendimento a estes últimos se a organização não estiver atendendo muito bem seus próprios colaboradores. Sem o compromisso com a alta qualidade do Atendimento Nota 10, a interação com o cliente final com certeza sofre.

Identificando os clientes

Vários anos atrás, um homem chamado Jan Carlzon liderou uma espetacular reviravolta que levou sua empresa, a Scandinavian Airlines System (SAS), de um prejuízo de US$8 milhões a um lucro bruto de US$71 milhões em menos de dois anos. Ele não se valeu de novos recursos de propaganda nem de um truque contábil engenhoso. Apenas estimulou o foco inabalável no cliente em todos os níveis dessa companhia aérea. Parte desse foco envolvia mudar o modo como as pessoas dentro da empresa interagiam entre si.

A intenção de Carlzon era transformar a SAS na companhia aérea preferida de quem viaja a negócios. Para isso, acreditava que cada um dos colaboradores deveria se concentrar no atendimento ao cliente. Mas sabia que nem todos eles tinham contato direto com o público externo, os passageiros. De fato, uma parcela significativa dos funcionários da SAS só atendia clientes internos.

• Os funcionários da manutenção faziam com que as equipes de terra e os pilotos mantivessem os vôos sem atrasos.

• A equipe de catering provia os aviões de bons estoques de comida e bebida para que os comissários de bordo pudessem fornecer alimento e conforto aos passageiros.

• Os gerentes precisavam fazer todo o possível para atender os colaboradores da linha de frente para que eles, por sua vez, servissem bem os passageiros.

Para se assegurar de que todos soubessem qual era sua posição na nova SAS, Carlzon forneceu uma descrição de atendimento simples e universal: “Se você não estiver atendendo o cliente, sua tarefa é servir quem esteja fazendo isso.” Isso dizia a todos, do pessoal da linha de frente à diretoria, que a empresa só poderia sobreviver se eles trabalhassem juntos priorizando os passageiros. Também definia o foco comum dos esforços: o atendimento.

Clientes internos

É fácil reconhecer clientes externos. Algumas vezes, porém, é difícil identificar os clientes dentro da própria organização. Pode ser que você não os veja. Talvez não saiba de modo exato o que acontece com seu trabalho depois que ele sai da sua mesa. Quem sabe, as mesmas pessoas que você serve também o atendam. Em uma empresa, o relacionamento entre o profissional de atendimento e o cliente pode mudar a toda hora.

DICA: Em sua empresa, todo colaborador que se beneficia do seu trabalho é seu cliente – portanto, seu cliente é aquele que sofre quando seu desempenho é fraco. Pense no dia em que você faltou. Quem foi afetado por isso em sua equipe? Aquela pessoa é seu cliente interno.

Se, por exemplo, sua função for anotar pedidos no call-center, você está atendendo diretamente clientes externos, mas também os internos. Quem centraliza essas solicitações? O que acontece quando faltam informações importantes nessas requisições ou quando há erro no processo de armazenamento desses dados? O impacto do que você faz ou deixa de fazer afeta tanto os clientes externos, que podem não receber a encomenda, quanto os internos, pois eles precisarão lidar com a reclamação quando for constatado que o produto não chegou ao consumidor.

DICA: Quando identificar os clientes, fale com eles sobre o que apreciam e não apreciam no atendimento prestado por você. Use esse feedback para melhorar a qualidade do seu trabalho.

Os clientes estão em toda parte, tanto dentro quanto fora da empresa. Sua tarefa é identificá-los, saber do que precisam e como lhes oferecer isso. Ao executar essas ações de um modo que maximize a satisfação deles, você estará criando o sentimento de trabalho em equipe e de camaradagem que faz com que as empresas prosperem.

“Se você não estiver atendendo o cliente, sua tarefa é servir quem esteja fazendo isso.”

– Jan Carlzon

CAPÍTULO 9

Os 10 pecados mortais do

atendimento ao cliente

“Você faria negócios consigo mesmo?”

– Linda Silverman Goldzimer

“I’m First”. Your Customer’s Message to You

Todos nós temos nossas implicâncias, aquelas pequenas coisas que nos irritam a ponto de nos fazer perder a cabeça. Na infância, era divertido e engraçado descobrir o que tirava nossos irmãos do sério e usar isso para provocá-los. Como adultos, reconhecemos que alguns hábitos e comportamentos idiossincráticos não são somente símbolos de má educação como também podem deflagrar problemas sérios, especialmente no trabalho.

O Atendimento Nota 10 é uma filosofia positiva e abrangente. Saber o que não fazer, porém, faz parte do bem servir. É impossível adivinhar tudo o que pode ferir o cliente. No entanto, há coisas que irritam quase todos nós quando estamos do outro lado do balcão. Evite esses fatores de aborrecimento.

Aqui estão 10 “pecados” que você não deve cometer: atitudes que alguns prestadores de serviço adotam e que, segundo os clientes, mais os contrariam. Embora a lista seja fundamentada em pesquisas com clientes e profissionais de atendimento e em nossa própria experiência como consumidores, também nos baseamos no livro At America’s Service (A serviço da América), do Dr. Karl Albrecht.

10 pecados que você pode evitar

1. “Não sei.” Uma pesquisa realizada em Washington D. C. revelou que o principal motivo que leva os clientes de varejo a migrar para as compras on-line ou por catálogo é a falta de conhecimento que os vendedores das lojas demonstram em relação às mercadorias. Os clientes esperam que eles saibam alguma coisa sobre os produtos e serviços que estão oferecendo. Caso você não seja capaz de responder às perguntas dos consumidores, em vez de dizer apenas “Não sei”, acrescente à frase estas três palavras essenciais: “Mas vou descobrir.” Isso fará uma enorme diferença.

2. “Não estou nem aí.” Os clientes querem que você dê importância à tarefa de atendê-los. Eles valorizam o fato de você ter orgulho do que faz, pois assim se sentem mais seguros de que realizaram uma boa escolha ao negociarem com você. Quando sua atitude, conversa ou aparência deixa claro que você preferiria estar em outro lugar, eles também passam a desejar a mesma coisa.

3. “Não quero ser perturbado.” Atos falam mais alto do que palavras. Acredite. Se sua conversa com um colega ou um telefonema particular for mais importante do que os clientes ou se você ignorar alguém que estiver tentando chamar sua atenção, a pessoa ficará irritada, e com razão.

4. “Não vou com a sua cara.” Os clientes são sensíveis a atitudes que expressem, sutil ou abertamente, o seguinte recado: “Você é chato demais, suma!” E ninguém gosta de ter um contato com um profissional de atendimento que seja hostil. Quanto mais agressivo e irritante for seu comportamento, mais difícil será para o cliente esquecê-lo.

5. “Sei tudo.” Aparecer com a solução um momento antes de o cliente ter terminado de explicar o problema que ele está enfrentando ou de fazer a pergunta significa que você está forçando a barra. E isso também acontece quando tenta pressioná-lo a tomar a decisão de comprar o que sua empresa está vendendo. O conhecimento é uma ferramenta para atender melhor as pessoas, e não um chicote para bater nelas até que se submetam.

6. “Você não sabe nada.” Não há perguntas burras, apenas respostas idiotas. Quando você interrompe ou censura os clientes de modo rude por eles manifestarem uma idéia confusa ou errada do que precisam ou do que você pode fazer, está batendo a porta na cara deles. Da próxima vez, eles buscarão outra porta que se abra para seus negócios.

7. “Não queremos pessoas do seu tipo aqui.” O preconceito, assim como os clientes, existe em diferentes tamanhos, formas, idades, cores, etnias, níveis educacionais e em qualquer outra característica que você queira citar. Seja qual for a classe ou categoria a que pertença, porém, cada cliente é uma pessoa que deseja (e merece) ser tratada com cortesia e respeito. Você atende melhor os que vestem terno e gravata do que os que usam jeans e camiseta? Presume que os mais velhos não sejam capazes de compreender questões complexas ou que os mais jovens não estejam seriamente interessados em comprar algo? Suas atitudes se expressam de modos que você pode nem mesmo suspeitar.

8. “Não volte mais.” O propósito do bom atendimento é convencer os clientes a retornar sempre. O jeito mais fácil de desestimulá-los é mostrar por palavras ou atos que eles são um estorvo do qual você adoraria se livrar de uma vez por todas. Agradecer aos clientes por sua fidelidade e presença constante constrói um relacionamento que pode crescer e amadurecer.

9. “Eu estou certo, e você, errado.” Uma das armadilhas mais fáceis (e mais humanas) em que você pode cair é discutir com um cliente por algo que, na realidade, seja mais uma questão de orgulho pessoal ou de melindres do que de atendimento profissional. Os clientes nem sempre têm razão, claro, mas não custa nada dar a eles o benefício da dúvida.

10. “Apresse-se e espere.” Hoje, o tempo ou a falta dele, mais do que qualquer outra variável, é a obsessão número um das pessoas. Ninguém quer perder um minuto esperando que algo aconteça. E ninguém quer ser forçado a tomar uma decisão apressada da qual poderá se arrepender. Respeite o tempo do cliente e você será respeitado.

“Regras de Michael Baber para o atendimento ao cliente:

• Faça com que o cliente sinta que você o ouve.

• Faça com que o cliente sinta que você o compreende.

• Faça com que o cliente sinta que você gosta dele.

• Faça com que o cliente sinta que você o respeita.

• Faça com que o cliente sinta que você o está ajudando.

• Faça com que o cliente sinta que você o aprecia e respeita.”

– Michael Baber

Integrated Business Leadership Through Cross Marketing

CAPÍTULO 10

O cliente é sempre... o cliente

“Nossa política:

Regra 1: O cliente tem sempre razão!

Regra 2: Se o cliente estiver errado, leia a regra 1.”

– Leiteria Stew Leonard’s

Norwalk, Connecticut

Talvez você já tenha ouvido essas frases, que foram inscritas em uma rocha de mais de duas toneladas na entrada da Stew Leonard’s, a maior e mais lucrativa leiteria do mundo.

Mas elas estão erradas.

Então, por que os dirigentes dessa empresa dão um destaque tão grande a essas regras já na porta de entrada da companhia? Porque cada um de seus colaboradores sabe, vive e respira a verdade que está por trás daquele slogan: “Os clientes nem sempre estão certos. Ainda assim, são nossos clientes.”

Certo e errado

O cliente nem sempre tem razão. Você sabe disso. Todos nós sabemos disso. De fato, estudos realizados pela TARP, uma das maiores empresas de pesquisas de mercado dos Estados Unidos, prova essa afirmação. A TARP descobriu que são os próprios clientes que causam cerca de um terço dos problemas nos produtos e serviços dos quais eles se queixam. Confiar cegamente neles ou agir como se acreditasse que estão sempre certos pode ser prejudicial tanto para eles quanto para você.

Cuidado: pensar que “o cliente tem sempre razão” pode impedir a solução do problema e a orientação adequada do consumidor. Sem admitir a existência do erro, você não será capaz de corrigir uma falha ou uma interpretação equivocada por parte da pessoa. Muitas vezes, quando os clientes criam dificuldades ou acreditam no que não é verdade, é porque ninguém lhes ensinou algo diferente. Estamos tão familiarizados com os produtos e serviços que oferecemos que nos esquecemos de que há muito a aprender sobre eles e quanto devemos ajudar as pessoas nessa tarefa.

Talvez o maior perigo quando se pensa que “o cliente tem sempre razão” seja situar os profissionais de atendimento um nível abaixo do consumidor. Essa linha de pensamento declara: “Você não é pago para pensar nem para fazer perguntas. Apenas sorria e faça tudo o que o cliente mandar.” Não surpreende que, em tais situações, esse serviço comece a parecer trabalho escravo: “Bom dia, meu nome é Isadora. Serei sua escrava pessoal esta manhã.” Uma péssima disposição mental.

Por fim, apegar-se cegamente à idéia de que o cliente tem sempre razão significa que, quando algo dá errado – o que acontece mais cedo ou mais tarde –, é você quem deve ter pisado na bola. É claro que você sabe que isso não é verdade. Se estiver atrás do balcão em uma loja do McDonald’s e alguém lhe pedir um McLagosta e uma garrafa de McChampanhe, não há dúvidas sobre quem está equivocado e quem está certo. No entanto, isso também é irrelevante. Sua tarefa é administrar o contato de tal maneira que a pessoa continue a ser um cliente. Por exemplo: “Estamos ‘McEmFalta’ desses dois itens, mas nosso cardápio oferece outras ótimas opções.”

Por que estamos aqui

O cliente é seu único motivo de trabalhar nessa área. Saber que ele é sempre um cliente (e não um problema, um inimigo ou a cruz da sua vida) ajuda a concentrar os esforços na direção certa: mantê-lo. A meta de toda negociação é e deve ser satisfazer e cativar os clientes para que eles voltem sempre em busca de mais.

Como profissional de atendimento, você tem o poder de fazer com que isso aconteça – basta ser esperto e agir com inteligência. Precisa saber mais do que os clientes sobre os produtos e serviços que fornece. Deve ser sensível ao fato de que eles, assim como os profissionais de atendimento, são pessoas como quaisquer outras, com falhas e sentimentos humanos. Quando estiverem errados, seu papel é usar as habilidades que tem para ajudá-los a fazer a coisa certa, sem constrangimento nem culpa.

Três modos de fazer com que os clientes acertem

1. Presuma a inocência. “Culpado até que se prove o contrário” não funciona bem com o cliente. Só porque o que ele diz parece errado, não suponha que seja realmente. Pode ser que ele esteja explicando mal aquilo que deseja ou que tenha recebido orientações incompletas ou equivocadas. Escolha suas palavras com cuidado:

“Entendo o que aconteceu. Este disco é um CD-R, não um CD-RW. Os dados só podem ser gravados nele uma vez, e não várias vezes. Bem, podemos fazer o seguinte...”

2. Procure oportunidades para ensinar. Que informações os clientes poderiam ter recebido antes do mal-entendido? Faça com que eles as obtenham agora.

“Agradeço por ter me alertado sobre isso. A informação de que você precisa está aqui na caixa, mas eu entendo como é difícil achá-la debaixo de tantos papéis. Vou dar uma olhada em tudo para ver se consigo evitar outras surpresas.”

Ou:

“Sinto muito por você não estar satisfeito com seu porta-comprimidos. Mas preciso lhe dizer uma coisa: você deve puxar a tampa do recipiente para trás e depois girá-la para a direita, pois é assim que as pílulas saem. De qualquer forma, posso devolver seu dinheiro sem problemas, caso esse seja realmente seu desejo.”

DICA: É impossível ensinar algo a clientes irados. Quando estressados e furiosos, eles não aceitam facilmente orientações do tipo “Sabe, o senhor poderia ter evitado tudo isso se tivesse se lembrado de...” Dar uma orientação no momento errado é a melhor maneira de aumentar a raiva deles. Procure meios de evitar que eles se sintam envergonhados quando tiverem cometido um erro ou compreendido mal alguma coisa.

3. Acredite no cliente. Às vezes você descobre que, quando pensou que o cliente estava totalmente errado, ele afinal tinha razão ou, pelo menos, estava certo em parte. Ele pode, por exemplo, não ter explicado direito o problema ou a queixa, e, caso você o tenha tratado mal, acabará sendo obrigado a se humilhar e a pedir desculpas. O ponto-chave do Atendimento Nota 10 é manter intacto o relacionamento com o cliente. Quando você não tiver certeza, dê a ele o benefício da dúvida.

“Vamos pegar o folheto da propaganda para verificar o preço que você viu para este modelo. É verdade... aqui está. Você tem razão. Obrigado por ter me mostrado isto. Vou dar um jeito de corrigir os preços nas prateleiras para que todos saibam qual é o modelo que está em promoção.”

Vantagem injusta

E o que dizer dos clientes que tentam usar seus próprios padrões de atendimento contra você e obter algo de graça ou uma vantagem a que não têm direito? Primeiro, é importante reconhecer o fato de que clientes verdadeiramente desonestos são raros. Mas existem. Muito mais comuns são os que discordam de você em relação ao que é verdade e ao que é justo.

Como definir a diferença entre atos legítimos e atos fraudulentos por parte de um cliente? Recomendamos a política “Três Golpes e Você Está Fora”, aplicada por Stuart Skorman, presidente do Empire Video em Keen, New Hampshire. Na primeira vez que um cliente e um balconista discordam quanto a um vídeo ter sido devolvido no prazo, o funcionário é orientado a dizer: “O erro deve ter sido nosso.” Na vez seguinte, ele repete a mesma frase. Mas na terceira ocorrência, quando a credibilidade do cliente terá se esgotado, a multa pelo atraso é cobrada.

“Não solucione a reclamação. Solucione o problema.”

– Ditado japonês

PARTE II

OS SEGREDOS DO

ATENDIMENTO NOTA 10

Um atendimento extraordinário é uma colcha de retalhos de ações individuais importantes aos olhos do cliente. A maioria delas é relativamente fácil e simples de dominar. Associadas, elas transformam esse serviço em algo de fato inesquecível.

Seu modo de escutar e compreender o cliente e responder a ele, a maneira como antecipa suas necessidades, sua forma de lidar com o contato pessoal, seu jeito de usar o telefone, as palavras que coloca no papel, a atitude de agradecer àquele indivíduo por estar negociando com você – tudo isso contribui para a avaliação que ele faz do seu desempenho.

Quando combinadas da forma adequada e aplicadas com habilidade, essas ações contribuem para a prestação de um serviço extraordinário. É como se você dissesse: “Vou lhe dar um Atendimento Nota 10!”

CAPÍTULO 11

A honestidade é a única política

“Um homem tem sempre dois motivos para fazer alguma coisa – o bom e o verdadeiro.”

– J. P. Morgan

Financista

Quando se trata de atendimento ao cliente, a honestidade não é a melhor política – é a única. Mentir ou dar indicações erradas causa, invariavelmente, problemas muito maiores do que olhar a pessoa nos olhos e dizer algo desagradável, porém necessário naquele momento.

Há dois bons motivos para encarar o cliente e dar a má notícia.

Primeiro, as histórias da carochinha sempre acabam sendo desmascaradas, e muitas vezes do modo mais surpreendente. Nosso sócio, Tom Connellan, conta o episódio de um balconista de uma empresa de remessas (vamos chamá-lo de Walter) em Michigan que descobriu um modo astucioso – e que, na sua opinião, jamais seria descoberto – de tirar os clientes do seu pé. Todas as manhãs, ele levava três jornais para o trabalho. Enquanto os lia com a maior atenção, ia fazendo um círculo em volta das notícias sobre desastres e problemas com meios de transporte – descarrilamentos e acidentes de trem, nevascas impedindo o deslocamento de veículos, greves de caminhoneiros e outras coisas do gênero.

Assim, durante o resto do dia, a qualquer hora que um cliente ligasse queixando-se de que uma remessa prometida não havia chegado, Walter o colocava em espera, passava o dedo pelos jornais até encontrar um incidente compatível, voltava a falar com a pessoa e dizia: “O senhor soube que um trem ficou parado perto da entrada da cidade na noite passada por causa da nevasca? Não? Bem, isso aconteceu, e tenho informações seguras de que sua encomenda estava nele. Gostaria de ajudar, mas não posso fazer nada em relação a desastres naturais.”

O truquezinho de Walter funcionou bem ao longo de um ano, até que um cliente começou a investigar as coisas, suspeitando do fato de que três das cinco remessas que devia receber tivessem sofrido um “desastre natural”. Para encurtar a história: ele descobriu o que Walter estava fazendo, incluiu o nome dele e o da sua empresa na lista de “fornecedores desonestos” e escreveu uma carta irada ao presidente da companhia. É preciso perguntar que tipo de desastre natural aconteceu com esse funcionário?

A segunda razão para ser correto com os clientes é que – surpresa! – eles respeitam a honestidade. Claro que não é nada divertido avisá-los de que há um problema ou que a data de entrega que eles têm em mente é inviável. Quando isso for necessário, porém, deixe claro que fará tudo o que estiver ao seu alcance para resolver as coisas. Os clientes acabarão por admirá-lo como uma pessoa honesta e confiável que sempre lhes dirá a verdade, não importa o que aconteça.

Judith Martin, também conhecida como Senhorita Boas Maneiras, por personificar a “Alta Sacerdotisa da Etiqueta” na revista Frequent Flyer, conta um caso interessante envolvendo dois vôos em companhias aéreas, ambos atrasados por causa do mau tempo. Ela os relatou do seguinte modo para os leitores da publicação:

“Em um deles, a tripulação pouco fez para manter os passageiros a par da situação do vôo, além de responder de má vontade a quem solicitasse travesseiros, cobertores, bebidas, etc. No outro caso, a tripulação pediu desculpas pelo atraso, forneceu orientações aos passageiros sobre como resolver problemas em relação a horários, manteve todos informados e fez o possível para tornar tudo menos desagradável.”

Que grupo de passageiros acreditou que a tripulação estava realmente fazendo o que podia para que eles chegassem a seu destino? E que companhia aérea a Senhorita Boas Maneiras escolherá da próxima vez que viajar de avião?

Faça por si mesmo também

Há, na verdade, uma terceira razão para ser sempre honesto com os clientes: o modo como você se sente em relação a si mesmo. Uma amiga nossa trabalhava para uma rede de vendas pela televisão que acabou fechando. Ela era a supervisora do serviço de atendimento a clientes contrariados. Quando eles ligavam para dizer que a mercadoria que haviam adquirido estava com defeito, sua tarefa era acalmá-los com panos quentes do tipo “sinto muito”e “pedimos desculpas”.

O problema era que a maioria dos produtos que a empresa vendia era de segunda linha, itens que todos na organização sabiam ter um pequeno defeito. Nossa amiga atuava como uma “cúmplice” responsável por acalmar os poucos clientes suficientemente corajosos para se queixar das mercadorias. A empresa, disseram-lhe logo de cara, contava com o fato de que apenas 4% dos consumidores insatisfeitos reclamam quando recebem um produto ou serviço de qualidade inferior.

Ela devolvia o dinheiro aos clientes que apresentavam queixas? Claro que sim. A empresa estava disposta a comprar o silêncio dos poucos que enfrentavam seus sistemas de reclamações e reembolso. Ela fazia com que eles se sentissem melhor? Sem dúvida. Pelo menos, ali estava alguém para ouvi-los.

Ainda assim, nossa amiga se demitiu após seis meses. Por quê? Ela esclarece: “Porque eu não suportava fazer parte de uma operação que estava explorando as pessoas de modo intencional.”

DICA: O modo como você se sente em relação ao seu trabalho é tão importante para sua auto-estima quanto o sentimento que você tem como pai, mãe, cônjuge ou amigo. Não vale a pena mentir por trabalho nenhum – não há salário que pague o mal-estar provocado pela atitude de tratar outro ser humano de forma enganosa. Talvez o melhor motivo para ser honesto com os clientes seja o fato de que, com isso, você está sendo honesto consigo mesmo.

“Os que faltam com a verdade nas pequenas coisas não merecem confiança naquilo que é importante.”

– Albert Einstein

CAPÍTULO 12

Todas as regras foram feitas

para serem quebradas

(inclusive esta)

“As regras existem para nos servir, e não para nos escravizar.”

– Axioma de um programador de softwares

As regras estão em toda parte, tanto as formais – como leis e políticas do tipo “Não ultrapasse o sinal vermelho” e “Devoluções de mercadorias só serão aceitas com a apresentação da nota fiscal” – quanto as informais, ensinadas pelo costume e pela experiência: “Quando esbarrar em outra pessoa, diga ‘Desculpe’” ou “Saia mais cedo quando for a algum lugar de carro na hora do rush”.

Na realidade, as regras deveriam compartilhar um único propósito: fazer a vida fluir com mais facilidade, eficiência, organização e ordem. Às vezes chamamos esse propósito de espírito da lei. Mas as normas nem sempre atendem esse espírito. De fato, há situações em que elas trabalham contra o que estamos tentando realizar. Por isso é importante que os profissionais do Atendimento Nota 10 compreendam as regras que direcionam seu desempenho.

Regras x suposições

Estamos tão acostumados às regras que, às vezes, quando não sabemos a resposta ou não nos sentimos à vontade para tomar nossas próprias decisões, somos tentados a criar algumas delas para preencher a lacuna. Ou, no estresse do momento, podemos usar uma norma pertinente a outro contexto, mas que pareça se adaptar àquela situação.

Imagine, por exemplo, que você é o novo caixa de uma loja. Um cliente se aproxima e lhe pede que o deixe fazer um cheque com um valor de R$20,00 a mais do que o da compra e receber o troco em dinheiro. Você não conhece a política da empresa em relação a isso e não há ninguém por perto para perguntar. Qual é sua atitude?

• Supõe que aceitar cheques acima do valor seja contra as regras da empresa e diz não.

• Usa uma regra da última empresa em que trabalhou e permite que o cliente faça um cheque de R$5,00 ou R$10,00 a mais.

As duas opções são tentadoras porque lhe dão o controle da situação e evitam que você precise dizer: “Meu Deus, não sei se devo fazer isso.” Mas é natural não conhecer todas as regras. Um dos melhores meios de aprender no trabalho é não saber e descobrir as respostas, para você e para o cliente. Em vez de imaginar que haja uma norma que o obrigue a dizer não, encontre um modo de dizer sim.

Uma amiga nossa se lembra de um episódio interessante que viveu durante uma viagem de negócios. Ela estava trabalhando muito naqueles dias e, numa noite, voltou faminta ao hotel, pois não havia tido tempo de almoçar. Passou os olhos pelo cardápio do serviço de quarto, mas, não se sentindo atraída por nada, ligou para a cozinha e perguntou se eles poderiam servir um peito de frango cozido e uma pequena salada.

– Não estou vendo isso no cardápio – respondeu o garçom encarregado do serviço de quarto.

– Não está mesmo – ela retrucou. – Mas é o que eu gostaria de comer. Você pode pedir para mim?

Silêncio. Depois, de novo:

– Bem, não está no cardápio.

Resumo da ópera: ela acabou sem comida naquela noite. Mas, desde então, o pessoal de serviço de quarto em vários hotéis tem aceitado pedidos semelhantes de muito boa vontade. Adivinhe que estabelecimento ela diz às pessoas para evitar naquela cidade?

Regras vermelhas x regras azuis

As regras importantes são aquelas que garantem a segurança pública ou refletem a experiência que mostra quais erros têm conseqüências catastróficas. Outras, porém, são simplesmente hábitos e costumes “esclerosados”, sistemas que se tornaram inflexíveis com a idade e assumiram uma rigidez que não deveriam ter.

Na área da saúde, algumas organizações que conhecemos explicam aos funcionários que há dois tipos de regras: as vermelhas e as azuis. As regras vermelhas são as que não podem ser quebradas e existem para proteger a vida e o bem-estar dos pacientes – por exemplo, não fumar no interior das instalações. As azuis servem para fazer com que a experiência no hospital flua melhor, tanto para os doentes quanto para as equipes que os atendem. Por exemplo, quando chegam, os pacientes devem ser primeiro registrados no departamento de internação e só depois receber atendimento.

Os profissionais de saúde devem, necessariamente, saber quando uma regra azul – como “preencha os formulários de internação antes do atendimento” – deve ser ignorada. Os papéis podem esperar em determinadas situações que ocorrem, por exemplo, no pronto-socorro, como no caso de uma gestante que chegue em trabalho de parto.

Você conhece as regras vermelhas e as azuis da sua empresa? Regras vermelhas podem ser estabelecidas pelo governo na forma de leis e regulamentos ou pela administração de uma companhia. As regras azuis podem ser criadas a partir de políticas de departamentos ou de experiências passadas. Você precisa compreender sua origem e a razão pela qual elas existem. Mais importante, tem que saber explicá-las aos clientes para que eles, por sua vez, entendam por que você está fazendo o que faz.

DICA: Pode haver discordâncias em sua empresa quanto à seleção de regras vermelhas e azuis. Tudo bem. Um fruto importantíssimo dessa discussão é, acima de tudo, aprender por que uma regra é uma regra. Por exemplo, alguns funcionários de uma grande companhia de seguros ficaram contrariados quando descobriram que o uso de softwares pessoais, assim como de protetores de tela e jogos nos computadores, violava uma regra vermelha – na verdade, uma falha passível de demissão. Após um diálogo eletrônico com o setor de informática sobre a razão dessa norma, a maioria dos colaboradores concordou que havia perigo de contaminação do sistema com vírus. Agora essa regra específica faz sentido para todos na empresa.

Quebrar regras x contornar regras

Conheça seus limites. Se você acha que deve fazer uma exceção, mas não tem certeza disso, pergunte a um colega mais experiente, a seu supervisor ou a seu gerente.

Sem regras formais e informais, o serviço se tornaria caótico e os clientes nunca saberiam o que esperar.

Somente porque você pensa que quebrar ou contornar uma regra específica não terá efeitos devastadores, isso não significa que não a deva levar a sério. Informe-se sobre a natureza da norma em questão, sobre sua razão de ser, sobre as conseqüências de ignorá-la e depois ajude o cliente a fazer o sistema funcionar.

“A exceção confirma a regra.”

– Provérbio do século XVII

CAPÍTULO 13

Construindo a confiança em um mundo

inseguro e desconfiado

“Por muitos anos, dissemos aos clientes que somos dignos da sua confiança. Depende de cada um de nós conquistar dia a dia a confiança e o respeito deles.”

– Dan Cannon

Vice-presidente sênior de alimentos da Walmart

A verdade é o padrão mais alto para o atendimento ao cliente. É a isca que faz com que ele sempre volte. A fé que ele tem em sua palavra e a confiança que deposita em suas promessas são o que salva você nos tempos difíceis, quando tudo parece estar dando errado. Se tiver feito promessas no passado e as tiver cumprido, o cliente confiará em você quando uma situação boa se tornar difícil e, depois, ainda pior.

A confiança dele cresce lentamente, se desenvolve por certo período e consiste em uma sucessão de experiências positivas. Ela pode ser destruída por uma única falha, assim como pode ser fortalecida por um único ato inesquecível.

A justiça é um dos fatores mais importantes na construção da confiança: “Aja de um modo que considero injusto e perca-me para sempre como cliente.” O que ele entende por justiça? Isso costuma variar de pessoa para pessoa, mas em geral ele se sente tratado de forma justa quando:

• Obtém o resultado que esperava, isto é, recebe o que pediu.

• O processo de conseguir o que queria fluiu sem problemas.

• Você cumpriu suas promessas: se garantiu que ligaria até o fim do dia, fez exatamente isso.

• Você o atendeu com ética, sem truques e sem usar um comportamento desonesto.

• Você reconheceu seus desejos específicos, caso tenham existido.

• Seus interesses foram postos acima da conveniência da empresa.

Exemplo

São cinco da tarde de sexta-feira. A Senhora Impulsiva liga para a agência de viagens onde você trabalha. Ela tem que estar em outra cidade no dia seguinte ao meio-dia. Você avisa que vai ser difícil e que pode sair caro, mas diz que fará todo o possível para atendê-la. Uma hora mais tarde, tendo nas mãos uma passagem da classe econômica para o vôo das seis da manhã, você liga para ela com a notícia.

Pergunta

Da próxima vez que a Senhora Impulsiva tiver que viajar e precisar contar com alguém confiável, para quem você acha que ela ligará?

Como se constrói a confiança?

A confiança se estabelece lentamente, ao longo do tempo e por meio de experiências positivas. Porém, há atitudes que você pode tomar para apressar sua construção.

• Comunique-se com o cliente o tempo todo. “Senhora, está em cima da hora, não sei se vai ser possível, mas continuo fazendo o melhor que posso.”

• Desenvolva a abertura. “Boas notícias! Precisei pedir um pequeno favor e depois tive que correr para marcar sua passagem. Mas, se a senhora conseguir embarcar no vôo das seis da manhã, teremos alcançado o objetivo.”

• Seja caloroso. “Espero que se divirta muito. Sei que sua filha vai ficar muito feliz e surpresa pelo fato de a senhora ter conseguido viajar.”

• Apegue-se à verdade. “Como há poucos vôos disponíveis aos sábados, posso não conseguir encontrar um. Mas farei todo o possível. Minhas chances de sucesso são boas.”

Há uma linha tênue entre contar lorotas a um cliente e tranqüilizá-lo. Dizer a ele que “tudo vai dar certo” quando as coisas podem acontecer de outra maneira é um modo inaceitável de lidar com a situação. Ser direto sem dramatizar os riscos nem enfatizar demais o que pode ir por água abaixo é sempre o melhor a fazer.

• Demonstre confiança. Se você parecer reticente em fazer o que o cliente quer ou inseguro de si mesmo, destruirá a confiança, mesmo que o resultado final seja positivo. Veja um exemplo simples de como demonstrar segurança: “Não sei se conseguirei fazer a mudança do seu vôo tão em cima da hora, mesmo assim vou tentar. A senhora prefere esperar na linha ou posso ligar daqui a pouco?”

Confiança e recuperação

O ponto principal do lado psicológico da recuperação é restaurar a confiança, a crença do cliente de que você cumprirá as promessas que fez. A Dra. Katheleen Seiders diz que a confiança está especialmente em risco quando o cliente percebe que o poder de resolver as coisas está todo em suas mãos e que ele pode fazer muito pouco ou nada. Essa sensação de vulnerabilidade, assim como a reação negativa a uma falha no atendimento, é maior quando ele sente que foi prejudicado nos seguintes aspectos:

Informação: Ele não sabe o que está acontecendo nem quanto tempo terá que esperar pela solução do problema.

Capacidade: Ele não conseguiu reparar o defeito no carro, não soube consertar o computador nem corrigir o erro na data da reserva sozinho. Você está com todas as cartas na mão.

Liberdade: Ele constata que não existe outra opção para solucionar o problema a não ser você. No seu modo de ver, você é a única tábua de salvação.

Recursos: Ele percebe que, quando se trata de computadores, carros ou doenças, é só com você. Ainda que ele esteja contratualmente livre para pedir a qualquer outro profissional que resolva o problema, não há ninguém disponível ou, pelo menos, essa é sua maneira de encarar a situação.

Você restaura a confiança quando envolve o cliente na resolução do problema: “Por favor, pode me dizer de novo o que aconteceu quando o aspirador de pó enguiçou?” ou “Será que você poderia me contar em resumo tudo o que ocorreu?”, tranqüilizando-o e garantindo a ele que o caso tem solução e será resolvido.

“Quando o cliente se sente vulnerável, a confiança é importantíssima.”

– Dr. Leonard Berry

Pesquisador, Texas A&M University

CAPÍTULO 14

Faça a coisa certa... sempre

“Use o senso crítico em todas as situações. Não há outras regras.”

– Nordstrom, Inc.

Manual do funcionário

Fazer as coisas do modo certo e fazer o que é certo são questões diferentes, mas que se tornam semelhantes quando se trata de prestar um Atendimento Nota 10.

Fazer as coisas do modo certo tem a ver com o processo de concluir o trabalho, de executá-lo corretamente, empregando suas habilidades técnicas e pessoais, aprendendo sobre os produtos e serviços da empresa, sendo capaz de responder às perguntas sobre como e por que as coisas funcionam, registrando reclamações ou analisando pedidos e resolvendo os problemas para o cliente.

Fazer o que é certo significa decidir o que é melhor em determinada situação. Envolve analisar como usar os produtos e serviços da sua empresa em prol dos clientes – às vezes, de um modo que eles podem não ter solicitado ou nem mesmo pensado. Tem a ver com optar se deve ou não concordar com um pedido do cliente.

O Manual do funcionário da americana Nordstrom, sofisticada rede de lojas de departamentos, é quase um clássico. Sua regra elegante e simples, além de única, é: “Use o bom senso em todas as situações.” A falta de normas adicionais não significa ausência de orientação. Os colaboradores dessa organização, os fabulosos profissionais do Atendimento Nota 10, são estimulados a buscar instruções e apoio com seus gerentes quando não sabem como agir. Nas palavras da Nordstrom: “Sinta-se à vontade para fazer todo tipo de pergunta, a qualquer momento, a seu gerente de departamento, de loja ou gerente geral de divisão.”

Em programas de orientação e treinamento, o pessoal da Nordstrom aprende o que a expressão “fazer a coisa certa” significa para os clientes. Às vezes, representa aceitar uma devolução sem perguntas ou levar um deles a outro departamento, até mesmo a uma loja concorrente, para encontrar o acessório perfeito para a roupa. O resultado? As pessoas contam histórias sobre o estilo de serviço da Nordstrom por todo o país. Mesmo os que nunca entraram em uma dessas lojas já ouviram falar desses casos. E, exatamente quando eles começam a balançar a cabeça e a fazer observações do tipo “Claro, mas por quanto tempo essa empresa se manterá no negócio agindo assim?”, alguém acrescenta o argumento final: “A Nordstrom tem conquistado os maiores números de vendas por metro quadrado do varejo. Ninguém faz isso melhor, assim como ninguém ganha mais dinheiro do que eles realizando isso direito!”

A coisa certa pode estar errada?

Muitos gerentes e colaboradores que atuam na linha de frente do atendimento sentem um medo instintivo de políticas simples do tipo “faça a coisa certa”. Isso é natural – ao longo de gerações, fomos ameaçados com as terríveis conseqüências de se “revelar o segredo da empresa”. Mas esse temor é facilmente aplacado quando utilizamos o bom senso e a competência adquirida com a experiência para lidar com esse assunto.

DICA: Reserve um tempo, talvez uma hora a cada duas semanas, para se reunir com colegas de trabalho e trocar experiências. Compartilhe histórias de sucesso e de fracasso marcadas por problemas difíceis com clientes. É provável que, se você estiver tendo dificuldades com algo, os outros também estejam.

Você vai revelar o segredo da empresa? Claro que não, pelo menos não mais do que o pessoal da Nordstrom. Quando os gerentes e os colaboradores da equipe de atendimento se sentem inseguros em relação à idéia de “fazer a coisa certa”, dizemos a eles que a chave do Atendimento Nota 10 é cativar os clientes e conseguir que eles voltem – é isso que faz a companhia ganhar dinheiro.

Não faz sentido para sua organização contratar pessoas capazes como você, treiná-las bem, dar-lhes o suporte de sistemas orientados para o bom atendimento, além do apoio da gerência, somente para lhes negar a oportunidade (ou vê-las recusar a chance) de fazer julgamentos corretos em prol dos clientes. O sistema não está fora de controle – ele está sendo administrado por seu bom senso inato. É por isso que a empresa já confiou a você seu patrimônio mais precioso: os clientes, o próprio futuro do negócio.

O uso do bom senso se aplica a qualquer ramo de negócio. Se você conhecer seu trabalho, mas não estiver seguro do que fazer em determinada situação, tente utilizar as três perguntas seguintes como guias:

1. A ação desrespeita uma regra vermelha ou quase chega a contornar uma regra azul? Caso uma regra vermelha esteja envolvida, o melhor é parar imediatamente. Quando um paciente do St. Luke’s Hospital pede água às funcionárias encarregadas dos serviços gerais, elas sabem que, antes de atendê-lo, devem perguntar à enfermeira responsável, pois, se ele estiver seguindo uma dieta com restrição de líquidos, o simples ato de lhe dar um copo d’água viola uma regra vermelha.

2. Se uma regra azul estiver em jogo, quebrá-la ou contorná-la fará com que você consiga atender melhor os clientes? O fato de você poder contornar uma regra não é por si só um argumento forte o suficiente para fazê-lo ignorar ou abandonar uma regra azul. A limpeza da parte interna das janelas da histórica Foshay Tower, em Minneapolis, Minnesota, sempre foi feita durante os dias úteis e em horário comercial, uma regra azul de fato. Embora a administradora do prédio se disponha a marcar esse serviço no fim de semana para os inquilinos que precisem, ela explica antes: “Nossas janelas são de 1929. Preferimos limpá-las durante a semana para que possamos providenciar imediatamente o conserto se descobrirmos um problema. Não quero que nenhum locatário sofra com um remendo temporário feito com fitas adesivas ou placas de madeira.”

3. Quem deve tomar a decisão final? Descubra quem é essa pessoa e comece a agir. Em muitas situações, será você mesmo. Às vezes, especialmente nos casos em que contornar uma regra azul envolver riscos ou despesas extraordinárias, você terá que chamar o gerente ou o supervisor. Com suas respostas às perguntas um e dois, poderá fornecer a eles um bom panorama e um plano de ação.

“Se eles (os colaboradores) tomarem uma decisão errada, ela pode ser corrigida mais tarde. Pelo menos terão agido de boa-fé. Isso é parte do nosso compromisso (com os clientes).”

– Isadore Sharp

Presidente e CEO, Four Seasons Hotels

CAPÍTULO 15

Escutar é uma habilidade – use-a

“Escutar tem mais a ver com confiança, respeito, envolvimento e compartilhamento de informações do que com os ouvidos.”

– Beverly Briggs

Editora da Customer Connection Newsletter

A maioria de nós só escuta 25% do que ouve. O que acontece com os outros 75%? Nós os eliminamos. Entram por um ouvido e saem pelo outro, como se nunca tivéssemos escutado nada. Embora ouvir seja muito importante, é surpreendente que só façamos isso da forma adequada muito poucas vezes. Mas, como o bom atendimento envolve escutar e compreender os clientes e responder a eles, ouvir bem é uma habilidade importante para os que praticam o Atendimento Nota 10. Quando escuta bem, você:

• Descobre o que o cliente quer e aquilo de que ele precisa.

• Evita mal-entendidos e falhas.

• Reúne pistas sobre maneiras de melhorar sua forma de prestar o serviço.

• Constrói relacionamentos duradouros com os clientes.

É importante escutar ativamente, quase que de modo agressivo. Para prestar um bom atendimento aos clientes, você deve saber com a maior exatidão possível o que, como e quando eles querem o produto ou o serviço, o que estimam pagar por ele, quanto tempo estão dispostos a aguardar e o que esperam dessa transação além disso. Não há necessidade de tentar adivinhar e se arriscar a errar. Os clientes são capazes de lhe dizer tudo (ou quase tudo) o que você tem que saber. Eles estão preparados para fazer isso e desejam fazê-lo.

Ninguém nasce sabendo escutar

Os bons ouvintes não nasceram com essa habilidade. A diferença é que eles começaram a praticá-la muito mais cedo. Nunca é tarde para se aperfeiçoar, pois ser um bom ouvinte é uma capacidade que melhora com o treino. Além disso, aquele que escuta tem uma vantagem poderosa em qualquer conversa: enquanto a maioria das pessoas só consegue falar de 125 a 150 palavras por minuto, somos capazes de escutar até 450. Portanto, temos tempo de identificar os pontos principais mencionados pelo interlocutor e começar a organizar uma resposta eficaz para eles.

DICA: Reforce o ato de escutar o cliente anotando dados e idéias sobre sua resposta, mas não se disperse tentando formular uma réplica ou um argumento. Quando você tiver a chance de falar, poderá fazer com que suas palavras “reflitam” os pontos-chave mencionados pelo cliente. Mesmo que se trate de tópicos simples e óbvios, isso será uma confirmação de que você o escutou e compreendeu e que está agora pronto para responder ao pedido, à pergunta ou ao problema.

Assegure-se de escutar o que o interlocutor está tentando dizer:

1. Se a informação for complexa, confirme sua compreensão, repetindo: “Tudo bem, deixe-me entender. Você levantou pontos importantes e quero ter certeza de que assimilei tudo. Sua primeira observação foi que...”

2. Faça perguntas, caso tenha dúvidas em relação a algo. “Você quer aquela peça grande multifacetada com o puxador de tranca invertida ou o minimodelo com a maçaneta que brilha no escuro?”

3. Releia as informações importantes depois que as tiver anotado. Por exemplo, confirme se escreveu corretamente o nome da empresa e do site, o e-mail, o endereço e os números do telefone. Isso evita erros e faz o cliente ver que você o ouviu e prestou atenção.

O que nos impede de escutar direito

Uma grande variedade de distrações pode impedi-lo de escutar corretamente.

• Barulho. O excesso de barulho no ambiente de trabalho causa interferência. Você consegue ouvir os clientes com facilidade quando eles falam num tom normal ou a voz deles é encoberta por música alta demais, pelo burburinho geral ou pela fala de seus colegas e de outros clientes?

• Interrupções. A comunicação acontece quando duas pessoas interagem. Você já tentou explicar algo a alguém que dizia a todo momento “Só um segundo, preciso atender o telefone” ou olhava por cima de sua cabeça para gritar informações ou orientações para colegas? Essas interrupções, que podem ser evitadas, dizem ao cliente “Você não é importante” ou “Na verdade, não estou interessado em escutá-lo”.

• Distração. As interrupções podem partir tanto da sua mente quanto do exterior. Quando você percebe que está pensando no filme que pretende ver à noite ou na briga que teve com seu namorado de manhã, essa interrupção interna pode ser exatamente tão prejudicial à escuta eficaz quanto o fato de você trabalhar em um ambiente barulhento.

• Tecnologia. Esse fator pode tanto nos atrapalhar a ouvir com atenção quanto nos ajudar a manter o contato. Apesar de todo o bom serviço viabilizado pelos aparelhos de telefone, pelos terminais ativados por voz e por microfones remotos em janelas que se abrem para o atendimento a motoristas, é muito mais difícil ouvirmos alguém que não podemos ver cara a cara ou cuja voz seja distorcida por um aparelho. O monitor em sua mesa de trabalho também pode causar interferências. Em vez de tentar escutar o cliente enquanto procura pelo cadastro dele, você talvez simplesmente diga: “Tudo bem, Dona Maria, estou acessando seus dados na minha tela. Sim, aqui estão. Agora vou dar uma olhada geral para ver se consigo captar todos os detalhes.”

• Estereótipos. Quando rotulamos as pessoas, isto é, quando fazemos suposições sobre sua aparência e seu comportamento, bem como sobre o que deveriam dizer, dificultamos a compreensão do que elas estão expressando realmente. Com base nesse início equivocado, adaptamos o que vemos, vivenciamos e ouvimos mais tarde a esse prejulgamento falho. E quase sempre estamos completamente errados.

• Palavras e frases-gatilho. Todos nós temos calos nos quais os clientes podem pisar sem querer. E, uma vez feridos, em geral paramos de escutar. Lembre-se de que sua preocupação principal é descobrir o que o cliente está tentando dizer, e não apenas ouvir cada uma de suas palavras individualmente. O que faz você subir pelas paredes pode ser, do ponto de vista do cliente, algo inocente. (E, mesmo que ele esteja sendo muito agressivo, o fato de você não reagir à altura mostra seu estilo e sua boa vontade.)

• Atitude. Sua atitude colore o que você escuta e seu modo de responder. Pessoas na defensiva avaliam tudo à procura de mensagens ocultas. Indivíduos agressivos quase sempre estão atrás de briga e dizendo frases do tipo “Alto lá, fique sabendo que...” antes mesmo de o outro ter terminado. A postura que você adota deve ajudá-lo a escutar o cliente, e não torná-lo surdo às palavras dele.

Também é importante escutar as coisas que não são ouvidas, aquilo que os clientes estão deixando de dizer a você. Se eles o elogiavam por uma entrega rápida, mas não têm feito isso recentemente, talvez a qualidade do seu desempenho esteja caindo. Se suspiram e respondem “Ah, bem, eu acho...” quando você lhes pergunta como avaliam seu atendimento, fique atento, pois a mensagem é outra e está sendo dada em alto e bom som.

“As pessoas não compram porque são feitas para compreender. Elas compram porque se sentem compreendidas.”

– Axioma de vendas

CAPÍTULO 16

Faça perguntas inteligentes

“É melhor conhecer apenas algumas perguntas do que saber todas as respostas.”

– James Thurber

Os clientes muitas vezes não sabem se expressar bem nem organizar seus desejos e suas necessidades na sua própria mente. A pessoa que responde “Não sei exatamente” quando você lhe pergunta “Como posso ajudar?” está no mínimo sendo franca, e suas palavras refletem os sentimentos de muitos clientes. É sua tarefa auxiliá-la a definir as coisas.

Você precisa brincar de detetive para ter sucesso com o cliente inseguro, confuso ou incapaz de expressar seu desejo de modo correto. E tem que sair em busca de pistas. Munido de um suprimento de boas perguntas, com certeza será bem-sucedido.

Três tipos de perguntas podem ajudá-lo em sua busca por pistas sobre as necessidades do cliente inseguro.

Perguntas gerais

As perguntas gerais são a introdução da conversa. Definem com quem você está falando e lhe permitem acessar o cadastro ou o registro do cliente no sistema. Também o ajudam a avaliar se você é a pessoa mais adequada para auxiliar o cliente ou se deve encaminhá-lo a um profissional ou departamento diferente.

• “O senhor é cadastrado na nossa empresa?”

• “Será que poderia me dar o número de identificação do cliente que aparece logo acima do logotipo na parte da frente da conta?”

• “Tenho algumas perguntas sobre seu histórico médico. Por favor, me diga se o senhor já teve alguma das seguintes doenças...”

Às vezes os clientes resistem às perguntas gerais. “Por que você precisa saber disso?”, interpelam. Ou protestam: “Já dei essa informação da última vez que estive aqui. Vocês não guardam os registros?” Uma forma de diminuir essa resistência é explicar logo de cara por que você necessita dos dados. Nós chamamos isso de antecipação tática. Veja estes exemplos:

• “Entendo sua preocupação, Dona Júlia. Se a senhora puder me ajudar a responder a algumas perguntas, eu a colocarei em contato com a pessoa certa para resolver seu problema.”

• “Preciso lhe fazer algumas perguntas sobre seu histórico médico. Temos que fazer isso a cada visita para garantir a correção e a atualidade dos cadastros.”

A antecipação tranqüiliza o cliente, mostrando a ele que você se importa e que as perguntas gerais têm um propósito.

Perguntas de sondagem

As perguntas de sondagem ajudam a investigar mais profundamente a necessidade, o problema ou a reclamação do cliente para que você possa identificar as questões envolvidas e começar a caminhar em direção à solução. Há dois tipos básicos de pergunta: as fechadas e as abertas. As primeiras são normalmente respondidas com “sim” ou “não” ou com uma informação específica. Uma pergunta geral do tipo “Qual é o número do seu cadastro?” é um bom exemplo. Perguntas abertas geralmente requerem explicações mais longas e convidam o cliente a conversar. As perguntas de sondagem costumam ser abertas.

• “O senhor pode me dizer mais alguma coisa sobre o evento: que pessoas estarão lá, qual a expectativa delas e como poderemos melhorar em relação ao ano passado?”

• “Você está pensando em comprar um novo modelo de bicicleta que tenha quais características?”

• “O que aconteceu depois que a senhora ligou o aparelho de DVD na tomada?”

Lembre-se de que as perguntas de sondagem são um modo de pedir informação. Se o cliente der uma resposta que pareça algo impossível ou inverídico, não a discuta; faça outra pergunta de sondagem.

Uma boa fonte para formular esse tipo de pergunta são os cinco elementos básicos: quem, como, quando, onde e por quê. Eles têm servido a repórteres durante décadas.

• “Quem foi afetado por isso?”

• “Como o senhor gostaria que as coisas fossem encaminhadas agora?”

• “Quando deseja que a nova peça seja instalada?”

• “Onde a peça original quebrou?”

• “Gostaria de descobrir por que isso aconteceu para que possamos evitar que esse fato se repita. O senhor tem alguma idéia?”

As perguntas exatas a serem feitas variam, obviamente, de acordo com a situação. Quando estiver em dúvida, saiba que quase sempre você pode usar uma indagação testada e aprovada, que atende a todos os objetivos: “O senhor poderia me falar mais sobre isso?” Observação: cuidado com as perguntas começadas com “Por que”, pois elas podem dar a impressão de que você está acusando ou culpando o cliente pelo problema que ele está relatando.

Perguntas de confirmação

As perguntas de confirmação fornecem um sistema de “verificação e equilíbrio”. Elas o ajudam a confirmar se você compreendeu corretamente a mensagem do cliente e dão a ele a oportunidade de acrescentar informações adicionais ou esclarecimentos.

• “Isso nos leva ao regime de convalescença que o médico recomendou. Os exercícios são a parte mais importante e podem ser difíceis. Você gostaria de revê-los?”

• “Você quer dizer que seu problema imediato será resolvido se nós conseguirmos entregar parte do pedido hoje, enviando produtos suficientes até segunda-feira?”

É fácil interpretar o silêncio como a confirmação de que o cliente está de acordo com algo. Mas, às vezes, essa falta de palavras indica que ele desistiu, está frustrado, zangado ou constrangido em demonstrar que se sente confuso. Assim, quando você for fazer uma confirmação usando uma afirmação em lugar de uma pergunta, sempre peça uma resposta. Por exemplo:

• “Vamos ver se entendi bem os detalhes. A senhora só se mudará realmente no dia 15, mas fará reformas em sua casa nova antes disso. Por isso, precisa do novo telefone funcionando já no dia 11 e não quer que o antigo seja desligado até o dia 16. Está certo?”

DICA: Se você já passou pela experiência de alguém olhá-lo nos olhos e perguntar “Entendeu?” com uma voz lenta e ritmada, sabe como algumas perguntas podem ser humilhantes. Controle suas palavras e seu tom para que sua confirmação não pareça dizer: “Só um idiota não compreenderia isso. A senhora é uma idiota?”

Quando as perguntas dão errado

Quando a pergunta certa é feita na hora errada ou é mal enunciada pode desfazer toda a magia do atendimento ao cliente em cuja criação você tanto trabalhou. Quando as perguntas não dão resultado, é porque, com certeza, uma destas quatro situações está envolvida:

1. A pergunta foi feita no momento inadequado, possivelmente fora da seqüência. Há uma lógica na ordem em que as indagações devem ser formuladas. Por exemplo, costuma ser fácil perguntar o nome do cliente no início da conversa e muito estranho fazer isso no fim de um diálogo de 30 minutos.

2. O cliente pensa que você está perguntando sobre algo que já sabe ou que acredita que você deveria saber. Use a técnica anterior para explicar por que você precisa perguntar.

• “Sei que a Paula tem o número do seu telefone, mas será que o senhor poderia me dá-lo novamente para uma referência rápida?”

3. Na opinião do cliente, você está perguntando demais. Faça com que suas perguntas sejam objetivas e úteis para você e para ele.

4. A pergunta parece excessivamente pessoal. O conceito de pessoal e superficial varia de pessoa para pessoa. Se você estiver perguntando apenas porque está curioso, é melhor não fazer isso. Caso necessite da informação, use a técnica da antecipação para explicar por que está querendo saber.

• “Para que possamos criar o melhor plano financeiro para o senhor, tenho que fazer algumas perguntas importantes sobre suas finanças pessoais. É claro que todas as informações com as quais lidaremos serão confidenciais. O senhor deseja esclarecer alguma dúvida antes de começarmos?”

“Somente quando você começar a fazer as perguntas certas é que passará a obter as respostas certas.”

– Dorothy Leads

Smart Questions: A New Strategy for Successful Managers

CAPÍTULO 17

Palavras vencedoras e

frases apaziguadoras

“A gentileza vai longe e não custa nada.”

– Samuel Smiles

Escritor popular do século XIX

“Ah, é mesmo? Pois fique sabendo que palavras não me atingem.” Parece familiar? Quando crianças, recitamos muitas vezes essa expressão. Era o meio que tínhamos de nos defender nas situações em que aprendíamos que as palavras ferem emocionalmente. E muitos de nós carregamos lembranças de que a dor infligida por elas pode ser mais devastadora do que qualquer hematoma ou braço quebrado.

As palavras são igualmente poderosas para os adultos. Somos capazes de magoar ou acalmar os clientes com palavras: tudo depende de como as usamos. O profissional de atendimento que sabe empregá-las bem conquista uma grande vantagem nas negociações.

Frases proibidas

Algumas palavras, sozinhas ou em conjunto, criam imagens negativas. Nancy Friedman, consultora de atendimento ao cliente e habilidades ao telefone, defende a eliminação do que ela chama de “cinco frases proibidas” – cinco respostas que, intencionalmente ou não, podem fazer o cliente subir pelas paredes de raiva e frustração. Elas estão listadas na tabela 17-1 junto com as alternativas sugeridas.

Tabela 17-1

Frase proibida

Use no lugar

1. “Não sei.”

“Nossa, essa é uma boa pergunta! Vou verificar e tentar descobrir a resposta.”

2. “Não podemos fazer isso.”

“Meu Deus, essa é difícil. Vamos ver o que podemos fazer.” Descubra, então, uma solução alternativa.

3. “Você terá que...”

Suavize o pedido com frases do tipo: “Será necessário...” ou “Veja como poderemos ajudá-lo com isso” ou “Da próxima vez que acontecer, faremos o seguinte”.

4. “Espere um segundo; volto logo.”

“Pode levar dois ou três minutos [diga o tempo estimado] para eu levantar essa informação. Você pode aguardar na linha [ou esperar] enquanto eu faço isso?”

5. “Não” no início de frases:

Se você pensar antes de falar, conseguirá transformar qualquer resposta negativa em positiva. “Como a devolução do seu dinheiro não é possível, podemos trocar o produto sem custos adicionais.”

Essas cinco frases fazem o cliente ficar furioso, mas elas não são as únicas. Que expressões não listadas nessa tabela o exasperariam como cliente?

DICA: Crie suas próprias listas de frases e palavras “Diga” e “Não diga”. Use os exemplos da tabela 17-2 para começar. Baseando-se em sua própria experiência como cliente e como profissional de atendimento e também nos insights de seus colegas, você pode acrescentar muitas outras. Que expressões colocarão um sorriso no rosto do cliente? Quais delas o farão fechar a cara? (Observação: todos os exemplos têm origem em situações reais.)

Tabela 17-2

Frase proibida

Use no lugar

“Ela foi pegar outra barra de cereais.”

“Ela não está disponível no momento.”

“Ainda não acabamos?”

“O senhor deseja mais alguma coisa?”

“Sem problemas.”

“Será um prazer” ou “Eu ficaria feliz em...”

“Meu querido”, “Cara” e “Meu senhor/Minha senhora”.

O nome do cliente (ou o modo como ele preferir ser tratado).

“Bem, na realidade não estou preocupado com isso.”

“Compreendo sua indignação.”

“Está bem, vou dar um jeito nisso.”

“Cuidarei disso pessoalmente para o senhor.”

A mensagem por trás das palavras

Todo profissional do Atendimento Nota 10 passa por momentos em que algo dito com sinceridade ou inocência ao cliente, uma coisa que parece razoável e racional, faz com que ele tenha uma explosão de raiva. Sua intenção ao escolher essas palavras não era provocar a ira de ninguém, mas foi esse o efeito que elas causaram. Quando você aprender a observar algumas das palavras e frases que sempre desencadeiam reações indesejáveis, será cada vez mais bem-sucedido em evitar ou amenizar essas situações.

Uma das mensagens negativas mais comuns que podemos enviar a um cliente é “Acho você burro”. Isso pode acontecer quando dizemos frases do tipo “Você entendeu?” usando aquele tom de voz característico e quando começamos a falar com ele como faríamos com uma criança de quatro anos (embora seu comportamento possa ser exatamente igual ao de uma criança dessa idade). Se nem as crianças gostam de ser tratadas com prepotência, por que clientes adultos ficariam satisfeitos com isso?

Um técnico de TV a cabo descreveu na Customer Connection Newsletter uma estratégia útil para verificar se o cliente está compreendendo tudo sem humilhá-lo. Esse profissional precisa verificar se o assinante, com quem ele fala ao telefone, está iniciando o processo da maneira correta:

“Antes que eu possa ajudar um cliente com um problema, é importante que ele verifique se o equipamento está sintonizado no canal certo. Quando pergunto ‘A TV está no canal 3?’, o cliente responde ‘Sim’ automaticamente... E eu me sinto mal em pedir ‘Por favor, vá lá e se certifique’. Então, agora digo: ‘Por gentileza, vá até a televisão e sintonize no canal 5. Depois espere 10 segundos e volte ao canal 3. Em seguida, pegue o telefone e me diga o que aconteceu.’ Com isso, obtenho a ação que desejo sem ter que questionar a palavra do assinante.”

Esse método também não revela que o técnico pensa que o cliente realmente não sabe como operar uma televisão.

Roteiro para afastar o pânico

Os operadores de telemarketing, aquelas pessoas que ligam para você exatamente na hora do jantar, têm usado roteiros durante anos: conversas previamente escritas com o objetivo de ajudá-los a fazer o melhor possível.

Muitos profissionais de atendimento relutam em utilizar roteiros por medo de parecerem robôs ou soarem artificiais demais em seu contato com os clientes. E isso pode acontecer. Mas não necessariamente.

Gail Boylan, consultora da área de atendimento, que já foi enfermeira-chefe do Baptist Health Group em Pensacola, Flórida, sentia-se do mesmo modo: “Eu odiava a idéia de escrever um roteiro. Parecia um insulto à inteligência das pessoas.” No entanto, estimulada pelo que viu em um hospital-modelo em Chicago, ela e seus colegas elaboraram alguns roteiros simples, frases que todos poderiam empregar com os pacientes e que surtiram um efeito espetacular na percepção que estes últimos passaram a ter do serviço e do tratamento médico.

Um grupo de enfermeiras deu a idéia de dizerem “Estou puxando a cortina para ajudar a preservar sua privacidade” sempre que fechassem a cortina em torno da cama de um paciente. Os internos começaram a notar como a equipe estava cuidadosa e preocupada com eles.

Antes de saírem do quarto dos pacientes, os encarregados da limpeza, os auxiliares de enfermagem e os membros das equipes de manutenção começaram a dizer: “Posso fazer algo mais pelo senhor? Tenho tempo para ajudá-lo agora.” De repente, ouviram-se por todo o hospital comentários sobre a atenção e a consideração dos colaboradores. É importante citar também que o número de chamadas não relacionadas a assuntos médicos – da parte dos pacientes para os profissionais de enfermagem – diminuiu em 40%.

Os roteiros de serviço funcionam melhor quando:

• São curtos e fáceis de lembrar.

• Giram em torno de questões importantes para o cliente.

• Podem ser parafraseados: as pessoas têm permissão colocá-los em suas próprias palavras.

Os melhores roteiros de serviço? Fácil. São aqueles que você e seus colegas escrevem por si mesmos.

“O homem não vive só de palavras, apesar de, às vezes, precisar engoli-las.”

– Adlai Stevenson

Advogado e político

CAPÍTULO 18

Fatos para o contato pessoal

“Prometo e declaro solenemente que sorrirei, olharei nos olhos e cumprimentarei cada cliente que ficar a menos de 3m de mim. Que Sam me ajude!”

– Compromisso dos funcionários da Walmart, inspirado em

um célebre discurso de Sam Walton, fundador da empresa

As palavras que dizemos, ouvimos ou lemos são somente uma pequena parte do modo como nos comunicamos com os outros. Os especialistas estimam que, em situações de contato pessoal, pelo menos 70% da comunicação é não-verbal.

O que é comunicação não-verbal? É tudo o que não dizemos: nossa linguagem corporal, o que fazemos, como agimos e reagimos e o que demonstramos aos outros quando estamos com eles. Há nove dimensões básicas na comunicação não-verbal. Os profissionais do Atendimento Nota 10 são altamente conscientes de cada uma delas.

1. Proximidade. Mantenha uma conversa com um colega de trabalho posicionando-se a uma distância aproximada de um braço dele. Após alguns minutos, avance até que seus narizes estejam a 15cm um do outro. Você se sente incomodado? A maioria das pessoas também. Isso será igualmente verdade se você estiver de pé a 1,80m de distância dele. As “zonas de conforto” variam de cultura para cultura. A maioria dos americanos, por exemplo, prefere manter uma distância de 45 a 60cm como seu “espaço”. Os europeus, exceto os ingleses, tendem a se sentir à vontade a uma distância menor. O mesmo acontece com a maioria dos sul-americanos.

2. Contato visual. Fazer contato visual mostra que você vê os clientes e lida com eles individualmente, que presta atenção neles. Nessa questão, é necessário atingir um equilíbrio: em muitas culturas, as pessoas que não olham nos olhos são consideradas falsas ou até mesmo desonestas, mas o cliente pode se sentir incomodado se você o encarar demais.

3. Silêncio. Você pode se comunicar – e de fato faz isso – mesmo quando não está dizendo nada. Permanecer calado enquanto os clientes estão falando é uma regra básica de boas maneiras, enquanto assentir com a cabeça mostra a eles que você está escutando e compreendendo suas palavras. O silêncio prolongado, porém, pode fazer com que o cliente pense que você está distraído ou que discorda do que ele diz. Um “sim” ou “entendo” ocasional mostra que você continua ouvindo sem interromper.

4. Gestos. Gestos fechados – por exemplo, braços cruzados e tensos, mãos nos bolsos ou punhos cerrados – criam barreiras não-verbais. Gestos abertos convidam as pessoas a penetrar em nosso espaço e mostram que nos sentimos bem com sua proximidade. Muitos dos nossos gestos são inconscientes (algumas pessoas cruzam os braços quando estão com frio). Portanto, procure ficar atento ao que você está fazendo no sentido não-verbal quando estiver lidando com clientes.

5. Postura. “Fique com a coluna reta”, sua mãe sempre dizia, e ela estava certa. Uma boa postura transmite confiança e competência. Inclinar-se levemente para a frente enquanto o cliente fala demonstra que, para você, o que ele está dizendo é importante e interessante.

6. Expressão facial. Todos nós conhecemos os sinais: sobrancelhas erguidas mostram surpresa; um piscar de olhos, concordância ou aliança; lábios fortemente cerrados, oposição; um sorriso aberto, simpatia. Seu rosto “fala”, mesmo quando você não está usando a voz.

7. Contato físico. O que é ou não apropriado hoje em dia varia de acordo com a circunstância e as pessoas envolvidas. O mais comum em termos de contato físico é um aperto de mão, enquanto tocar no braço da outra pessoa ou colocar um braço sobre seu ombro podem ser gestos muito pessoais. A regra mais adequada para a maioria das situações profissionais é: “Menos é sempre melhor.”

8. Olfato. Esse talvez seja o menos compreendido dos nossos sentidos, mas é importante no atendimento que envolve proximidade com clientes. Tenha cuidado com perfumes e colônias fortes, pois algumas pessoas são sensíveis ou alérgicas a eles. Não se esqueça também de que o cheiro de cigarro no ar pode ser considerado desagradável, sobretudo nesta época em que o número de fumantes é cada vez menor.

9. Aparência geral. Exatamente como no teatro, você precisa representar seu papel. A escolha da roupa – de um terno a um jaleco – depende do trabalho que você faz, do que quer transmitir aos clientes e, sobretudo, do que eles esperam ver. Qualquer que seja o caso, uma coisa sempre será verdade em relação à aparência: limpeza e arrumação indicam competência. (Pessoas de aspecto desleixado podem ser tão ou mais competentes do que as outras, é verdade – mas precisarão trabalhar muito mais para provar isso ao cliente!)

Pistas não-verbais

DICA: Às vezes, as mensagens não-verbais que enviamos são mais poderosas, persuasivas e reveladoras do que as frases que pronunciamos. Quando nossas indicações não-verbais transmitem uma mensagem diferente daquela que expressamos com as palavras, os clientes ficam confusos, desorientados ou céticos em relação a nossos motivos, atos e interesse em suprir suas necessidades. Uma parte significativa do seu sucesso como profissional de atendimento será determinada pelo modo como você administra as conversas cara a cara e a comunicação não-verbal.

O segredo da comunicação não-verbal é aprender a captar as indicações fornecidas pelos clientes. Quase todos nós conseguimos olhar para as pessoas e ler sua linguagem corporal aparente. Sabemos quando elas estão alegres ou tristes, calmas ou contrariadas.

O que faz com que uma pessoa pareça tão à vontade em situações sociais ou lidando com clientes e outra tão desconfortável, perdida ou incapaz? As pesquisas sugerem que a diferença pode estar no que fazemos com as mensagens que captamos. Indivíduos mais competentes em termos sociais aceitam os sinais de linguagem corporal que vêem e reagem mais rápido a eles. Outros avançam de modo estabanado e cego, sem notar os olhares confusos que dizem: “Por favor, pare e me explique isso de novo.”

Nem sempre os clientes usam as palavras para demonstrar desconforto, confusão ou frustração. Mas, se você “escutar” as mensagens, captará as pistas não-verbais tanto quanto as que são expressas em palavras. Utilize-as com eficácia, e elas o ajudarão a suprir as necessidades e a superar as expectativas dos clientes.

“A percepção é a chave para o sucesso da comunicação não-verbal.”

– Axioma de treinamento em vendas

CAPÍTULO 19

Dicas para conversas telefônicas

“Quando atendo um telefonema, estou assumindo a responsabilidade de garantir a satisfação do cliente, não importa o assunto.”

– Michael Ramundo

Presidente da MCR Marketing, Inc.

Você deve tomar mais cuidado com sua voz quando usa o telefone do que em qualquer outro momento. Nessas situações, os clientes não estão vendo sua expressão facial nem suas indicações não-verbais, tais como ombros erguidos ou gestos de mão. Por isso, eles formam uma imagem mental de você com base no tom e na qualidade da sua voz. Muitas vezes, ela deixa transparecer seu estado de espírito – se você está feliz e sorrindo ou contrariado, com os lábios cerrados. Assim, antes de pegar o fone, pare por um momento e se assegure de que está mentalmente preparado para lidar com a pessoa do outro lado da linha. Uma voz agradável ao telefone requer prática. A “lista para avaliação do estilo ao telefone” apresentada na tabela 19-1 pode ajudá-lo a ter um bom desempenho nessas ocasiões. Afinal, falar em um tom bem modulado e agradável é um talento que se adquire.

DICA: Grave sua própria voz enquanto estiver falando ao telefone e depois peça a um amigo ou ao seu chefe que avalie sua qualidade vocal. Melhor ainda, solicite a alguém que faça essa gravação do outro lado da linha, para que você possa ouvir como sua voz soa aos clientes.

ATENÇÃO: Se você nunca tiver se ouvido em uma gravação, ficará surpreso com sua voz. Não se perturbe com isso. Todos nós achamos nossa voz estranha quando a ouvimos depois de gravada.

Tabela 19-1

Lista para avaliação do estilo ao telefone

Qualidade da voz

Sim

Não

A voz é fácil de ouvir sem ser muito alta.

As palavras são articuladas com clareza.

O ritmo é bom: nem lento nem rápido demais.

O tom de voz é agradável: nem gutural nem nasal.

O nível de energia mostra interesse e entusiasmo.

Técnicas de atendimento telefônico

O telefone é atendido rapidamente, no segundo ou terceiro toque.

A saudação é educada.

O representante de atendimento se identifica para quem está ligando.

As transferências são tratadas profissionalmente.

Os recados recebidos são completos e precisos.

Etiqueta na ligação telefônica: uma revisão rápida

A conversa telefônica profissional possui quatro processos básicos orientados aos clientes. Conhecendo-os e seguindo-os, você com certeza fará com que as pessoas sintam que está cuidando delas.

Atendendo o telefone

O toque de um telefone é um dos sons que mais nos mobilizam. (Tente deixar seu aparelho de casa tocar e não atendê-lo – a maioria das pessoas não consegue.) Quando um cliente liga e ninguém atende, assim como nas situações em que a linha está ocupada ou naquelas em que o telefone toca 15 vezes antes que alguém responda, é como se lhe dissessem: “Sinto muito, mas você deve tentar gastar seu dinheiro em outra loja. Estamos muito ocupados aqui e não temos tempo de ajudá-lo. Vá comprar em outro lugar. E obrigado pela intenção de fazer negócios com a gente.” Estabeleça um padrão específico (dois ou três toques, por exemplo) e tente segui-lo sempre.

Quando atender o telefone, lembre-se de que o cliente é capaz de ouvi-lo a partir do momento em que o fone é erguido. Com certeza você não quer que ele seja saudado com “Então, eu disse a ela umas verdades... (voz distante) Ah, alô” (voz direta).

FRASE VENCEDORA: “Alô, você ligou para a NDB Consultoria. Quem está falando é Sandra. Como posso ajudá-lo?” A melhor saudação contém três elementos. Primeiro, um cumprimento, como “Alô” ou “Bom dia”. A saudação protege o segundo elemento, a identificação, porque alguns sistemas telefônicos cortam a primeira palavra. Dica obrigatória: pratique identificar-se devagar. Em geral, as pessoas fazem isso de modo tão apressado que o cliente não sabe com quem está falando. A frase “AlôvocêligouparaNDBconsultoria” não é uma única palavra, mas é exatamente o que parecerá se for dita por um representante de atendimento apressado ou entediado.

Inserindo informações no sistema

As conversas telefônicas com os clientes muitas vezes o levam a procurar ou inserir dados em um sistema de computador. Quando você está falando pessoalmente com o cliente, ele o vê fazer isso e adapta com paciência e quase que de modo automático o ritmo das informações que está fornecendo.

Em um contato por telefone, o cliente não está vendo seus dedos voando pelo teclado. Para conseguir o tempo necessário para acessar o cadastro dele, buscar a informação desejada ou inserir os dados, indique sutilmente o que está fazendo usando frases como:

“Tudo bem, Dona Ângela, vou abrir seu cadastro na tela... Aqui está. Vejo que a senhora fez o pedido no dia 15...”

e

“Vou inserir esse dado no computador. Está bem, é Rua Benito Ferreira, 3.518, Savassi – s-a-v-a-s-s-i –, Belo Horizonte.”

Trabalhando em voz alta, falando enquanto registra os dados do cliente ou acessa seu cadastro, você o mantém informado das suas ações e ele fica sabendo que você não o deixou em espera e saiu para tomar um cafezinho.

ATENÇÃO: Não desperdice o tempo de sua conversa fazendo comentários sobre a velocidade do sistema que você está utilizando nem sobre a falta dela, pois isso sugere que sua empresa está desatualizada e levanta dúvidas em relação à sua própria confiabilidade. Identifique-se para a pessoa que telefonou e pergunte como pode ajudá-la.

Fazendo o cliente esperar ao telefone

Às vezes os clientes ao telefone têm que ser postos em espera. Você pode precisar atender outra chamada, sair da sua mesa para obter uma informação ou simplesmente se concentrar antes de lidar com uma pessoa de temperamento explosivo.

Quaisquer que sejam as circunstâncias, nunca faça alguém esperar sem primeiro pedir sua permissão: “O senhor pode permanecer na linha?” ou “Será que a senhora pode aguardar um pouco, por favor?” E a pergunta não terá sentido se você não esperar pela resposta. É verdade que isso toma um pouco mais de tempo, mas vale a pena, pois cria uma impressão positiva. E, sim, você corre o risco de ouvir: “Não, não posso.” Aceite isso e priorize as coisas novamente ou anote o número do telefone do cliente e ligue de volta para ele assim que puder.

O cliente que não quer aguardar não está necessariamente tentando pressionar você. Certa vez, uma amiga nossa telefonou para o consultório do seu médico. Como era conhecida da atendente, esta última a colocou em espera sem titubear, dizendo “Oi, Nanci, aguarde um minuto” enquanto atendia outra ligação. Essa atitude foi quase fatal. Nanci tinha praticamente se arrastado até o telefone após ter sofrido um problema de saúde gravíssimo.

Esse caso é raro, claro, mas os clientes podem ter outras razões legítimas para não querer ou não poder esperar ao telefone. Lembre-se de que o Atendimento Nota 10 é realizado individualmente para suprir as necessidades e expectativas de cada cliente.

FRASE VENCEDORA: Quando estiver atendendo várias chamadas ao mesmo tempo e precisar colocar as que não são urgentes em espera, pergunte: “Você pode aguardar?” em vez de “Posso colocar você em espera?”. Em geral, os clientes respondem positivamente à primeira pergunta, mesmo que isso não seja o que prefiram fazer.

Recebendo recados

Os bons recados são precisos e completos. Anote sempre o nome e o sobrenome da pessoa, o número do seu telefone e o nome da sua empresa. “Diga ao João que a Regina ligou” só funciona se o João conhecer apenas uma Regina. Para ter certeza de que escreveu corretamente o nome da pessoa que telefonou e o número do seu telefone, repita-os. A data e a hora da mensagem também são importantes. Por fim, sempre insira seu próprio nome no recado, pois, se houver alguma pergunta, aquele que o receber poderá fazê-la a você.

Transferindo chamadas

Os clientes odeiam ficar sendo transferidos de Joaquim para Maria, depois para Paulo e novamente para Joaquim. Evite o máximo possível fazer isso: ajude-o você mesmo ou anote o recado e peça à pessoa certa que ligue de volta para ele. Quando tiver que transferir uma chamada, procure dar ao cliente o nome e o telefone do colaborador que poderá auxiliá-lo. Desse modo, se houver um problema com a transferência, ele poderá ligar outra vez e solicitar diretamente o atendimento desse funcionário. E, se você puder, mantenha-se na linha para ter certeza de que o processo se completou sem problemas.

FRASE VENCEDORA: “Antônio, estou transferindo a ligação do Sr. Pimentel para você. Ele quer atualizar o cadastro.” Faça com que a pessoa para quem você está passando a chamada saiba quem está na linha e por que você está transferindo o telefonema. Cuidado: sempre se refira ao cliente em termos respeitosos – nunca suponha que ele não pode ouvi-lo simplesmente porque deve estar em espera durante a transferência.

Caixa de mensagens

A caixa de mensagens é ao mesmo tempo uma bênção e uma maldição para os negócios modernos. Temos um verdadeiro relacionamento de amor e ódio com essa ferramenta. Para usá-la do melhor modo possível, lembre-se das seguintes diretrizes:

• A caixa de mensagens não é um substituto da conversa telefônica em tempo real, e sim um recurso que pode ser usado para complementá-la. Quando puder optar, procure falar diretamente com o cliente em vez de deixar um recado ou uma série deles.

• Mude sua própria mensagem com freqüência, fornecendo informações atualizadas sobre sua presença ou não no local, sobre quando você acessará as mensagens e as responderá e sobre a pessoa que o cliente deve contatar na sua ausência, caso ele não possa esperar.

• Informe à pessoa que está telefonando sobre os dados que ela deve deixar. Alguns sistemas marcam automaticamente as mensagens com data e hora. Caso o seu não faça isso, lembre a quem liga que é necessário fornecer essas indicações.

• Especifique o modo correto de usar o seu sistema. “Para deixar uma mensagem urgente, pressione 1.” Ou “Numa próxima ligação, você poderá pular essa mensagem pressionando a tecla com o símbolo do jogo da velha”.

• Escute periodicamente a mensagem gravada por você para ter certeza de que ela está clara e que o sistema está funcionando de modo adequado. A caixa de mensagens pode enguiçar, atingir seu limite ou não operar direito.

• Responda às ligações o mais rápido possível. Muitos representantes de atendimento ao cliente seguem a regra do pôr-do-sol: ligam de volta no mesmo dia.

O aproveitamento integral dos benefícios da comunicação telefônica requer que você compreenda e utilize com facilidade toda a capacidade do seu sistema. Além disso, procure esmerar-se para que seu contato por telefone com os clientes seja cercado de tantos cuidados quanto sua interação pessoal com eles.

Teleconferências

Quer você esteja participando de uma teleconferência (mais de duas pessoas conectadas a uma única ligação telefônica), quer esteja apenas fazendo as chamadas para a reunião, deve se lembrar de alguns protocolos importantes:

1. Uma vez definidos o dia e a hora da teleconferência, assegure-se de que todos os participantes tenham as instruções de discagem e estejam a par da hora da reunião. Informe-os de duas maneiras: por telefone e por e-mail.

DICA: Se a teleconferência for agendada com mais de sete dias de antecedência, envie um lembrete por e-mail aos participantes: à tarde, na véspera, caso ela vá se realizar pela manhã; ou na manhã do mesmo dia, se estiver marcada para o meio-dia ou para a tarde. Quando a teleconferência cruzar diferentes fusos horários, especifique a hora de início por fuso horário. Por exemplo: caso seja agendada por uma pessoa em Paris e todos os participantes estejam do Brasil, sua mensagem dirigida a eles deve especificar a hora local: “A conferência começará às 10h, horário de Brasília.”

2. As apresentações pessoais são importantes para aproveitar o tempo da teleconferência ao máximo e evitar confusão. Se a iniciativa do encontro tiver partido de você, seja o primeiro a se conectar e tenha à sua frente a lista impressa dos participantes. À medida que as pessoas forem tomando parte na conferência, peça que se identifiquem: “Alguém acaba de se juntar a nós. Eu sou Flávia, supervisora do departamento de compras da ABC Acessórios. Você pode se identificar?” E, à medida que outros forem chegando, informe-os sobre quem já está na linha. Por exemplo: “Oi, Tânia, obrigada por participar, Paulo Martins e Isadora Silva já estão conosco. Ele é o vice-presidente da divisão de cores de produtos e ela é diretora do serviço de atendimento ao cliente. Paulo e Isadora, vocês podem dizer “Olá!”?

DICA: Pense em uma teleconferência como uma reunião em uma grande sala sem janelas durante um blecaute. Sua função é ajudar todas as pessoas a encontrar seu lugar e a se sentir à vontade em relação aos demais participantes.

3. Quando todos estiverem conectados, reserve alguns segundos para estabelecer as regras básicas. Veja duas delas:

• Se houver mais de quatro participantes, peça a eles que se identifiquem antes de começarem a falar: “Aqui é Isadora. Concordo inteiramente com você, Paulo, e gostaria de acrescentar que...”

• Caso haja uma pauta para a teleconferência, solicite aos participantes que a tenham à sua frente.

4. Revise as tarefas e faça o follow-up das atividades antes que todos desliguem e que a teleconferência termine. Mande um e-mail para confirmar os compromissos e as tarefas de cada um.

5. Caso se trate de uma teleconferência com clientes, não faça essa revisão com seus colegas durante essa mesma ligação. Desligue e telefone de novo para eles ou, caso vocês trabalhem juntos, reúnam-se pessoalmente. Jamais emita comentários sobre o evento usando a mesma linha, pois você não terá como verificar se todos já desligaram. Evite o possível constrangimento de dizer algo que não gostaria que o cliente ouvisse enquanto ele ainda está conectado.

“Quando você atende o telefone, é a imagem da sua empresa que está na linha!”

– Manchete da Video Business Magazine

CAPÍTULO 20

Colocando no papel

“O escritor que faz o melhor possível oferece ao leitor o máximo de conhecimento e toma dele o mínimo de tempo.”

– Charles Caleb Colton

Religioso inglês do século XIX

A comunicação verbal é rápida e pessoal. Permite que você transmita as informações e confirme imediatamente sua compreensão enquanto observa a linguagem corporal do cliente e sonda para ver se ele ainda tem dúvidas ou preocupações. Mas ela nem sempre é possível.

Às vezes, a comunicação escrita é necessária; em outras ocasiões, é uma boa idéia. Talvez você não esteja conseguindo entrar em contato com o cliente por telefone nem pessoalmente. Pode ser que precise enviar informações adicionais. Ou queira criar um documento impresso que ajude ambos a rastrear uma transação comercial que tenha se estendido por várias semanas ou meses. Mesmo que não haja necessidade imediata, uma carta após a conversa com um cliente pode ser uma ótima estratégia de confirmação de fatos e detalhes, para não mencionar de agradecimento.

Assim como em outros aspectos do Atendimento Nota 10, há elementos de forma e conteúdo que devem ser combinados em favor dos clientes sempre que você decidir registrar qualquer informação por escrito. Enquanto parte do material impresso que sua empresa envia a eles (desde notas fiscais a folhetos de propaganda, passando por documentação e notificações legais) é necessariamente padronizada e impessoal, sua comunicação escrita deve conter um tom um pouco mais pessoal.

Sua mensagem

Por que você está escrevendo para o cliente? Porque tem algo a dizer e uma razão para fazer isso:

• Para confirmar a compreensão. Suponha que você é um agente de viagens. Um casal solicita sua ajuda para planejar as férias. Eles explicam que desejam ir para o Caribe, mas não pretendem ficar em um grande resort. Gostariam de se hospedar em um pequeno hotel e apreciariam muito se você conseguisse encontrar um que contasse com instrutores de mergulho, serviços de massagem, salão de beleza e um centro de atividades físicas. Também seria importante que ficasse próximo ao comércio. E, é claro, eles querem o pacote mais barato possível.

É um pedido difícil. Para atendê-lo, você levará um tempo discutindo quais dos seus requisitos são imprescindíveis e quais simplesmente terão que ficar no campo do “Seria ótimo se tivéssemos isso”. E, para mostrar que está interessado de verdade, você dá seguimento ao assunto com uma carta resumindo sua conversa e confirmando os detalhes, fazendo com que os clientes sintam que você de fato os escutou.

• Para documentar as coisas. Registros no papel são úteis para confirmar ações que foram ou serão tomadas após a conclusão da conversa. Também servem como um resumo das atividades ocorridas há muitos meses, agora que sua lembrança dos detalhes da transação está começando a se perder. Um documento pode valer ainda como um contrato, ligando você e o cliente a um acordo específico sobre como lidar com determinada situação.

• Para fortalecer relacionamentos. A comunicação escrita é um meio de tornar mais concreta (e inesquecível) a natureza transitória e efêmera da maioria das interações do serviço de atendimento. Um bilhete de agradecimento é uma prova tangível do seu cuidado e da sua gratidão. Um e-mail ou recortes de jornais ou revistas atuais deixa claro que você continua pensando no cliente, mesmo que não o tenha visto pessoalmente por um tempo. Enviar uma carta para dar os parabéns quando algo de bom acontece com ele mostra que seu relacionamento não se limita a dinheiro. (Veja a tabela 20-1.)

Tabela 20-1

Oito dicas para escrever cartas

1. Quaisquer que sejam o conteúdo e a finalidade da carta, ela deve ser clara e legível.

2. Se você estiver escrevendo em nome da empresa, imprima a carta em papel timbrado.

3. A não ser que você esteja enviando um bilhete pessoal curto, use papel no tamanho carta (21,6 x 27,9cm). As folhas menores costumam ser colocadas no lugar errado quando arquivadas, enquanto as maiores não cabem nos espaços básicos dos escritórios modernos: cestas, pastas, copiadoras e aparelhos de fax.

4. Vá direto ao assunto. Declare o objetivo da carta já no primeiro parágrafo.

5. Seja breve. Sempre que possível, tente resumir os documentos a uma página.

6. Use a primeira pessoa: eu em vez de nós.

7. Escreva do modo como você fala. A carta deve parecer vir de uma pessoa real, e não de um burocrata.

8. Redija com correção em termos de ortografia, gramática e estilo. Se tiver dúvidas, peça a alguém que faça a revisão e lhe dê sugestões para aperfeiçoar a redação.

OBSERVAÇÃO: Se você estiver escrevendo pela internet – enviando e-mails –, não deixe de levar em conta as dicas do próximo capítulo.

“As palavras voam, o que está escrito fica.”

– Provérbio latino

CAPÍTULO 21

Escrevendo seu melhor e-mail

“Quando você se apresenta por e-mail, não está apenas passando a primeira impressão, mas também deixando um registro escrito.”

– Virginia Shea

Netiquette

Hoje em dia, muitas organizações se comunicam com os clientes por e-mail. Às vezes, a mensagem parte do site da empresa, outras de um provedor da internet, como o Hotmail ou o Gmail.

Seja qual for a rota tomada por ela para chegar até o monitor do cliente, você terá que estar atento às expectativas dele e a alguns protocolos quando estiver prestando atendimento por e-mail. Os clientes julgam o serviço on-line com base em dois fatores: se ele proporciona acesso fácil à empresa e se as perguntas que fazem são respondidas com exatidão e rapidez. E, mesmo que no site da companhia haja a seção de Perguntas Freqüentes (ou FAQs) muito bem elaborada, a opinião sobre o atendimento eletrônico será provavelmente baseada na qualidade da resposta que você der às perguntas e reclamações que receber por e-mail. A resposta eletrônica é uma transação entre o cliente e a organização – e ele a utiliza para avaliar a agilidade da sua reação às necessidades e aos problemas deles. Para resumir: aos olhos do cliente, você é a empresa, até mesmo na era da internet.

O cliente que faz contato por e-mail

Assim como o cliente que telefona para a empresa não tem uma boa impressão se não for atendido após um ou dois toques, aquele que opta pelo atendimento por e-mail não fica nada satisfeito se só receber uma resposta em dois ou três dias. Pense do seguinte modo: você gostaria que alguém o deixasse em espera ao telefone por dois dias? Os clientes têm a expectativa de que a comunicação pela internet seja quase tão rápida quanto pelo telefone. Afinal, eles raciocinam, se toda a engrenagem funciona por meio de computadores, por que não deveria ser ágil?

DICA: A expectativa-padrão de tempo de resposta para e-mails comerciais é de cerca de oito horas, mas está caindo. Se você não puder responder a uma pergunta de um cliente no mesmo dia, deve pelo menos acusar o recebimento da mensagem. Alguns sites fazem isso automaticamente. Caso o seu não utilize esse recurso, avise ao remetente do e-mail que recebeu a solicitação e informe a data provável da resposta.

Respondendo aos e-mails

Muitas pessoas costumam “conversar” de modo informal com os amigos pela internet. Cuidado! Não trate os clientes como velhos camaradas – a menos que eles sejam. E, no que se refere à linguagem, toda cautela é pouca. A não ser que esteja escrevendo para alguém muito familiarizado com seu ramo de negócios, evite jargões e abreviações, pois o cliente pode não saber o que é um monitor TFT ou um filtro polarizador VF-25CPKS. Também é perigoso supor que todos os que enviam e-mails conheçam as particularidades e convenções desse tipo de comunicação. Por exemplo, pessoas que o utilizam com freqüência tendem a fazer uso de abreviações, como vc (você) e pq. (porque) e a inserir emoticons, símbolos que representam emoções, como estes:

:-) = sorriso, “estou brincando”

:-( = cara feia, “estou triste”

:() = grito, “estou chocado”

:D = grande sorriso, “estou muito contente”

OBSERVAÇÃO: Não abuse do uso desses símbolos, mesmo que você os tenha visto na correspondência do cliente. Se tiver dúvida, é mais seguro não utilizá-los.

Pense sobre as características do destinatário do e-mail:

• Ele é uma criança ou um adulto? Jovem ou idoso? Qual é sua língua materna? Faça com que o cliente compreenda sua mensagem e se sinta à vontade com o modo como você escreve. Mesmo que se trate de pessoas jovens e acostumadas a usar a internet, uma linguagem informal demais e observações ousadas podem ser mal interpretadas.

• Qual é a natureza do seu relacionamento com esse cliente? Se vocês só tiverem trocado alguns poucos e-mails, seja mais formal. E, não importa quanto sejam íntimos: caso ele esteja contrariado com algo, não tente “fazer graça” nem persuadi-lo com elogios.

Releia sua correspondência antes de clicar em “enviar”. Preste atenção no tom que está usando – se for frio e impessoal, por exemplo, indicará ao cliente que você o considera apenas um número. O uso excessivo de jargões ou de termos técnicos o confundirá em vez de tranqüilizar, além de fazê-lo imaginar que você tem algo a esconder. A ortografia e a gramática também contam na correspondência eletrônica. Se você não se dá nem ao trabalho de fazer uma revisão no texto, que idéia quer que o cliente tenha de você? (Veja a tabela 21-1.)

Tabela 21-1

Três dicas para escrever um ótimo e-mail*

1. Não seja solene. Embora os e-mails para clientes tenham que ser mais formais do que os enviados a amigos e colegas de trabalho, quem está habituado a usar esse tipo de mensagem espera que a comunicação eletrônica tenha um estilo mais pessoal. Um modo de acrescentar interesse a ela é inserir emoticons (ou smileys) no texto. “Eles são fáceis de usar depois que você pegar o jeito”, diz a consultora de correspondência eletrônica, Virginia Shea. “Simplesmente lembre-se de que são rostos na horizontal.”

2. Pense como se você fosse uma máquina de escrever dos anos 1950. (Caso não saiba o que é uma máquina de escrever, peça a seu supervisor que explique.) Shea observa que você não deve esperar que os sistemas de e-mail – o seu e o do cliente – transmitam exatamente os “efeitos especiais” normais dos documentos impressos modernos. Isso significa o seguinte: não use negrito, itálico, sublinhado nem tabulação. Limite-se aos caracteres-padrão da tabela ASCII – as 26 letras do alfabeto (maiúsculas e minúsculas), aos números de zero a nove e a maioria dos sinais de pontuação mais comum. Shea também sugere limitar o comprimento da linha dos e-mails a algo em torno de 60 a 80 caracteres ou a 8 a 10 palavras.

3. Não GRITE. Usar letras maiúsculas para se comunicar é o equivalente a berrar. Embora elas possam ser utilizadas para enfatizar algo, considere outros métodos, como destacar o texto com *asteriscos* para indicar itálico ou o traço rebaixado_ para sublinhado.

* Adaptado de Netiquette, de Virginia Shea.

O resultado

Pense na reação que você pretende obter. Da sua mensagem devem constar claramente o motivo pelo qual você está escrevendo para o cliente e – se for o caso – o que deseja que ele faça em reposta. Ele precisa tomar alguma providência? Em caso positivo, até quando e de que modo? É necessário que guarde o e-mail para referência futura? Em caso positivo, por quanto tempo? Tem que encaminhá-lo a outra pessoa? Em caso positivo, para quem e até quando? Uma boa redação é extremamente importante para a excelência do atendimento; caso contrário, tudo o que você trabalhou tanto para construir pode ir por água abaixo.

Personalização

Quando você estiver respondendo a solicitações por e-mail, as mensagens personalizadas têm muito mais valor aos olhos do cliente do que as geradas automaticamente. A resposta pessoal diz a ele que você está interessado em ajudá-lo a negociar com sua empresa. Caso sua companhia tenha uma loja virtual, a personalização é o modo mais óbvio e direto para incrementar a experiência. Veja a seguir exemplos de e-mails de clientes e as respostas do representante de atendimento e pense neles como modelos para tornar sua correspondência mais pessoal.

De uma cliente:

Olá,

Embora o Natal já tenha passado, estou pensando em encomendar o arranjo natalino com biscoitos. Será que ele vai durar até o próximo mês de dezembro ou se estragará? Não consegui descobrir se era um enfeite natural ou artificial.

Grata,

Adriana

A resposta:

Prezada Adriana,

Obrigada por seu e-mail. Veja abaixo a informação solicitada sobre o item A208, o arranjo natalino pelo qual você se interessou.

Realmente há biscoitos nessa peça, e eles com certeza não durarão até o próximo Natal. Mas os outros componentes do arranjo são artificiais, por isso você poderá utilizá-lo por muitos anos. Não hesite em nos informar se pudermos ajudá-la em mais alguma coisa.

Atenciosamente,

Leila Nascimento

Representante de atendimento

Sua Casa Mais Bonita

De um cliente:

Olá,

Estou pensando em comprar um tênis de corrida da marca que vocês fabricam e gostaria de saber que modelo seria mais adequado para o meu caso, já que tenho a curvatura do pé muito acentuada.

Obrigado.

Daniel

A resposta:

Prezado Daniel,

Temos dois modelos adequados para pés que têm o arco elevado, que geralmente não apresentam uma absorção satisfatória do impacto nas passadas. São os modelos XB1 e Flex, ambos de solado curvo, com um excelente sistema de amortecimento e ótima flexibilidade. O Flex tem a parte frontal mais larga e é mais leve, embora seu solado seja menos macio.

Caso tenha mais alguma dúvida, entre em contato novamente. Ficaremos felizes em lhe prestar toda a assistência para que você escolha o tênis mais indicado para o seu caso e possa fazer maravilhosas corridas.

Cordialmente,

André Lins

Representante de atendimento

Vida Esportiva Ltda.

“Ela está radiante por ter respondido a 95% dos e-mails dos clientes em três dias. (Será que não sabe que, há horas, a maioria deles já foi direto para os sites dos concorrentes?)”

– Genesys Advertisement

CAPÍTULO 22

O atendimento excepcional

está nos detalhes

“São apenas os pequenos toques, depois que o homem comum desiste, que fazem a fama do mestre.”

– Orison Swett Marden

Fundador da revista Success

Quando perguntaram ao arquiteto suíço Mies van der Rohe sobre a diferença entre as construções extraordinárias e as comuns, ele respondeu simplesmente: “Deus está nos detalhes, nos detalhes, nos detalhes.” O que é verdade para uma arquitetura de qualidade também é para o atendimento de qualidade: se você prestar atenção nos detalhes certos, os clientes saberão, notarão e voltarão em busca de mais.

Tudo conta

Seja qual for nossa atividade profissional, os detalhes nos envolvem. Estão em nossa aparência e no nosso ambiente de trabalho. Eles permeiam a forma e o conteúdo do que falamos. São todas as pequenas gentilezas e atenções adicionais que construímos na prática do atendimento ou a miríade de contrariedades irritantes nas quais nos perdemos e pelas quais fazemos nossos clientes passar para poderem negociar conosco.

A atenção aos detalhes é a característica principal das organizações que têm um alto padrão de desempenho. Os membros da equipe da Walt Disney World têm tanta paixão pelos detalhes que fazem com que os clientes sejam obrigados a parar e notar. Uma amiga nossa conta, admirada, sobre Shirley, a camareira que encontrou durante suas últimas férias, passadas na Disney World. “No primeiro dia, quando chegamos, vi um bilhete que dizia: ‘Seu quarto foi limpo por Shirley. Tenha um bom dia.’” Notei que o ponto do i de Shirley era um Mickey em miniatura. Achei bonitinho, mas estávamos na Disney. No terceiro dia, ela realmente me surpreendeu. Eu tinha deixado um bilhete pedindo mais toalhas. Quando voltamos ao quarto, havia uma placa “Não perturbe” na porta do banheiro. Lá dentro, vi que Shirley havia apanhado o jornal e os óculos (que eu tinha esquecido na pia) e arrumado as toalhas extras na forma de um homem sentado no vaso, lendo o jornal. Eu ri muito. Acho que nunca vou me esquecer disso!”

Um número cada vez maior de gerentes e executivos hoje em dia compreende que os exemplos que dão inspiram positivamente suas empresas. Por exemplo:

• Fred Smith, fundador e presidente da FedEx, visita as instalações da companhia em cidades distantes embarcando em uma van de entregas regulares da transportadora junto com um dos mensageiros.

• Bill Marriott, Jr., presidente e diretor geral do Marriott International, muitas vezes trabalha na recepção do hotel registrando os hóspedes. E também esvazia cinzeiros no saguão e recolhe o lixo deixado no estacionamento.

• E não há gerente na Walt Disney World nem na Disneylândia que não se responsabilize pessoalmente pelos 1.001 detalhes que criam uma experiência inigualável para os visitantes desses centros de diversão – seja consertando ou corrigindo as coisas.

Esses executivos fornecem a seus colaboradores modelos de atenção aos detalhes, assim como você também proporciona a clientes e colegas de trabalho um exemplo desse tipo de atitude.

Os momentos da verdade

Cuidar dos detalhes é mais do que brincar de zelador. É o modo como você se lembra e lembra aos outros de que o contato com qualquer aspecto do seu grupo de trabalho dá aos clientes a oportunidade de formar ou rever suas impressões, positivas ou negativas. Costumamos nos referir a essas ocasiões como “momentos da verdade”. Eles acontecem toda vez que o cliente interage com uma parte da empresa e julga sua qualidade com base nessa experiência.

Qualquer fator pode se tornar um momento da verdade para eles: a aparência da loja, do prédio ou do estacionamento; as promessas feitas no anúncio; o tempo que o telefone toca antes que sua ligação seja atendida e o tratamento que recebem; a correspondência por escrito e as notas fiscais... além dos contatos pessoais que têm com você.

Gerenciando os momentos da verdade

Quando você começou a trabalhar na empresa em que está hoje, é provável que a orientação e o treinamento tenham se concentrado nos principais momentos da verdade para seu cargo. Caso esteja na companhia há muito tempo, você, com certeza, já aprendeu a reconhecer outros momentos da verdade vitais para os clientes. Para prestar o verdadeiro Atendimento Nota 10, é necessário administrar cada um deles individualmente.

DICA: O modo como os momentos da verdade são gerenciados determina a nota que os clientes dão a você em seus boletins mentais. Administrando-os bem, você receberá boas notas e conquistará clientes fiéis. Lidando mal com eles, só conseguirá péssimas notas, além de perder os clientes. Esforce-se para obter uma boa avaliação nessa escola específica e descobrirá que seu diploma vale muito dinheiro.

Com o tempo, é fácil pensar que você já sabe como lidar com todos os tipos de momentos da verdade que seus clientes possam ter criado. Não acredite nisso! Seja qual for sua experiência e capacidade, conte sempre com o fato de que eles aparecerão com algo novo. É por isso que são capazes de transformar quase tudo em momentos da verdade.

Para realmente dominar esses momentos em seu atendimento, desenvolva estes três hábitos voltados para o cliente:

1. Nunca pare de aprender. Os detalhes que os clientes consideram importantes mudam de um dia para outro, assim como de um cliente para outro. Você sempre pode aprender mais.

2. Pergunte aos clientes. O único meio confiável para identificar os momentos da verdade individuais e específicos dos clientes é fazer com que eles os descrevam para você.

3. Pergunte à empresa. Acrescente às suas observações cotidianas e informais sobre as preferências dos clientes os resultados das pesquisas de opinião e dos estudos regulares que sua empresa provavelmente realiza. Faça questão de se informar sobre o que os pesquisadores já sabem e que pode ajudá-lo a prestar um atendimento melhor.

Não são os tigres e ursos que afugentam os clientes. O que mais os perturba são os mosquitos – as pequenas coisas.

“Comprometa-se a executar todo dia uma ação de atendimento excepcional ao cliente por 10 minutos e a influenciar seus colegas a fazerem o mesmo. Em uma equipe de 100 pessoas – levando em conta férias e feriados, entre outras interrupções –, isso corresponde a 24 mil novos atos de cortesia por ano. As revoluções acontecem assim.”

– Tom Peters

Guru da administração

CAPÍTULO 23

Boas vendas

significam bom atendimento –

bom atendimento

significa boas vendas

“Nada acontece até alguém vender algo.”

– Axioma de marketing

Vendas e atendimento não são funções independentes. São dois lados da mesma moeda. Ainda que seu cargo seja o de representante de atendimento ao cliente e o de um colega seja o de vendedor, vocês dois têm o mesmo objetivo final: satisfazer o cliente. Nem sempre foi assim. No passado, os profissionais de vendas e de atendimento eram adversários.

Vendas e marketing viam seus pares do setor de atendimento e operações como “aqueles caras que nunca querem ajudar a fechar uma venda e que estragam tudo depois que ela está no papo”.

O pessoal de atendimento e operações, por sua vez, costumava se referir a seus colegas da área de vendas e marketing da seguinte forma: “Aquelas pessoas de terno que escrevem anúncios do arco-da-velha, fazem promessas ridículas para concluir uma venda e largam o abacaxi no nosso colo na hora de tratar com os clientes.”

No mundo atual, vendas, marketing, serviço e operações compartilham um objetivo comum: conquistar e manter clientes.

Quando as linhas se sobrepõem

Para conquistar e manter os clientes, é preciso combinar boas vendas com um bom atendimento. Considere o caso de Mauro Muquirana, o infeliz proprietário de um modelo 412-A da chave de fenda elétrica Expressa, que só necessita do fio para ser recarregada. (Você constata que ele é infeliz ao vê-lo balançar a ferramenta para todos os lados, bater com ela no balcão e exigir seu dinheiro de volta.)

Usando suas melhores habilidades no Atendimento Nota 10 (ouvir, perguntar e resolver o problema), você determina que esse cliente está furioso porque a 412-A, além de precisar ser recarregada a toda hora, não é muito potente. Mas você também sabe que ela foi projetada para pequenos consertos domésticos, e não para recondicionamentos de automóveis em proporções quase industriais. Mas é um serviço desse tipo que Mauro Muquirana está tentando fazer com ela. Para esses trabalhos, sua empresa vende um modelo muito mais caro, o 412-C, a melhor chave de fenda elétrica do ramo e a ferramenta perfeita para realizar o reparo que o cliente deseja.

Um atendimento melhor no momento da venda deveria ter feito com que ele adquirisse uma ferramenta mais adequada às suas necessidades. No entanto, o que você pode fazer em relação ao problema nesse momento? Pense bastante e veja qual destas quatro atitudes você recomendaria a um profissional da área:

• Opção 1. Diga ao cliente que, se ele não tivesse sido mesquinho demais para comprar a ferramenta certa logo de início, não estaria ali gritando até quase ter um ataque do coração.

• Opção 2. Explique os limites da 412-A e as vantagens da 412-C e recomende a troca.

• Opção 3. Desculpe-se pela inconveniência, mostre a diferença entre os dois modelos e ofereça-se para efetuar pessoalmente a troca imediata e ainda fazer um desconto no preço da 412-C para compensá-lo pelos problemas que teve.

• Opção 4. Peça desculpas pela burrice do vendedor, ofereça a ele uma troca sem acréscimo – a velha e desgastada 412-A por uma 412-C novinha, além de um conjunto de ponteiras de chave de fenda de aço inoxidável. E ofereça-se para lavar o carro dele.

Nós escolhemos a opção 3 como a melhor estratégia. Demonstra preocupação, resposta e boa capacidade de vendas. Essa atitude não pune injustamente o cliente pelo erro humano envolvido na compra original, não importa quem o tenha cometido. Também não o premia por seu comportamento desagradável e agressivo ao devolver a ferramenta. A opção 2 é uma resposta limitada e ultrapassada do conceito de atendimento diante de reclamações. Com ela, não é provável que uma loja mantenha Mauro Muquirana como cliente por muito tempo. As opções 1 e 4 são respostas improváveis, adequadas a empresas que recrutam para a linha de frente apenas pessoas que tenham um QI do mesmo número do seu sapato.

Quando vender não é um bom atendimento

Há três situações em que concluir a venda não representa um bom atendimento:

1. Quando não há opções disponíveis. Nenhum produto ou serviço fornecido por sua empresa é capaz de atender a necessidade do cliente. Portanto, não importa sua capacidade de resolver o problema, de responder à pergunta com eficiência nem de explicar muito bem as características de outros produtos ou serviços que você pode oferecer no momento.

2. Quando não há um momento de calma. Você sabe como resolver o problema, mas o cliente já chegou furioso, continua assim e, obviamente, quer permanecer irado. Se as chances que você tem de tranqüilizá-lo já são poucas, imagine de convencê-lo a comprar peças que possam incrementar o produto ou mesmo de trocá-lo por um modelo diferente.

3. Quando não há uma razão válida. Propor a atualização, ou o upgrade, de um produto pela compra de outras peças ou acessórios seria algo totalmente ilógico, sem relação com o problema ou impróprio à situação, como: “Você gostaria de um pão de alho com seu cappuccino hoje?”

Quando vender é um bom atendimento

Há cinco situações em que concluir a venda representa um bom atendimento:

1. Quando o produto ou serviço que o cliente está usando estiver errado, mas você souber que modelo, sistema ou abordagem se adaptará melhor às suas necessidades e está em posição de fornecê-lo.

2. Quando o produto ou serviço que o cliente comprou da empresa for adequado, porém precisar de algo como uma peça, um programa ou um processo adicional para que funcione corretamente: “O sistema operacional do seu computador é o Windows 95. O programa foi projetado para o sistema operacional XP. Sei de um upgrade para Windows 95 que deve funcionar.”

3. Quando o produto ou serviço em questão for obsoleto. “Posso enviar um novo dispositivo para você e orientá-lo na instalação. Também acredito que seria uma boa idéia pensar em um novo modelo, que faria melhor o trabalho. O Laser XJ7 tem circuitos aperfeiçoados e pode...”

4. Quando um produto ou serviço puder evitar outros problemas. “Estou vendo que o senhor preferiu não pagar um pouco mais para ter direito a um prazo de garantia maior. Mas, já que enfrentou dois problemas durante a garantia normal, eu me pergunto se não poderia reconsiderar essa decisão...”

5. Quando o ato de fornecer ao cliente um produto ou serviço diferente for considerado um acréscimo de valor ou tratamento diferencial. “Essa conta exige um saldo médio muito alto. Foi o que causou a cobrança da taxa com a qual o senhor está preocupado. Gostaria de recomendar outro plano. Acho que ele atenderá melhor as suas necessidades e poupará despesas futuras.”

Se estiver escrito atendimento ao cliente em seu crachá, sua tarefa em tempo integral é servir as pessoas. Mas lembre-se: mesmo que nada na descrição do seu cargo indique responsabilidade com vendas, você é parte da equipe de vendas e marketing. Sua função terá sempre dois aspectos.

“Na verdade, vendas e atendimento são inseparáveis.”

– Dr. Leonard Berry, David Bennett, Carter Brown

Service Quality

CAPÍTULO 24

Nunca subestime o valor de um

agradecimento sincero

“Obrigado... obrigado, obrigado... e obrigado!”

– Urso Fozzie

Você se lembra de quando tinha 10 anos e queria aquele autorama ou aquela Barbie especial de aniversário, e sua avó, em vez disso, lhe deu uma roupinha? Seu pai e sua mãe estavam lá, olharam para você e beliscaram seu braço.

– E agora, o que você diz? – pressionaram.

– Obrigado, vovó – você respondeu. E sua avó sorriu e deu uns tapinhas na sua cabeça.

Mostrar gratidão é tão importante hoje em dia quanto era naquela época. Você precisa agradecer aos clientes todos os dias. Tem que valorizar a dádiva dos negócios que eles levam para você, mesmo que não sejam tão excitantes quanto carrinhos e bonecas.

Nove situações em que é necessário

agradecer aos clientes

1. Quando eles fazem negócios com você. Repito: os clientes têm várias opções toda vez que precisam de um serviço ou produto. É fácil menosprezar os que compram regularmente. Não faça isso. Agradeça-lhes por terem escolhido você.

2. Quando eles o elogiam (ou à sua empresa). Algumas vezes, os elogios dos clientes podem deixá-lo constrangido. Dar de ombros a essas gentilezas, porém, transmite a seguinte idéia: “Seu burro, na verdade eu não sou tão bom assim.”

3. Quando eles fazem comentários ou sugestões. Agradecer por seu feedback demonstra que você escutou o que tinham a dizer e valoriza a opinião deles. Algo simples pode fazer maravilhas, se dito olhos nos olhos e com um sorriso. Por exemplo: “Obrigado por reservar tempo para me dizer isso. Sua opinião realmente nos ajuda a saber em que pontos podemos melhorar.”

4. Quando eles experimentam novos produtos ou serviços. Testar algo novo pode ser incômodo e arriscado. Afinal, o velho e familiar é tão... bem... velho e familiar. Agradeça aos clientes por ousarem experimentar uma novidade.

5. Quando eles o recomendam a um amigo. Os clientes que o indicam estão colocando a mão no fogo por você. Caso seu desempenho esteja à altura, eles serão bem vistos. Caso contrário... Dar a eles um cartão de agradecimento demonstra que você valorizou seu gesto.

6. Quando eles são pacientes... e não tão pacientes. Não importa se eles lhe dizem isso ou não (e alguns deles dizem mesmo!), ninguém gosta de esperar. Agradecer aos clientes por sua paciência mostra que você valoriza o tempo deles. Também é um dos meios mais rápidos de acalmar aqueles que esperaram muito e não estão nada satisfeitos com isso.

7. Quando eles o ajudam a atendê-los melhor. Alguns clientes estão sempre preparados: têm o número de suas contas na ponta da língua, levam os formulários certos e guardam as anotações que fizeram no último contato com a empresa. Assim, tornam sua vida mais fácil – agradeça a eles por isso.

8. Quando eles reclamam com você. Os clientes que expressam insatisfação estão lhe dando uma segunda chance. E isso é um grande presente, pois assim você tem a oportunidade de reconquistar a lealdade deles, o que lhe dará novos motivos para lhes agradecer no futuro.

9. Quando eles o fazem sorrir. Um sorriso é um dos maiores presentes que você pode receber. Agradecer por ele só o torna ainda mais valioso.

Três maneiras de agradecer

1. Verbalmente. Agradeça a cada encontro. E com sentimento. A frase “Obrigado por comprar conosco, o próximo, por favor” dita como se fosse um trem-bala passando na frente deles não os impressiona. Torne seu agradecimento caloroso e pessoal.

2. Por escrito. Envie um bilhete após uma compra ou visita. Personalize-o. Os clientes odeiam cartas formais. Escreva um agradecimento na parte de baixo das suas notas fiscais ou faturas. Mesmo aqueles enviados por e-mail são apreciados.

3. Com um presente. Dê algo pequeno, como um bloco de notas ou uma caneta com o logotipo da empresa. Isso ajudará o cliente a se lembrar de você. Para alguns, um cartão eletrônico engraçado será uma boa forma de agradecimento – porém, seja cuidadoso e seletivo, pois os gostos variam. (E atenção: os firewalls de algumas empresas podem excluir sua mensagem antes que ela chegue ao destinatário desejado.)

DICA: Esteja atento para que o valor do presente não esteja em desequilíbrio com a natureza da transação realizada. Alguns clientes podem achar que presentes mais caros são uma tentativa de comprá-los, e não uma demonstração de gratidão. Além disso, é considerado impróprio enviar presentes a clientes que sejam funcionários públicos.

Cinco agradecimentos freqüentemente esquecidos

1. Agradeça a seus colegas de trabalho. Demonstre gratidão a quem o inspira pelo modo como trata os clientes. Fazer isso diante dos clientes mostra a eles que estão lidando com uma equipe coesa.

2. Agradeça a seu supervisor. Para ter certeza de que seu gerente lhe forneça o apoio de que você precisa, dê um feedback positivo quando ele o ajudar em seu trabalho.

3. Agradeça aos funcionários de outros departamentos da sua empresa. Embora você seja a pessoa que fala com os clientes, o pessoal de apoio viabiliza seu serviço. Agradeça a eles individualmente ou em grupo.

4. Agradeça aos fornecedores. Sem o profissionalismo deles, os clientes não estariam recebendo um bom atendimento.

5. Agradeça a si mesmo! Você trabalha duro e merece uns tapinhas nas costas. Felicite-se! E, de vez em quando, comemore em um lugar especial.

DICA: Os agradecimentos mais eficazes são imediatos, específicos, sinceros e especiais.

“A gratidão não é somente a maior virtude – é também a mãe de todas as outras.”

– Cícero

PARTE III

A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS NO

ATENDIMENTO NOTA 10

As coisas nem sempre dão certo. Essa é simplesmente a lei das probabilidades. Não importa quanto você tente ser perfeito, às vezes comete um erro. Em algumas ocasiões, é o cliente quem está errado. Em outras, você precisa lidar com uma pessoa difícil, alguém que nunca está satisfeito e que se revela um desafio à sua paciência e capacidade.

Quando as coisas dão errado, é hora de usar a carta na manga: a habilidade de solucionar problemas no Atendimento Nota 10. Ser capaz de superar obstáculos, de salvar a situação quando ela parece perdida, é um elemento-chave na prestação de um excelente serviço ao cliente. Torna o trabalho mais fácil. Faz com que os negócios da empresa fluam melhor. É também um ótimo método para reatar o relacionamento com os clientes e torná-los ainda mais fiéis.

CAPÍTULO 25

Seja um eficiente

solucionador de problemas

“Os clientes não esperam que você seja perfeito, mas que resolva as coisas quando elas dão errado.”

– Donald Porter

British Airways

Você entra em uma loja de departamentos só para comprar uma filmadora, descobre que o modelo anunciado está esgotado e fica decepcionado – até mesmo zangado. “Se não tinham o produto em quantidade suficiente, por que anunciaram?”, pergunta a si mesmo. Um vendedor nota sua contrariedade óbvia. Talvez seja sua expressão facial ou a fumaça saindo por suas orelhas.

Vendedor: – Posso ajudar?

Você (resmungando): – Duvido que possa. Eu queria uma filmadora EZ-30, mas vocês nunca têm o que anunciam!

Vendedor: – Sinto muito. Vendemos mais do que esperávamos antes mesmo que o anúncio fosse publicado, então hoje de manhã acabamos ficando sem nada. Em todo caso, estamos oferecendo um vale promocional e teremos a EZ-30 daqui a quatro semanas.

Você: – Mas que beleza! Exatamente uma semana depois do casamento da minha sobrinha, a quem eu ia dar a filmadora de presente. Ótimo!

Vendedor: – Entendo sua decepção. É frustrante quando queremos algo e descobrimos que está esgotado. Espere aqui dois minutos enquanto falo com o gerente. Acho que posso ajudá-lo. (Dois minutos depois.) Tenho boas notícias. Posso lhe oferecer um modelo de outro fabricante com as mesmas características e pelo mesmo preço. Assim o senhor leva a filmadora hoje.

Radiante e talvez levemente surpreso, você sai da loja com a nova filmadora, duas baterias de reserva, um conjunto especial de luminárias, um jogo de tapetes de cozinha, meia dúzia de vídeos e uma bolsa nova para carregar tudo.

A arte da recuperação do atendimento

A palavra “recuperação” significa o ato de retornar ao normal – de fazer com que as coisas voltem a se equilibrar ou as pessoas a ter saúde. Foi exatamente isso que o vendedor da loja de departamentos fez pelo provável e contrariado comprador da filmadora. Quando se trata de atendimento, uma boa recuperação começa quando você percebe (e quanto mais cedo melhor) que o cliente está com um problema.

DICA: Os problemas existem quando o cliente diz que eles existem – toda vez que ele estiver zangado, desanimado, furioso ou desapontado. E o que significa decepção para um cliente pode ser algo totalmente diferente para outro. Não importa. Você não pode desejar (nem mandar) que um problema desapareça porque se trata de uma coisa com a qual ninguém deveria se indignar, ou porque aquilo não foi culpa sua, ou porque o fato não é de responsabilidade da sua empresa, ou ainda porque foi o cliente quem cometeu o erro. Se ele considerar algo um problema, é um problema.

Para ser um solucionador de problemas Nota 10, você precisa tomar atitudes positivas bem pensadas que farão com que os clientes decepcionados voltem a se sentir satisfeitos com a empresa. Para curar sentimentos feridos, seja sensível a suas necessidades e a seus desejos e expectativas.

O processo de recuperação

Uma vez identificado o problema do cliente, o processo de recuperação deve começar. Nem todos os seis passos apresentados a seguir têm que ser usados necessariamente com todas as pessoas. Personalize suas ações em cada situação específica, utilizando o que sabe sobre os produtos e serviços da empresa e o que puder descobrir sobre as dificuldades encontradas pelos clientes. Não generalize.

1. Peça desculpas. Não importa de quem seja a culpa. Os clientes querem que alguém reconheça o problema e manifeste interesse por sua decepção. Dizer: “Sinto muito pelo transtorno” não custa nada e conquista o perdão deles.

2. Ouça e demonstre empatia. Trate os clientes de um modo que mostre interesse por eles e pelo problema. As pessoas têm sentimentos e emoções e desejam que o lado pessoal da transação seja reconhecido.

3. Resolva o problema com rapidez e correção. Uma “solução correta” é aquela obtida com um sentido de preocupação profissional. O que os clientes almejam, finalmente, é receber o que esperavam no início do processo – e, quanto mais rápido, melhor.

4. Proporcione reparação. Não é incomum que clientes insatisfeitos se sintam ofendidos ou desprezados por causa de uma falha no atendimento. Muitas vezes, eles o procuram para que você faça um gesto especial que, de um modo adequado ao problema, expresse o seguinte: “Quero compensar o que se passou com você.”

OBSERVAÇÃO: A reparação não é uma exigência para a total correção de cada falha ocorrida com o atendimento ou com os produtos, mas é importantíssima para a satisfação dos clientes que se sentem “ofendidos”, vítimas de uma situação, muito incomodados ou, de algum modo, prejudicados pelo que aconteceu.

5. Cumpra suas promessas. A recuperação do atendimento é necessária porque o cliente acredita que uma promessa foi quebrada: um produto não chegou ou um telefonema não foi dado como combinado, por exemplo. Durante o processo de recuperação, muitas vezes você precisará selar novos compromissos. Quando isso acontecer, seja realista em relação ao que poderá ou não fazer.

DICA: Tome providências imediatas para resolver o problema. A urgência que você atribui à solução demonstra aos clientes que a recuperação é tão importante para você (e para sua empresa) quanto a venda inicial.

6. Acompanhe o caso. Você pode acrescentar um passo agradável à seqüência de recuperação acompanhando o caso por algumas horas, dias ou semanas para se assegurar de que as coisas tenham sido resolvidas a contento do cliente. Não se limite a supor que você já solucionou o problema e recuperou a confiança da pessoa. Verifique para ter certeza disso.

Figura 25-1 – O processo de recuperação do atendimento

Procurando encrenca

Será que precisamos sequer falar quando as coisas vão por água abaixo? Por que não concentramos nossa energia em simplesmente garantir que elas dêem certo da primeira vez? Porque nem sempre é possível fazer com que isso ocorra. Na realidade, cerca de um terço dos problemas encontrados por representantes de atendimento são causados pelos clientes. O Atendimento, mesmo o Nota 10, envolve seres humanos, e seres humanos não são perfeitos. Isso vale para os clientes e para você também. Os erros acontecem. Todos nós sabemos disso. Mesmo que você realize seu trabalho com competência e atenda a necessidade das pessoas, poderá enfrentar dificuldades caso as expectativas delas não sejam satisfeitas.

Não importa o que aconteça nem por que – é melhor lidar com o contratempo de forma direta e efetiva do que ignorá-lo, esperando que desapareça sozinho, ou seguir em frente de modo confuso na esperança de conseguir resolvê-lo.

“Três regras para a recuperação do atendimento:

1. Faça a coisa certa logo da primeira vez.

2. Se falhar, resolva o problema.

3. Lembre-se: não haverá uma terceira oportunidade.”

– Dr. Leonard Berry

Pesquisador, Texas A&M University

CAPÍTULO 26

Saiba usar o “Sinto muito”

“As poucas palavras de um pedido de desculpas são um modo de dizer que você se importa e de demonstrar que é sensível à dor do outro.”

– Robert Conklin

How to Get People to Do Things

A expressão “Sinto muito” é bastante simples de dizer, no entanto só a ouvimos raramente. De fato, nossas pesquisas revelam que, quando os clientes relatam à empresa a ocorrência de um problema com produtos ou serviços, eles ouvem pedidos de desculpas menos de 50% das vezes, ou seja, metade do que deveriam escutar. A solução para todos os contratempos, sejam eles grandes ou pequenos, deveria começar com uma retratação sincera.

Por que é tão difícil dizer “Sinto muito” aos clientes? Primeiro, podemos nos sentir intimidados por essas palavras. Muitas vezes, tendemos a pensar que elas significam “falhei”, “não sou uma boa pessoa” ou “não sou um profissional competente”. Nada poderia estar mais longe da verdade. Um pedido de desculpas é apenas o reconhecimento de que as coisas não estão dando certo aos olhos do cliente.

Risco legal

Hoje em dia há também a tendência de se equiparar uma retratação à admissão de responsabilidade pessoal ou corporativa pelo problema – nesse caso, desculpar-se significaria assumir a culpa pelo que ocorreu. De vez em quando, ouvimos falar de processos caríssimos nos noticiários e em programas de televisão. É compreensível que as empresas se preocupem com as conseqüências financeiras potenciais de uma retratação e que as pessoas relutem em tomar a responsabilidade para si.

Caso seu trabalho deva observar regulamentos ou aspectos legais, procure compreendê-los e entender como essas questões afetam o que você faz, porém não suponha que não possa dizer “Sinto muito pelo transtorno” quando um problema ocorrer. Na verdade, um pedido de desculpas sincero, dito de modo profissional e oportuno, muitas vezes é extremamente eficaz para evitar possíveis questões legais. Quando demonstra disposição em garantir que os clientes recebam o que esperam, você os livra até mesmo da necessidade de pensar em começar uma briga.

Risco com o cliente

Assim como o ato de pedir desculpas não consiste na admissão de responsabilidade (“Sinto muito por nós termos feito isso com você”), ele também não é uma oportunidade de culpar ninguém (“Sinto muito por você ter sido tão burro a ponto de não ter lido as instruções antes de ligar o aparelho e assim provocar um curto-circuito”).

Todos nós sabemos que os clientes nem sempre usam o bom senso nem as orientações detalhadas que lhes damos com tanto cuidado. Às vezes, não entendemos por que eles fazem tudo errado e provocam conseqüências previsivelmente desastrosas. Depois, nos procuram para resolver a encrenca. E, já que ninguém gosta de admitir os próprios erros, não é raro que nos culpem durante esse processo.

Quando a empresa Vision Cable, de Charlotte, Carolina do Norte, foi duramente atingida por um furacão há alguns anos, milhares de clientes ficaram sem o serviço de TV a cabo. Os colaboradores da companhia se empenharam em restaurá-lo o mais rápido possível. As equipes trabalharam noite e dia. O gerente geral, Milton Moore, pediu desculpas a todos em uma série de anúncios no rádio. Ele assegurou às pessoas que elas receberiam créditos relativos a cada dia sem transmissão e solicitou que informassem sobre qualquer interrupção adicional.

Ele precisava fazer isso? Claro que não. Mas os clientes ouviram sua mensagem em alto e bom som: vamos fazer com que as coisas voltem ao normal o mais depressa possível. Se ele foi capaz de pedir desculpas por um furacão, pense no quanto você pode fazer com um “Sinto muito” no momento oportuno.

DICA: Um pedido de desculpas sincero é o reconhecimento pessoal e profissional de que o cliente ficou decepcionado ou enfrentou um transtorno. Quando você achar que dizer “Sinto muito” pode dar a idéia de que está assumindo inteiramente uma responsabilidade que não é apenas sua, opte pela expressão “Obrigado por me informar sobre isso”.

Procurando um bode expiatório

Quando as coisas dão errado, sentimos a vontade quase instintiva de direcionar a atenção do cliente para outro lugar: “Se aqueles ‘caras inteligentes’ da informática conseguissem fazer esse sistema funcionar direito, não obrigaríamos você a esperar tanto” ou “O pessoal da manutenção deveria ter limpado isso ontem à noite, mas acho que eles estavam ocupados demais tomando café. Então, você acabou pisando nisso”.

DICA: Usar um setor da empresa como bode expiatório para uma falha no serviço mostra aos clientes que vocês são departamentos separados que agem de maneira isolada e até mesmo adversária, e não uma equipe coesa voltada para atendê-los bem. Não faça isso – nem aos outros nem a si mesmo.

Desculpe-se direito

Um pedido de desculpas vago, feito de modo automático e impessoal, pode ser pior do que não dizer nada. Uma retratação eficaz é:

1. Sincera. Apesar de não saber exatamente o que os clientes estão sentindo e vivendo individualmente, você pode ser franco em sua preocupação, assim como os colaboradores da Vision Cable foram.

2. Pessoal. Os pedidos de desculpa são muito mais poderosos quando ditos na primeira pessoa: “Sinto muito por você estar passando por esse problema.” Lembre-se de que, para o cliente, a empresa é você e não existe nenhum misterioso “nós” ou “eles”.

3. Oportuna. Primeiro peça desculpas pelo problema e só depois procure descobrir por que ele está acontecendo ou o que o causou. Quanto mais rápido você fizer algo em relação a um cliente aflito, melhor.

“Acredito que, se você for honesto e direto com os clientes, eles o tratarão como um vizinho quando circunstâncias além do seu controle o colocarem em desvantagem.”

– Milton Moore

Gerente geral da Vision Cable

CAPÍTULO 27

Os axiomas da recuperação

do atendimento

“Os clientes com problemas precisam passar por um processo de cura antes de seguir adiante. O objetivo é fazer com que eles digam: ‘Não estou nada satisfeito com o que houve, mas sou imensamente grato pelo apoio que você me deu para enfrentar a situação.’”

– Leo Colborne

Vice-presidente, suporte técnico global,

EMC Corporation

Assim como possuem expectativas quanto ao atendimento regular, os clientes têm expectativas quanto a ações de recuperação. Algumas delas são fáceis de identificar: que você resolva o problema, que faça isso rapidamente e que demonstre um pouco de empatia diante do transtorno ocorrido. Outras são mais sutis.

O processo de seis passos descrito no capítulo 25 baseia-se em cinco axiomas – cinco idéias básicas sobre a recuperação do atendimento – que têm origem no que os especialistas afirmam que os clientes esperam do serviço e em nossas próprias pesquisas sobre o assunto.

Axioma 1 – Os clientes possuem expectativas

específicas quanto à recuperação

Pesquisas realizadas no setor de bancos de varejo por Linda Cooper, da Cooper and Associates, Evanston, Illinois, levantaram 10 expectativas, enumeradas na figura 27-1, que podem se aplicar facilmente a situações de recuperação do atendimento em outros segmentos também.

As 10 maiores expectativas de atendimento dos clientes de bancos de varejo

1. Receber telefonemas quando prometido.

2. Ter explicações sobre como um problema ocorreu.

3. Saber quem contatar quando encontrar uma dificuldade.

4. Ser rapidamente informado quando um problema for resolvido.

5. Poder falar com alguém com maior autoridade na hierarquia da empresa.

6. Ser avisado sobre o tempo previsto para a solução de um problema.

7. Ser informado pela empresa sobre opções às alternativas oferecidas, caso um problema não possa ser resolvido.

8. Ser tratado como uma pessoa, e não como um número de conta.

9. Ser orientado sobre como evitar problemas futuros.

10. Receber informações regulares quando um problema não puder ser superado imediatamente.

Figura 27-1

Axioma 2 – A recuperação bem-sucedida é tanto

psicológica quanto física: primeiro “restaure” a pessoa,

depois solucione o problema propriamente dito

Como já dissemos, os clientes que enfrentam um problema com um produto ou serviço fornecido por sua empresa esperam que você o resolva. Há, no entanto, outro aspecto importante que eles têm mais dificuldade de expressar: a necessidade que sentem de serem “restaurados” psicologicamente. Muitas vezes, um cliente que vive uma experiência negativa com a organização ou com um dos seus produtos deixa de acreditar na confiabilidade que você tem como representante de atendimento, isto é, na sua capacidade de fazer o que promete. O técnico de manutenção que vai direto à copiadora ou à impressora a laser, conclui o conserto e sai em silêncio para atender a chamada seguinte pode estar praticando um bom atendimento do ponto de vista técnico, mas não está realizando uma boa recuperação. O cliente que entrou em contato com a empresa para solicitar o conserto de um equipamento que estava quebrado no momento em que ele precisava utilizá-lo também precisa de “reparo”. O colaborador que efetua o atendimento deve, no mínimo, dar a ele a oportunidade de desabafar sua frustração. Faz parte do trabalho dele.

Em termos de procedimento, o fundamental antes de se mergulhar na solução do problema propriamente dita, é cuidar do cliente, tranqüilizando-o e garantindo-lhe que tudo ficará bem. A habilidade mais importante a ser empregada na sua “restauração” é escutar. Deixe que ele conte sua história, extravase a raiva e mostre seu ponto de vista. Se você acrescentar a isso um pedido sincero de desculpas, já estará a meio caminho de uma solução psicológica para a questão.

Axioma 3 – Trabalhe com espírito de equipe

Nossas pesquisas apresentam uma significativa indicação de que clientes que participam das iniciativas para resolver os problemas ficam mais satisfeitos com sua solução. Essa idéia, porém, tem limites e condições. Quando não há dúvidas de que a empresa foi a responsável, perguntar o que o cliente gostaria que fosse feito como reparação dá a ele a sensação de estar recuperando o controle. Isso pode ser vital para acalmar os que acreditam que a companhia os está tratando com injustiça, abuso ou má-fé.

Nas situações em que o problema foi claramente causado pelo cliente, é bom pedir a ele que faça algo para ajudar a resolvê-lo. Assim, é mais provável que se sinta satisfeito com o desfecho. Nos dois casos, a solução se torna “de vocês”, isto é, criada em conjunto por ele e por você, e não algo que você fez e está tentando impor.

O modo como você convida o cliente a participar do processo de solução do problema é importantíssimo para a criação de uma sensação de parceria. Se dita de maneira errada, a pergunta “Então, o que você quer que eu faça em relação a isso?” pode ser sentida como a transferência da responsabilidade pela recuperação do atendimento para o próprio cliente.

Você se lembra dos filmes antigos em que, durante os preparativos para um parto em casa, os médicos mandavam o pai “colocar água para ferver”? Na realidade, essa tarefa era apenas um modo de mantê-lo ocupado e fora do caminho, mas ao mesmo tempo o fazia se sentir incluído no processo. Ainda que o máximo que o cliente possa realizar, metaforicamente, seja ferver água, essa ação terá efeitos paliativos.

A cliente do banco que só depositou o cheque do seu pagamento dois dias depois da data prevista e que, assim, fez com que uma série de outros cheques voltassem por falta de fundos se sentirá melhor se lhe for dada uma função na solução do problema. Uma tarefa do tipo “Por favor, me dê a lista de todas as pessoas para quem você passou cheques” ou “Ligue para as pessoas para quem você passou cheques e peça a elas que os reapresentem” devolve à cliente a sensação de controle psicológico.

Axioma 4 – Os clientes reagem mais negativamente

a “injustiças” do que a “erros honestos”

A pesquisadora Kathleen Seiders, do Babson College, Wellesley, Massachusetts, descobriu que, “quando os clientes acreditam que foram tratados injustamente, suas reações emocionais tendem a ser imediatas, profundas e definitivas”. Em outras palavras, se a pessoa está segura de que foi prejudicada ou tratada de modo desatencioso ou desrespeitoso de propósito, sua reação é intensa e duradoura.

Nesses casos, só há uma estratégia possível: pedidos veementes de desculpas e ações de reparação. Os sentimentos do cliente podem, na verdade, ser o resultado de um mal-entendido quanto a algo que foi dito. Mas isso é irrelevante. Uma vez que ele se sinta injustiçado, você estará lidando com um cliente de risco. De acordo com a Dra. Seiders, esse também é um provável candidato a desfechar ações de retaliação. Ela acrescenta que a comunicação (explicar o que houve de errado) e a compensação (reparação) podem anular a idéia de injustiça. Além disso, segundo ela, é importante formular essa explicação em termos que não tentem colocar toda a responsabilidade pelo passo em falso nos ombros de terceiros ou em um “mal-entendido”. Dizer de forma simples e direta “Sinto muito por isso ter acontecido e farei com que tudo seja resolvido já” parece funcionar como mágica na recuperação do atendimento.

Axioma 5 – A recuperação eficaz

é um processo planejado

Uma prática comum por parte de hotéis e companhias aéreas é o overbooking, isto é, fazer reservas e vender passagens acima da disponibilidade de lugares como prevenção a possíveis desistências. Partidas de trens e aviões sofrem atrasos e cancelamentos em decorrência do mau tempo, por isso as empresas planejam antecipadamente a solução desses problemas. Portanto, faz sentido que você crie um plano para as situações incontroláveis que causem transtornos aos clientes. Porém, institua e aplique esse esquema de um modo que lhe permita dar ao cliente uma resposta de qualidade, do jeito que ele espera. As pessoas costumam se lembrar por muito tempo de soluções descuidadas e mecânicas mesmo depois de terem se esquecido do problema que precisou ser resolvido.

É importante saber como deve ser um processo planejado de recuperação. Você precisa estar a par do plano estruturado por sua empresa com esse fim, caso haja algum. Se estiver criando seu próprio esquema de recuperação, assegure-se de obter as informações e a concordância dos outros membros da sua equipe, incluindo a de seu supervisor. Também é essencial que eles apliquem o plano com regularidade. Os clientes se lembram de duas coisas na recuperação bem projetada e bem implementada: da qualidade das soluções oferecidas e das habilidades das pessoas que as fornecem. Das duas, as habilidades pessoais são as mais lembradas. Quais são elas? Certa ocasião, nós lideramos 81 discussões de grupo em que pedimos aos participantes que relatassem os aspectos dos quais se recordavam e consideravam impressionantes em suas recentes experiências de recuperação. As 10 iniciativas de representantes de atendimento consideradas inesquecíveis estão enumeradas na figura 27-2.

Do que os participantes das

discussões de grupo se lembraram e

o que consideraram impressionante

Porcentagem dos entrevistados que comentaram e ficaram

impressionados com a iniciativa

O representante de atendimento soube lidar com minha contrariedade.

79,0

O representante de atendimento pediu desculpas.

69,1

O representante de atendimento não ficou na defensiva e demonstrou humildade e equilíbrio.

62,9

O representante de atendimento acompanhou o processo após eu ter feito a reclamação.

56,8

O representante de atendimento demonstrou habilidade na solução dos problemas.

53,0

O representante de atendimento foi proativo em admitir o erro da empresa nos pontos apropriados e não tentou atribuir a culpa a outros.

44,4

O representante de atendimento agiu de modo totalmente responsável em favor do cliente.

40,7

O representante de atendimento mostrou possuir boas habilidades de relacionamento interpessoal, sobretudo ao escutar.

40,7

O representante de atendimento demonstrou empatia em relação ao problema/contrariedade do cliente.

38,3

O representante de atendimento acreditou no cliente e valorizou a percepção dele.

24,7

Figura 27-2

“Você não pode garantir que nunca cometerá erros, mas pode oferecer a garantia de corrigi-los.”

– Jeff Bezos

Fundador e CEO da Amazon.com

CAPÍTULO 28

A recuperação do

atendimento na internet

“Por que eu deveria esperar mais tempo em um site na internet do que por um pedido no drive through do McDonald’s?”

– Anônimo

Nenhuma discussão de recuperação de atendimento estaria completa se não mencionássemos a queridinha de todos: a internet. Em muitos países, o comércio eletrônico vai de vento em popa.

Muitos desses negócios, porém, ainda se concentram apenas em conquistar clientes, e não em atendê-los. Ter um ótimo site é uma coisa, criar um serviço de atendimento eficiente, com ajuda on-line e outras funções orientadas aos consumidores para que eles se mantenham satisfeitos e fiéis é outra bem diferente. E isso aumenta a importância e a responsabilidade de se contar com um bom plano de recuperação de atendimento on-line. É nesse ponto que você entra. Os especialistas concordam com o fato de que o nível de exigência com relação ao padrão de atendimento e à solução de problemas é mais alto para a internet do que para os contatos pessoais ou telefônicos. Por quê? Porque, na visão dos clientes, tanto a rede quanto os computadores são rápidos e fáceis de operar, por isso eles esperam que o serviço recebido por meio dela também seja ágil e descomplicado.

Quando compram pela primeira vez pela internet os clientes têm grandes expectativas em relação a essa experiência. Aqueles que podem passar 24 horas por dia fazendo compras pela rede esperam receber um atendimento ininterrupto também, algo que nunca pensariam em exigir de uma loja. Quando acessam sites e enviam pedidos de ajuda ou de informações adicionais por e-mail, muitos deles imaginam que vão ter respostas dentro de uma ou duas horas, sem estarem atentos ao fato de que o representante de atendimento do outro lado – no caso, você – possa ter recebido pedidos de uma centena de outras pessoas ao mesmo tempo.

Os clientes insatisfeitos aproveitam o distanciamento proporcionado pela internet para fazer reclamações mais regulares e, muitas vezes, mais emocionais e em um tom mais agressivo.

Regras preliminares

Veja agora algumas idéias simples que sua empresa deve considerar quanto ao atendimento pela internet.

• Acesso fácil dos clientes a números de telefone. Muitos sites não fornecem números de telefone da empresa ou não os colocam em locais de fácil localização. Um número 0800 tem que estar bem visível na página inicial. Além disso, deve haver uma pessoa do outro lado da linha para ajudar os clientes. Dê uma olhada. Se você não encontrar o número ou se ele não for facilmente acessível, chame a atenção de alguém para isso. Relate também a dificuldade que os clientes possam ter tido em localizá-lo, caso tenham dito isso a você.

• Ajuda em um clique. A ajuda aos clientes, seja ela sobre disponibilidade de produtos, faturamento, confirmação de pedidos, rastreamento de entregas ou qualquer outro tipo de informação, nunca deve estar a mais de um clique de distância. Eles não devem ser forçados a clicar indefinidamente até desenvolverem uma tendinite para encontrar os dados de que precisam. Se conseguirem localizá-los com facilidade, é menos provável que liguem para você solicitando assistência. Verifique o site da sua empresa. Se forem necessários mais de quatro cliques para se acessar o atendimento ao cliente e enviar uma mensagem, relate ao responsável. Faça isso também caso os clientes digam a você que odeiam ter que clicar tanto.

• Uma lista de perguntas mais freqüentes (FAQs). As FAQs aliviam a pressão do suporte telefônico ou on-line, dando aos clientes acesso fácil e constante às perguntas mais freqüentes sobre a empresa. Alguns especialistas aconselham a criar dois níveis de FAQs, um com perguntas básicas, destinado a clientes novos ou em potencial, e outro para clientes antigos e familiarizados com os produtos e serviços. Estude as FAQs da sua empresa. Se as perguntas que lhe são feitas com mais regularidade não estiverem ali, relate isso também à pessoa responsável.

• Padrões para respostas por e-mail. Os padrões das respostas a perguntas por e-mail devem ser claros e eficientes quanto ao tempo, além de conterem diretrizes objetivas para as respostas e abordarem os problemas de modo orientado ao cliente.

Como a internet é uma mídia imediata, respostas com muitos dias de atraso podem afetar a fidelidade dos clientes de modo negativo. Uma vez decepcionados com a lentidão das respostas às perguntas ou com a solução dos problemas, é improvável que eles tentem novamente.

Para mantê-los informados e atualizados em relação ao que você está fazendo por eles, é necessário contar com um mecanismo de “reconhecimento automático” – um programa que responda aos seus e-mails avisando que a pergunta foi recebida e que, depois, forneça uma estimativa do tempo provável para o encaminhamento da resposta. Se sua empresa não possui um recurso desse tipo, pergunte por quê.

• Canais interligados de devolução de produtos. Os clientes não ficam muito satisfeitos quando encomendam produtos em um site e depois descobrem que não podem devolvê-los em uma das lojas da mesma empresa. Sua política de devolução é interligada, de modo que os clientes possam fazer isso pessoalmente e sem problemas? Em caso negativo, você precisa saber por que e quais as diferenças entre os dois sistemas. Os clientes vão perguntar.

“Abandone seus clientes que compram pela internet e eles lhe retribuirão o favor.”

– www.liveperson.com

CAPÍTULO 29

“Restaure” a pessoa

“Aqui está sua comida. Espero que você se engasgue com ela!”

– Atendente de lanchonete para um cliente que se

queixou por ter esperado 10 minutos para ser servido.

(Isso é verdade, não estamos inventando.)

A parte mais difícil quando se trata de lidar com pessoas, como você já sabe, é... lidar com pessoas. Quando os produtos não funcionam direito, os clientes têm um objeto para xingar, chutar, jogar para o alto e no qual concentrar seus sentimentos. Quando há uma falha no atendimento, porém, a reação emocional deles é direcionada a você.

É tentador pagar na mesma moeda os desvarios de clientes insatisfeitos. Tentador, mas não muito sensato e, com certeza, nada produtivo. Reagir com raiva à raiva, ao sarcasmo com sarcasmo, à frustração com impaciência ou ignorar o aspecto emocional como um todo faz com que tanto quem atende quanto quem é atendido se sintam profundamente feridos. E, é claro, nenhum dos dois se mostra ansioso em repetir esse tipo de atuação. Os profissionais do Atendimento Nota 10 reconhecem o elemento emocional de uma falha no serviço e administram a recuperação de modo calmo, profissional e equilibrado. Para fazer isso, não basta resolver o problema. Também é necessário “restaurar” a pessoa.

Atribuindo códigos de cores à sua resposta

Assim como problemas diferentes são solucionados de formas distintas, o ato de “restaurar” a pessoa toma formas específicas, dependendo da “cor” do estado emocional em que ela se encontra. Como profissional de atendimento, você já deve ter visto de tudo, desde fúria gélida até bocas espumantes. Há pessoas que parecem muito compreensivas quando as coisas dão errado, algumas fazem com que você se sinta totalmente mal por ter tido um papel na confusão, enquanto outras podem lhe despertar uma sensação concreta de medo.

Consideramos útil agrupar os clientes em três cores emocionais divididas por tipo de reação: azul-indiferente, laranja-desagradável e vermelho-furioso.

• Cliente azul-indiferente. Não dá indicações emocionais suficientes para que se possa decifrar seu nível de insatisfação. Para alguns deles, a falha no atendimento pode simplesmente não envolver nenhum elemento emocional. Dão a volta por cima e não deixam que o acontecimento os afete. Mantenha em mente, porém, que pessoas de aparência controlada podem subir na escala emocional se não forem levadas a sério.

• Cliente laranja-desagradável. Entediada, essa pessoa exibe uma irritação moderada porque a experiência não esteve à altura da sua expectativa. Não levá-la a sério ou se recusar a reconhecer sua contrariedade faz, porém, com que ela passe a agir rapidamente como um alarme de incêndio. Trate-a com cautela.

• Cliente vermelho-furioso. Esse cliente tem sentimentos profundos de ira e frustração. Sente-se vítima e ferido pela falha no atendimento. Em geral, não é difícil identificar seu nível de aborrecimento, que é óbvio a todos em um raio de três quarteirões.

Para descobrir a diferença entre essas três classificações, pense em como diferentes repercussões de uma situação inicial essencialmente idêntica (um vôo atrasado) podem determinar a cor emocional de um cliente.

Azul-indiferente. O vôo de Roberto chegou uma hora atrasado, mas como ele tinha 90 minutos para pegar a conexão, seus planos não foram afetados.

Laranja-desagradável. O vôo de Olívia atrasou uma hora. Por causa disso, ela perdeu a conexão e precisou remarcar sua partida para mais tarde.

Vermelho-furioso. O vôo de Simone atrasou uma hora, o que a fez perder a última conexão. Como foi obrigada a pernoitar na cidade, teve que dar vários telefonemas e reagendar todos os compromissos que havia marcado para o dia seguinte.

O fato de saber a cor emocional do cliente ajudará você a escolher as melhores técnicas de “restauração” de pessoas. Veja a seguir um guia fácil:

Azul-indiferente

• Demonstre surpresa.

• Use as habilidades interpessoais gerais.

• Solucione o problema do cliente.

Laranja-desagradável

• Demonstre pressa em resolver o problema.

• Envolva o cliente na descoberta de soluções.

• Proporcione valor extra.

Vermelho-furioso

• Demonstre empatia.

• Deixe que ele desabafe.

• Estimule a calma.

• Escute com atenção.

• Planeje o acompanhamento pós-atendimento.

Não é possível partir para a solução real dos problemas até que as cartas sejam colocadas na mesa. Os clientes da categoria azul-indiferente geralmente parecem calmos enquanto “avaliam” a resposta que você dá a eles. Demonstre surpresa: diga que aquele acontecimento “não é comum” e passará no teste. Essa pessoa calma saltará para a classificação vermelho-furioso se você não usar suas habilidades interpessoais. As táticas para a classe laranja-desagradável foram projetadas para devolver a sensação de controle e importância a esse cliente. A agressividade é muitas vezes um substituto para o medo e o incômodo. Em um grande número de situações, você precisará recorrer a agrados e elogios para acabar com um acesso de raiva no estilo vermelho-furioso.

A ponta do iceberg

“Restaurar” a pessoa é um elemento importante no processo de recuperação bem concebido porque, muitas vezes, a reação do cliente não se deve apenas à ocorrência de um problema de atendimento. Você não pode dizer com base na primeira leitura emocional se o transtorno dele tem origem no atraso de um vôo, na quebra de um radiador, na devolução de um cheque ou até mesmo na... bem... veja o exemplo a seguir.

Uma amiga nossa trabalhou por alguns anos como atendente em uma sorveteria. Em um dia de muito movimento, um executivo entrou e pediu um banana split. Ela preparou o sorvete, deu-o a ele e começou a servir a próxima pessoa da fila. Minutos depois, o homem voltou:

– Este sorvete está sem banana! – berrou. – Que tipo de idiota faz um banana split sem banana?!

Atônita com aquela explosão de raiva, tudo o que nossa amiga conseguiu fazer foi olhar para o homem e para o banana split sem banana. Quando ele finalmente parou para respirar, ela fez o esforço necessário:

– Meu Deus, sinto muito por isso! Foi um erro muito grave. Se tivesse acontecido comigo, acho que também ficaria zangada. Por favor, me desculpe. Vou fazer outro para o senhor e lhe devolver seu dinheiro.

Nesse momento, o cliente se deu conta de que estava esbravejando por causa de um mero sorvete, sob olhares fixos na loja e sendo confrontado por nada mais do que a preocupação sincera de uma moça. E começou a rir. E ela também. Como desfecho da história, ele pediu desculpas enquanto nossa amiga fazia o novo banana split. E, nem é preciso dizer, continuou a ser um cliente regular da sorveteria.

“Quando um técnico de atendimento vai ao local, ele tem dois reparos a fazer: precisa consertar o equipamento e o cliente. E o mais importante é ‘consertar’ o cliente.”

– Bill Bleuel

Consultor de satisfação do cliente

CAPÍTULO 30

Resolva corretamente o problema

“Se você tiver problemas, isso diminui a probabilidade de que a pessoa compre da próxima vez.”

– Joseph M. Juran

Fundador da Quality Movement

Você já notou que algumas pessoas parecem ter um talento natural para solucionar problemas? Não importa a situação nem o tipo de conflito, elas são sempre capazes de encontrar uma estratégia para resolver a questão. Talvez esse seja o seu caso.

Se não for, você pode estar pensando: “Nunca conseguirei ser tão eficaz quanto elas. Não tenho esse dom.” Errado. A solução de problemas é uma habilidade adquirida, e não um talento inato. Quem soluciona problemas com eficiência apenas aprendeu a utilizar sua habilidade. Para praticá-la e tornar-se um perito no assunto, recomendamos que você empregue uma estrutura de três passos: escute, sonde, solucione.

Passo 1 – ESCUTE para descobrir o problema

Escutar bem é extremamente importante. Quando estiver resolvendo um problema, você deve ouvir por duas razões:

1. Para permitir que os clientes desabafem sua frustração ou irritação – isso é parte do processo de “restaurar” a pessoa.

2. Para descobrir o problema real (que pode ser óbvio ou não).

Por exemplo, “escute” a seguinte reclamação de uma cliente:

“Comprei uma bicicleta Kid Pro aqui nesta loja ontem à noite. A caixa devia pesar uns 35kg! Finalmente, consegui colocá-la no carro sem receber ajuda de nenhum de vocês. Depois, levei uma hora para retirar a caixa do carro, levá-la até a minha casa e abri-la. Que coisa! É uma bicicleta de criança e a gente precisa ter um Arnold Schwarzenegger do lado para abrir a embalagem! E, depois de tudo isso, vi que vocês não colocaram o manual de instruções dentro da caixa! Como posso montar a bicicleta sem as instruções?!”

DICA: A cliente treinou seu pequeno discurso durante todo o trajeto até sua loja ou escritório – não a prive do direito de fazê-lo nem de usar o estilo dramático que ela deseja. Ainda que esteja certo de que já entendeu o problema, não a interrompa. Você pode estar com a razão, mas também pode estar errado. Escute até que ela termine de falar. A cliente se sentirá melhor por ter colocado a história toda para fora, enquanto você poderá descobrir peças do quebra-cabeça que nem imaginava que estivessem faltando.

Clientes contrariados podem incluir vários assuntos diferentes em seus discursos. Para essa cliente, foi importante dizer que ela teve dificuldades para sair da loja, tirar a caixa do carro, levá-la até a sua casa e abri-la. Mas o problema imediato foi a falta do manual de instruções.

Passo 2 – SONDE para compreender e confirmar

Os clientes, sobretudo os contrariados, nem sempre explicam as coisas de modo claro e completo. Faça perguntas sempre que não entender algo ou precisar de explicações adicionais. Depois, quando sentir que identificou e compreendeu perfeitamente o problema, repita-o para o cliente.

“Estou preocupado com sua experiência nesta compra e vou compartilhar isso com nosso gerente. O que entendi é que a senhora precisa das instruções imediatamente. Eu mesmo já tive problemas para montar aparelhos: peças por toda parte, nenhuma instrução à vista. Sei como pode ser frustrante.”

DICA: Use esse passo para tornar claro que, na sua opinião, aquilo que o cliente aponta como problema é realmente um problema. Nada o irrita mais do que escutar um representante de atendimento responder às suas preocupações com um irrefletido: “E daí?”

Passo 3 – Descubra e implemente as SOLUÇÕES

Se você já teve o mesmo problema antes, é provável que saiba antecipadamente qual é a melhor solução. Nesse caso, use a abordagem “sinta, sentiram, achamos” para apresentá-lo:

“Compreendo que o senhor se sinta _____________. Outras pessoas, inclusive eu, já se sentiram assim. Achamos que ______________ pode resolver o problema.”

Quando as melhores soluções forem menos óbvias, apresente várias opções e pergunte qual delas o cliente prefere.

“Felizmente isso não acontece com muita freqüência. Nos poucos casos em que ocorreu, descobri algumas soluções que funcionam. Uma delas é verificar no estoque e ver se há outra caixa com as instruções. Mas, se a senhora estiver com pressa, posso fazer uma cópia da matriz que temos. O que a senhora prefere?”

O ato de envolver os clientes na criação de soluções não apenas é o primeiro passo para reconstruir o relacionamento como também dá a eles a sensação de que sua empresa está realmente interessada em atender suas necessidades. Você verá que a maioria deles tem noção do conceito de justiça e espera bem menos do que costumamos imaginar. Em nossas pesquisas sobre consertos de linhas telefônicas, descobrimos que os clientes que tinham problemas durante o fim de semana não esperavam o reparo imediato. Pensavam que os técnicos queriam passar o fim de semana em casa com as famílias, exatamente como eles.

DICA: Se a solução sugerida por você for rejeitada pelo cliente ou receber uma acolhida morna, talvez ela não esteja apontando para o verdadeiro problema. Continue sondando – pergunte o que mais ele gostaria que fosse feito.

Um passo a mais

Algumas vezes, dar um fim ao problema real não basta. Lembre-se de que o propósito da solução espetacular não é somente resolver a situação, mas também – e talvez o mais importante – manter o cliente. Reconstruir um relacionamento abalado, sobretudo quando a pessoa se sente prejudicada por uma falha no atendimento, pode exigir que você dê um passo a mais, o que chamamos de “reparação simbólica”. Isso significa tomar uma atitude adequada que expresse: “Quero fazer as pazes com você.” A reparação é um modo de oferecer um toque adicional para dizer ao cliente que, para você, os negócios que realiza com ele são importantes:

“Estou feliz que a senhora tenha nos dado a chance de consertar as coisas. Antes que vá embora, deixe-me escrever o número do telefone da nossa loja no manual de instruções. E, já que precisou fazer uma viagem extra, gostaria de lhe oferecer uma dessas placas de bicicleta personalizadas. Qual é o nome do seu filho?”

“Não discuta, faça a coisa certa.”

– Política de tratamento de reclamações da Hardee

CAPÍTULO 31

Clientes infernais também são clientes

“Não há ‘maus’ clientes – simplesmente alguns deles são mais difíceis de agradar do que outros.”

– Alguém que nunca atendeu um cliente na vida

Há uma enorme diferença entre manter a compostura quando lidamos com um cliente contrariado e zangado que teve um mau dia na “consumolândia” e a queimação que sentimos no estômago quando nos vemos cara a cara com o impiedoso e cuspidor de fogo – o cliente infernal.

Os clientes que já passaram pelo inferno do problema com o atendimento precisam da sua ajuda, apoio e compreensão. Os que aparecem vindos direto do inferno necessitam dos cuidados especiais e do tratamento que você daria, por exemplo, a uma granada de mão ou a uma cascavel furiosa.

Você nunca diria o que pensa aos participantes do segundo grupo: “Ah, não! Outro cliente infernal!”, porém não há nada errado em admitir para si mesmo que é assim que se sente ao lidar com eles.

Os clientes infernais jogam um jogo bem simples. Sua meta é enfurecer você, provocá-lo para que contra-ataque. Eles o insultam, você reage, eles vencem. Se não conseguir manter o controle, você perde a guerra. Muitas vezes, seu primeiro impulso é sair correndo e se esconder ou esmurrá-los. Ou ambos. Mas, como não pode se valer de nenhuma dessas opções, o que deve fazer?

1. Desenvolva uma linha de raciocínio. Verdadeiros clientes infernais costumam ser raros. A maioria dos outros quer se relacionar com você de um modo alegre e positivo. E mesmo os que são realmente difíceis continuam sendo clientes.

2. Lembre-se de que você é um profissional. Conhece seu trabalho e sua empresa. Sabe muito a respeito dos produtos e do seu funcionamento e é um especialista em lidar com pessoas, mesmo no fim do dia ou da semana ou em pleno verão com o ar-condicionado quebrado.

3. Seja um mestre da arte da calma. Deixe que a irritação e a raiva passem ao seu lado sem atingi-lo. Os clientes quase nunca estão furiosos com você pessoalmente, e sim com a situação que não lhes agrada.

Como lidar com clientes detestáveis

Nossa pesquisa com clientes, assim como a experiência dos representantes de atendimento com os mais difíceis entre eles, sugere quatro passos que, se corretamente aplicados, podem acalmar a selvageria do mais detestável deles – na maior parte das vezes.

1. Não veja o mal, não ouça o mal. Se você começar a pensar nos clientes como canalhas e idiotas, passará a tratá-los tão mal quanto eles tratam você, e nem sequer terá consciência disso. Pior ainda, começará a fazer com que os inocentes paguem pelos culpados.

O Sr. José Intragável, da ABC Construções, é o maior cretino com quem você já teve o desprazer de lidar. Um dia, você decide pagar na mesma moeda e ser tão grosseiro e ofensivo quanto ele. Assim, lhe dá uma boa dose do seu próprio remédio e se sente muito bem. Mas, claro, de volta à ABC, o Sr. José Intragável diz a todo mundo que você é um belo insolente, que a única coisa que ele fez foi lhe pedir um pequenino favor. Em pouco tempo, você nota que outras pessoas daquela empresa estão começando a lhe criar problemas também. Então, é claro, precisa mostrar a esses idiotas que pode ser tão rude quanto eles. E aí... Já entendeu, não é?

Os clientes infernais se alimentam das suas reações negativas e as utilizam para justificar o próprio comportamento. Ao ignorar suas frases e ações rudes e insultuosas você envia a seguinte mensagem: “Pode falar mal e praguejar quanto quiser. Não estou com medo.” E, demonstrada sem palavras, ela o põe em uma posição vantajosa.

DICA: Não tente usar os 10 Mandamentos sobre Clientes Infernais que sua empresa talvez tenha. Citar regras ou políticas para justificar seus atos simplesmente dá a esse tipo de pessoa algo concreto sobre o que esbravejar.

2. Alivie a tensão. Alguns clientes pisam nos seus calos emocionais usando linguagem chula ou um tom condescendente. Outros parecem lhe direcionar sua raiva, como se você fosse o único responsável por toda a infelicidade que eles têm na vida. De fato, em meio a um violento acesso de raiva, os clientes estão tão dominados por suas próprias emoções, que costumam se esquecer de que você é uma pessoa de verdade, com sentimentos. “Aliviar a tensão” é um modo gentil de fazer com que eles se lembrem disso. Pergunte: “Desculpe-me, será que algo que eu fiz irritou o senhor? Só quero ajudar. Por favor, me dê essa chance.” Isso contribuirá para redirigir a atenção do cliente para a questão, estimulando-o a extravasar sua ira por causa do problema em vez de massacrar você. A frase “Por favor, me dê essa chance” faz milagres. Aprendemos isso com a FedEx, empresa em que os colaboradores há muito tempo já se conscientizaram de que não há cliente que não esteja disposto a conceder uma nova oportunidade, mesmo que de cara feia. E em geral isso basta para transformar um cliente frustrado e irado em um anjo.

DICA: Você costuma temer que a resposta de um cliente seja “Sim, na verdade, você arruinou minha vida”? Isso raramente acontece, mas, se for o caso, é importante saber a razão, de modo que você possa resolver o problema ou o mal-entendido – ou apenas passar para a próxima tática.

3. Transfira e transforme. Há momentos em que você não é obrigado a continuar a conversa com um cliente. Caso se sinta pessoalmente ofendido, chocado ou arrasado por ele estar usando uma linguagem chula e grosseira, tem todo o direito de tomar uma atitude. Se um cliente não permitir que você o ajude, é sua obrigação encaminhá-lo a alguém que o atenda. Transferir o cliente, seja para um colega, seja para um supervisor, não é uma estratégia de fuga. Ao contrário, se usado nessas situações, é um método inteligente e planejado que lhe permite agir diante do comportamento negativo e detestável de um cliente.

Quando você utilizar esse recurso, notará um fenômeno estranho, porém muito humano. Considere o que acontece quando Carol Intragável telefona para perguntar sobre um problema na conta. Você tenta “aliviar a tensão”, mas ouve: “Seu imbecil! Pessoas como você são a causa da queda de qualquer grande civilização! Quero falar com alguém que tenha cérebro!” Você, então, respira fundo e a coloca em espera. Liga para sua supervisora e explica a situação antes de lhe transferir a chamada dessa cliente insuportável. Em seguida, vai correndo até a sala da sua supervisora para assistir à sua reação quando Carol Intragável bater o telefone na cara dela. Em vez disso, você a vê sorrir e assentir com a cabeça enquanto murmura trivialidades com voz calma. Espere, a coisa ainda piora! Sua supervisora está na realidade rindo de algo que a Intragável disse! Depois de desligar, ela se volta para você e comenta: “Que pessoa bacana, essa moça! Muito legal! O que você disse a ela para irritá-la?”

Será que a Intragável e a sua supervisora são almas gêmeas que finalmente se encontraram? Não. A primeira estava tendo um acesso de raiva. Ao mantê-la em espera, você a pôs em uma espécie de castigo para adultos. Exatamente como precisamos fazer com crianças pequenas algumas vezes. Assim, ela passou do castigo para uma atividade diferente: nesse caso, comunicar-se com a supervisora. A Intragável pôde, então, deixar sua raiva e seu horrível modo de falar no passado, com você, e recomeçar uma nova conversa.

4. Construa a confiança contratual. E se a Intragável não se acalmar? Ou pior, se um cliente o ameaçar ou começar a empurrá-lo? Nesse ponto, você deve traçar uma linha divisória imaginária no chão, mas nada que seja radical demais a ponto de fazer com que ele se vá. Sua intenção deve ser mantê-lo a uma distância segura de você, do outro lado desse limite.

Suponha que você seja o maître do Chez Jean, o restaurante mais chique da cidade. Em uma noite em que todas as mesas já estão reservadas, eis que chega a família Intragável com três amigos a tiracolo. Sem terem feito reserva, é claro. O Sr. Intragável o pega pelo braço, o leva para um canto e lhe diz: “Se sabe o que é bom para você, dê um jeito de conseguir lugares para todos nós, e já.” Enquanto fala, ele ri e aperta seu antebraço de um modo obviamente ameaçador. O que fazer? Olhe-o nos olhos, retribua o sorriso e responda: “Sinto muito, mas, se não descobrirmos uma forma diferente de termos essa conversa, isto é, uma que não envolva contato físico, precisarei chamar a segurança.”

DICA: Faça as declarações na primeira pessoa, como a anterior. Dizer algo como “O senhor é um grande metido a valentão e um fedorento que, com certeza, não tem amigos” provavelmente criará ressentimentos e provocará agressividade. Afirmações na primeira pessoa mostram com clareza que você quer que o cliente interrompa um comportamento específico – seja ele praguejar, seja empurrar – porque, mesmo que outras pessoas considerem isso normal, você não aceita esse tipo de atitude.

Talvez seja necessário repetir essa frase e, depois, aguardar um instante até que ele perceba que você está falando sério. Então, se o cliente parar, ofereça-se para inserir o nome deles na lista de espera. Caso o comportamento agressivo e ameaçador persista, diga: “Sinto muito por não termos conseguido encontrar um jeito de lidar com isso juntos.” Chame seu gerente com voz firme e alta e ligue para a polícia.

A maioria dos clientes cederá quando você explicar claramente o “contrato”: “Se você parar com esse tipo de atitude, vou ajudá-lo. Mas, se continuar, não farei isso.” Caso a pessoa não lhe dê ouvidos, é muito importante que você cumpra sua palavra. Isso cria o que os psicólogos chamam de “confiança contratual”, isto é, você fez uma promessa – a de que chamaria a segurança (ou a polícia) – e a realizou.

Qual é a melhor tática? Qualquer uma das quatro abordagens pode ser correta, dependendo da situação. Fale com seus colegas e seu gerente sobre quando e como utilizar cada uma delas com os clientes difíceis.

“O cliente não é mais o rei – ele é o ditador!”

– Anônimo

CAPÍTULO 32

A calçada da vergonha dos

clientes infernais

“Eles só investem cinco centavos, mas querem uma música de um dólar.”

– Título de uma música country americana

Nem todos os clientes infernais são iguais. Alguns falam num tom de voz baixo e ameaçador. Outros gritam a plenos pulmões. Há os que suplicam. E também aqueles que choram. E ainda os que ameaçam. Uns poucos até mesmo o elogiam. Nosso conselho: conheça o inimigo!

Identificamos cinco tipos de clientes infernais. Conheça-os a seguir.

Edgar Egocêntrico

Eu, eu, eu, só eu – esse é o seu credo. Você? Você é somente um detalhe, um acessório, uma peça estranha no cenário da maior de todas as produções: “De Edgar a Edgar, Nunca Houve Ninguém Tão Formidável Quanto Edgar.”

Exemplos de comportamentos

Não espera por sua vez, só fala com o responsável, intimida mencionando nomes importantes e faz exigências em voz alta.

Como lidar com Edgar Egocêntrico

• Acaricie seu ego. Nada o acalma mais rápido do que ser reconhecido como cliente VIP, afinal ele já é uma lenda a seus próprios olhos. Coisas simples, como lembrar-se de seu nome e chamá-lo por ele, causam grande impacto.

• Demonstre determinação. Edgar realmente não acredita que você possa ou vá fazer qualquer coisa para ajudá-lo. Tomar providências imediatas e concretas já é meio caminho andado no sentido de encontrar uma solução aceitável para o problema, mesmo que esse só exista na cabeça dele.

• Não mencione políticas da empresa. Edgar não quer ouvir falar sobre isso (na verdade, nenhum cliente com problemas quer saber das diretrizes da sua organização). Edgar espera não ser enquadrado em nenhuma regra. Diga algo assim: “Para o senhor eu posso oferecer...” e mencione o que quer que esteja dentro da política-padrão da companhia para um caso como o dele.

• Não permita que o ego dele destrua o seu. Edgar pode ser terrivelmente autoritário, e sua atitude de superioridade faz com que o pessoal do serviço de atendimento se sinta diminuído. Não tome a prepotência desse tipo de cliente como uma afronta pessoal. Concentre-se no assunto em questão, e não na falta de consideração que ele manifesta.

Bete Boca Suja

A mãe dela ficaria “orgulhosa”. Que vocabulário rico! É preciso saber escolher o momento certo, ter talento e ser totalmente sem-vergonha para xingar como um bêbado descontrolado, mas Bete faz tudo isso parecer fácil.

Exemplos de comportamentos

Sua linguagem e conduta são sarcásticas, rudes, cruéis e obscenas.

Como lidar com Bete Boca Suja

• Ignore seu modo de falar. Se você deixar que ela o perturbe, estará perdido. Mesmo que os palavrões sejam ofensivos, tente bloqueá-los em sua mente. Lembre-se de que ela está, na realidade, atacando a empresa, e não você. Em geral, Bete pode ser desarmada com a seguinte observação: “Desculpe-me: eu fiz alguma coisa que possa ter ofendido a senhora? Se eu tiver feito, gostaria de corrigir isso e pedir desculpas.” É provável que ela pare ali mesmo, diga “não” e lhe conte o verdadeiro motivo da sua contrariedade.

• Corte o assunto. Se Bete estiver xingando sem parar, interrompa-a e diga: “Desculpe-me, mas eu não preciso ouvir esse tipo de linguajar e vou desligar neste minuto.” Assim que fizer isso, vá imediatamente até seu supervisor e avise: “Acabei de desligar o telefone na cara de uma cliente pela seguinte razão...” As pesquisas mostram que em 80% das vezes, a pessoa liga de novo e pede desculpas.

• Concorde de modo seletivo. Quando Bete chegar até você reclamando do tempo ultrajante que foi obrigada a aguardar na linha, concorde com ela! “Cinco minutos é muito tempo. Compreendo por que está com raiva.”

Haroldo Histérico

Ele é um mestre na arte de berrar. Se é verdade que há uma criança em nós ansiando por se libertar, Haroldo demonstra o lado negativo desse feliz pensamento. Ele é o clássico escandaloso, a personificação adulta do monstrinho. Só que em um tom mais alto. Muito mais alto.

Exemplos de comportamentos

Grita, fica enraivecido e extremamente agitado, salta para todo lado e invade o espaço pessoal dos outros.

Como lidar com Haroldo Histérico

• Deixe-o desabafar. Haroldo tem muitas emoções reprimidas. Permita que ele vá se acalmando aos poucos. Mostre a ele que você aceita seus sentimentos, concordando ou não com eles. Faça afirmações neutras do tipo: “Entendo por que o senhor está contrariado” ou “Não o culpo por estar transtornado”.

• Leve-o para os bastidores. Uma área pública não é o local ideal para a explosão de raiva de Haroldo. Guie-o até um lugar mais isolado, como uma sala de conferências ou um escritório particular. Mas ele pode resistir por acreditar que tem mais chances de conseguir o que deseja se seu acesso de fúria for visto por outros clientes.

• Assuma a responsabilidade pela solução do problema. Depois que ele tiver finalmente se acalmado, descubra qual é o verdadeiro problema. Informe-o de que você quer fazer e fará todo o possível para resolvê-lo.

Heitor Ditador

Heitor costuma aparecer distribuindo ordens marciais. Emite ultimatos, estabelece prazos arbitrários e diz a todos exatamente como devem fazer seu trabalho, pois, afinal, “já foi do ramo”. E quando seu plano não funciona? A culpa é da empresa, claro. Melhor ainda: a culpa é sua.

Exemplos de comportamentos

Aparece com várias cópias de instruções e ordens escritas, insiste em fazer as coisas do jeito dele e suspeita de sabotagem se as idéias não dão certo.

Como lidar com Heitor Ditador

• Acabe com o jogo dele. Heitor acredita que, para receber o atendimento adequado de uma empresa, ele precisa ir à guerra e atacar primeiro. Se você o tratar como se o comportamento dele fosse apropriado e disser “Ficarei feliz em cuidar disso para o senhor”, colocará um ponto final em sua estratégia. Nada funciona tão bem com ele quanto satisfazer suas exigências na hora e com precisão.

• Mantenha-se em seu próprio jogo. Quando você não conseguir acabar com o jogo de Heitor nem contornar as regras, ainda resta a opção de jogar de boa-fé. Acentue o lado positivo, repetindo o que pode fazer por ele.

Leonora Aproveitadora

Uma garota materialista em um mundo materialista, ela quer fazer valer o dinheiro dela – e o seu, e o meu, e o de qualquer um sobre o qual ela conseguir colocar as mãos. Leonora não brinca quando se trata de obter o máximo com o mínimo possível. Para ela, isso é uma guerra.

Exemplos de comportamentos

Ela quer tudo de graça, ou melhor, duas unidades de tudo de graça. Devolve o que comprou quando aquilo se desgasta, quebra ou começa a entediá-la. Ameaça processar ou difamar sempre que é acusada de estar se aproveitando da situação.

Como lidar com Leonora Aproveitadora

• Trate-a com a mesma cortesia e o mesmo respeito que você dedica a qualquer outro cliente. É possível proporcionar a ela um atendimento cortês e diferenciado sem deixar de observar a política da empresa.

• Descubra uma forma justa de responder à reclamação de Leonora (do ponto de vista dela e do seu).

• Você não precisa aceitar as exigências dela. Porém, ceder pode ser mais fácil do que evitar a cena que ela com certeza fará diante de outros clientes.

“Procure as dádivas – aquilo que todo encontro desagradável pode ensinar a você sobre como lidar com comportamentos humanos negativos.”

– Rebecca Morgan

Morgan Seminar Group

PARTE IV

A BOA FORMA NO ATENDIMENTO

NOTA 10: CUIDANDO DE SI MESMO

Em primeiro lugar, nós concentramos a atenção no cliente, no entanto há outra peça importante no jogo do atendimento. Você! Um profissional sagaz e bem informado está ciente de que gerenciar a si mesmo é exatamente tão importante quanto administrar a experiência com o cliente.

Prestar um Atendimento Nota 10 não deveria ser uma busca impossível nem um calvário. Como um atleta em treinamento constante ou um músico se aperfeiçoando no domínio de um instrumento, você precisa desenvolver, avaliar, ritmar e saber gerenciar seu desempenho. Isso significa trabalhar, mas também comemorar uma atuação bem-sucedida.

O modo como você se sente em relação a si mesmo e ao que está fazendo se reflete inevitavelmente na qualidade do seu trabalho, quer você o ame, quer se sinta sobrecarregado por ele. O Atendimento Nota 10 deve ser compensador para todos os envolvidos.

CAPÍTULO 33

Domine a arte da calma

“O enigma do estresse é o vínculo entre o corpo e a mente: qual é o papel dos nossos pensamentos e das nossas emoções e percepções no modo como vivenciamos e reagimos fisicamente a situações estressantes?”

– Dr. Francis Meritt Stern

Presidente do Institute of Behavioral Awareness

Você não faz bem a ninguém quando está estressado, indisposto, sobrecarregado, ansioso, mal-humorado, agressivo, aflito e ainda à espera daquela primeira xícara de café. O esforço emocional envolvido no serviço de atendimento hoje em dia pode ser mais exaustivo do que carregar caixas ou fazer concreto. Nenhum investimento positivo em seu trabalho será suficiente se você não aprender a lidar com o estresse e a combatê-lo.

Em parques temáticos, como a Disneylândia e Walt Disney World, ensinam-se aos colaboradores da linha de frente os conceitos de “no palco” e “fora do palco”.

• No palco corresponde a qualquer lugar onde um cliente possa vê-los e ouvi-los.

• Fora do palco é qualquer outro local que esteja a uma distância segura dos olhos do público.

Qualquer funcionário que se sinta estressado pode pedir a seu supervisor que assuma a operação do carrossel, o balcão ou a vassoura enquanto ele se recupera. Uma vez fora do palco, pode extravasar suas emoções, lidar com elas e depois colocar a expressão profissional no rosto novamente e voltar ao trabalho sem se preocupar com a possibilidade de tratar mal o cliente seguinte.

Você, seu gerente e sua empresa devem se unir para administrar o ambiente em que trabalham. Mas você é o único em condições de gerenciar suas reações em cada interação de atendimento. Como lidar com isso? Há várias técnicas para reduzir o estresse, seja dentro da sua área de trabalho, seja no salão de vendas. Descubra as que funcionam melhor para você e pratique-as todos os dias. Veja 10 delas para começar.

Dez técnicas de redução do estresse

1. Respire. Respirar fundo é uma das melhores e mais antigas técnicas antiestresse. Como o estresse perturba o equilíbrio normal de oxigênio e dióxido de carbono nos pulmões, respirar profundamente corrige essa descompensação e pode ajudar a controlar pensamentos de pânico. Inspire fundo pelo nariz, prenda a respiração por sete segundos (ou mais) e expire bem devagar pela boca. Repita de três a seis vezes.

2. Sorria. É você quem faz seu estado de espírito, e ele pode deixá-lo estressado ou descontraído. O sorriso é algo contagioso. Quando um cliente lhe parecer um pouco abatido, olhe-o nos olhos e coloque um dos seus melhores e mais brilhantes sorrisos no rosto. Esteja certo de que 99% das vezes você receberá outro de volta.

3. Ria. A melhor defesa contra o estresse é manter o senso de humor. A psicóloga especialista em estresse Frances Meritt Stern conta sobre um paciente difícil que ela vinha tratando há anos. “Aquele palhaço está me fazendo subir pelas paredes!”, queixava-se Frances freqüentemente. Um dia, começou a visualizá-lo com uma fantasia completa de palhaço, a cara branca, os sapatos folgados e um sorriso enorme e bobo. Recuperando o senso de humor com essa imagem, ela foi capaz de gerenciar a reação de estresse e concentrar-se em fazer seu trabalho.

4. Desabafe. Mantenha a raiva e a frustração trancadas em seu peito e, com certeza, você demonstrará essas emoções externamente. Em vez disso, marque uma hora consigo mesmo para pensar mais tarde sobre o cliente que está sendo especialmente estressante para você – e cumpra esse compromisso. A tensão reprimida vai comê-lo por dentro, mas adiar sua reação aos eventos causadores de estresse é construtivo. Isso lhe dá o controle da situação.

DICA: Para aproveitar ainda mais essa técnica, a representante de atendimento Amy Gruber mantém um pequeno diário com o registro dos clientes e das situações mais frustrantes que enfrenta. Fazer essas anotações contribui para acalmá-la. Ao longo dos anos, o diário se tornou um guia que a ajuda a lidar com sua carga de estresse.

5. Tire férias de um minuto. John Rondell, consultor de vendas, cria uma vívida imagem de si mesmo mergulhando nas águas de uma linda praia de areias brancas no Caribe. Ele fantasia a cena até se sentir realmente lá e perder toda a sensação de tempo e espaço. Como essas visitas imaginárias são rápidas – levam apenas um ou dois minutos –, ele pode ir a seu “local favorito” após uma ligação estressante ou antes de falar com um cliente complicado.

6. Relaxe. Tendemos a concentrar a tensão retesando os músculos. Para evitar isso, procure fazer exercícios isométricos, contraindo e relaxando músculos ou grupos musculares específicos. Feche o punho e depois relaxe-o. Retese os músculos abdominais e relaxe-os em seguida. Empurre uma palma da mão contra a outra, depois relaxe os braços. Algumas pessoas ficam tão boas nisso que conseguem fazer os exercícios bem debaixo do nariz do cliente.

7. Faça aeróbica à mesa de trabalho. A atividade física é um componente vital para quem quer manter o estresse sob controle. Tente executar estes dois exercícios quando estiver à sua mesa:

• Enquanto estiver sentado, erga os pés até que suas pernas fiquem quase paralelas ao chão. Mantenha-as ali, depois repouse-as no piso novamente. Faça isso cinco vezes.

• Gire a cabeça de um lado para o outro (mas não para trás, pois isso pode contrair mais do que alongar). Curve ombros para a frente e, em seguida, estique-os para cima e para trás. Isso fará com que você se sinta especialmente bem após ter ficado sentado ou de pé por um longo tempo.

8. Organize algo. Organizar proporciona uma sensação de controle e diminui o nível de estresse. “Arrumo minha mesa sempre que estou esperando por alguém pessoalmente ou ao telefone”, diz Eric Johnson, representante de atendimento telefônico ao cliente. “Antes de ir embora, verifico se guardei tudo nos lugares certos e se tenho uma lista das prioridades para o dia seguinte.”

9. Seja positivo ao falar. Extravase a raiva e a frustração de modo positivo. Compartilhar as experiências vividas com clientes ajuda você a descobrir a graça da situação e a obter novas idéias para lidar com ela. Falar de modo negativo, constante e repetitivo só o fará reviver e aumentar o estresse, e não diminuí-lo.

10. Faça uma pausa para a saúde. Transforme seus intervalos normais em pausas antiestresse. Pense em caminhar do lado de fora, ler um capítulo do seu livro favorito ou simplesmente se sentar com os olhos fechados por 10 minutos. Leve lanches saudáveis e sucos para o trabalho para substituir o café e as guloseimas habituais.

Você só atenderá bem o cliente se estiver se sentindo bem. Cuide-se. Somente você pode fazer isso.

“Quando o cliente estiver mais ansioso, você precisará estar em sua melhor forma: deverá ter mais competência, segurança, calma e autocontrole.”

– Chip R. Bel

CAPÍTULO 34

Mantenha o profissionalismo

“Todo trabalho é um auto-retrato da pessoa que o realizou. Autografe o seu com excelência.”

– Cartaz em uma oficina mecânica

Hoje em dia é comum ouvir executivos e gerentes anunciarem: “Os clientes são nossos melhores amigos.” Mas os profissionais do Atendimento Nota 10 sabem que, apesar de todos os refletores e das bandas de música, há uma diferença importantíssima entre ser amistoso e ter uma relação de amizade.

Uma transação amigável é uma meta clara e compreensível em qualquer negócio: tratar os clientes com cortesia, atenção e profissionalismo imita o “tratamento transacional” que daríamos a um amigo pessoal e íntimo (e, ao fazermos isso, azeitamos as engrenagens do negócio).

Uma amizade, porém, é um relacionamento que começa e se mantém fora dos limites do trabalho que realizamos e que tem a ver com compromissos pessoais que ultrapassam em muito o âmbito das interações comuns entre cliente e atendente.

Isso significa que clientes nunca devam ser amigos e que amigos jamais devam ser clientes? Claro que não. Todos nós esperamos que nossos amigos nos escolham para fazer negócios. E não é incomum – e sim em geral um grande mérito – que os relacionamentos comerciais evoluam e se transformem em amizades interessantes.

Se formos acreditar nas cartas enviadas para conselheiros sentimentais em colunas de jornais, parece que hoje em dia uma boa parte dos relacionamentos românticos se desenvolve a partir do conhecimento travado entre profissionais de atendimento e seus clientes. Mas esse é o resultado de uma relação que continua fora do trabalho.

Cuidando dos negócios

No trabalho, os clientes são antes de tudo clientes. Não chegam até você em busca de conversa nem de companheirismo, e sim porque estão tentando suprir suas necessidades por meio da empresa para a qual você trabalha. Eles precisam da sua ajuda como profissional de atendimento – para registrar uma venda no caixa, criar um novo corte de cabelo, entregar 200kg de cola industrial, e assim por diante. Não estão ali para fazer novas amizades.

DICA: Você é mais útil quando mantém o profissionalismo, mas com um toque pessoal. Isso significa não confundir suas amizades pessoais com as relações profissionais amigáveis que você estabelece no trabalho.

Vale notar que as amizades podem sofrer escoriações quando os negócios entram em cena. Seus amigos se sentem suficientemente seguros da sua amizade para correr o risco de o aborrecerem com queixas, caso seu atendimento não seja satisfatório? Até mesmo amigos de longa data podem não se sentir à vontade em ser sinceros com você em um relacionamento comercial que pareça mais uma amizade do que uma parceria profissional. Talvez não cheguem a dizer o que pensam do seu serviço nem reclamem. E pode ser que procurem outra empresa para fazer negócios apenas para não magoá-lo revelando a insatisfação que estão sentindo.

As aparências também exercem seu efeito, tanto sobre os clientes que não o conhecem tão bem, quanto sobre seus supervisores e colegas.

• Os outros clientes na fila podem se sentir claramente incomodados com uma conversa pessoal e outras evidências de um relacionamento do qual não fazem parte. Mesmo que não estejam aguardando mais do que o normal, essa espera lhes parecerá mais longa se eles pensarem que poderiam ser atendidos mais depressa se não fosse pelo que imaginam ser um “papo de amigos”.

• É possível que seus colegas e gerentes reajam de modo semelhante, caso pensem que você está dando um tratamento desigual ou preferencial a um cliente específico, sobretudo se houver outros deles por perto esperando e observando.

Lembre-se de que um momento da verdade para você e para sua empresa inclui qualquer ocasião em que o cliente tenha a oportunidade de observar o que você está fazendo e de julgar a qualidade envolvida nesse ato. A melhor regra prática é “manter o profissionalismo” o tempo todo.

O envolvimento pode variar

A diferença entre ser amistoso e ter uma relação de amizade, assim como entre empatia e solidariedade se relacionam. Quando seus amigos passam por uma experiência dolorosa ou vivem uma alegria, você compartilha esses sentimentos com eles. Nesse contexto, se solidariza como parte da sua amizade. Nas situações em que eles enfrentam problemas, você chega até a oferecer aconselhamento. Mas seu papel não é resolver tudo para eles.

Quando os clientes estão contrariados, esperam que você se importe, porém também querem algo mais que nada tem a ver com relacionamento pessoal: desejam que você solucione o problema e que resolva a questão sem se envolver pessoalmente. Mostrar empatia como parte de um profissionalismo amistoso, ou cordial, é o melhor modo de respeitar a diferença entre conduta pessoal e profissional.

Nós fizemos uma pesquisa informal com profissionais e clientes de atendimento, perguntando: “Como você pode dizer se um representante de atendimento é profissional?” A tabela 34-1 mostra as respostas mais freqüentes a essa pergunta.

Tabela 34-1

Profissional

Não profissional

• Veste-se adequadamente. Sua aparência é limpa e arrumada.

• Ignora o cliente. Em geral, está ocupado com um telefonema pessoal ou conversando com amigos.

• Comunica-se com segurança. Não usa “Ahã...” e não diz “Não sei” antes de tentar descobrir a resposta.

• Suspira muito e vira os olhos.

• Sorri e se mostra ansioso para ajudar.

• Masca chicletes ou come enquanto fala com o cliente.

Quem você é x o que você faz

Concentrados em prestar o melhor serviço possível, os profissionais de atendimento muitas vezes deixam de dar a devida atenção a outros importantes relacionamentos: aqueles que mantêm com os que lhe são mais próximos, isto é, seus familiares e entes queridos. Durante um dia de trabalho, você terá muitas experiências e encontros que poderão lhe proporcionar diversas respostas para a inocente pergunta: “Como foi seu dia, querido?” Embora as histórias que você compartilhe possam ajudar sua família a compreender por que você se importa tanto com sua atividade, não é justo sobrecarregá-la com problemas profissionais, assim como não é ético violar as confidências feitas pelos clientes.

DICA: Trace uma linha clara entre quem você é e o que você faz – quem você é vai para casa com você ao fim do dia, o que você faz fica no trabalho.

“Um bom atendimento não é sorrir para o cliente, mas conseguir que ele sorria para você.”

– Dr. Barrie Hopson e Mike Scally

Steps to Success Through Service

CAPÍTULO 35

O princípio da competência:

aprenda sem parar

“Você nunca está de folga – precisa se lembrar de tudo o que vê.”

– Holly Stiel

Concierge do Hyatt San Francisco

Você já os viu. Talvez até já tenha usado um. Aqueles pequenos crachás com a frase “Em treinamento”. É como se dissessem para o mundo inteiro: “Seja paciente, estou aprendendo.”

Costumamos pensar em estagiários como jovens interessados e cheios de perguntas, como pessoas que mal podem esperar para tirar aquele crachá e, finalmente, entender de tudo. Prestar um Atendimento Nota 10, porém, significa ter a mentalidade de um eterno estagiário. Em sua área, a aprendizagem não pára quando você devolve o crachá. Na realidade, está apenas começando. Assim como os atletas profissionais, os melhores representantes de atendimento estão em treinamento permanente, sempre procurando meios de melhorar seu desempenho, numa busca constante por maneiras de aperfeiçoar a qualidade do seu serviço.

O que você precisa saber? Pense na aprendizagem contínua como um programa de atividade física para atendimento ao cliente. Assim como ocorre com o treinamento cruzado, isto é, a prática de várias atividades físicas para que o corpo obtenha o condicionamento mais completo possível, seu programa deve cobrir diversas áreas inter-relacionadas. Cinco delas são básicas: habilidade técnica, habilidade interpessoal, conhecimento dos produtos e serviços, conhecimento dos clientes e habilidades pessoais. Todas são importantíssimas para seu sucesso.

Use as perguntas a seguir para testar seus pontos fortes e fracos. Já que você não precisa revelar suas respostas a ninguém, não tenha medo de ser justo em sua autocrítica. Por outro lado, reconheça as muitas coisas boas e corretas que já vem fazendo e se alegre por isso.

Habilidades técnicas / Sistemáticas

Não

Sim

1. Possuo capacitação e treinamento para utilizar a tecnologia telefônica e de comunicações da empresa.

2. Estou habilitado a usar computadores e outras tecnologias no trabalho.

3. Sei como empregar os sistemas e procedimentos da organização para atender os clientes.

4. Quando preciso de ajuda para utilizar a tecnologia ou sistemas da empresa, eu a procuro na hora certa.

5. Compreendo e sou capaz de preencher a papelada necessária aos clientes e a mim mesmo.

Habilidades interpessoais

Não

Sim

1. Conheço os comportamentos e as atitudes que levam os clientes a dizer: “Você realmente presta um Atendimento Nota 10!”

2. Domino técnicas para acalmar clientes furiosos ou decepcionados.

3. Sei demonstrar empatia em relação ao ponto de vista dos clientes.

4. Tenho discernimento quanto a meu próprio estilo e à melhor reação diante das características dos outros.

5. Desenvolvo a sensação de companheirismo com clientes e colegas de trabalho.

Conhecimento de produtos e serviços

Não

Sim

1. Tenho capacidade de explicar como os produtos e serviços da minha área contribuem para o sucesso geral da empresa.

2. Sei comparar nossos produtos e serviços com os da concorrência.

3. Tenho as informações de que necessito sobre ofertas novas ou previstas de produtos e serviços.

4. Conheço os termos e o jargão técnico da minha área, mas posso explicar tudo em linguagem simples.

5. Sei quais são as perguntas mais freqüentes e suas respostas.

Conhecimento do cliente

Não

Sim

1. Sei sobre o que os clientes reclamam e o que eles elogiam.

2. Sei por que temos a preferência dos clientes, e não os concorrentes.

3. Conheço os “perfis” dos meus cinco clientes/grupos de clientes mais importantes.

4. Sei como o serviço que presto influencia o modo como os clientes avaliam a empresa quanto à qualidade.

5. Busco continuamente novas maneiras de prestar um Atendimento Nota 10.

Habilidades pessoais

Não

Sim

1. Lido de modo construtivo com o estresse do trabalho.

2. Descubro novos desafios e insights, mesmo quando estou fazendo “o de sempre” para os clientes.

3. Organizo e priorizo para executar as atividades certas e na ordem correta.

4. Quando enfrento a frustração ou a raiva de um cliente, não levo as coisas para o lado pessoal.

5. O trabalho que estou fazendo agora é um passo importante em direção às minhas metas a longo prazo.

A aprendizagem é algo sistemático

Tenha um “diário de aprendizagem”, um caderno ou bloco sempre à mão para que você possa escrever as perguntas e respostas que o ajudarão a definir melhor suas metas de aprimoramento e a aperfeiçoar seu desempenho no atendimento. Organize seu esforço: você não pode aprender tudo de uma vez, portanto não tente fazer isso. Concentre seu programa de aprendizagem, que terá duração infinita, em uma área de cada vez.

Comece a treinar

Use o espaço a seguir ou seu “diário de aprendizagem” para enumerar cinco áreas de conhecimento ou habilidades que você gostaria de aperfeiçoar ou acrescentar a seu banco de talentos.

Construindo seu banco de talentos

1.

2.

3.

4.

5.

No espaço a seguir, especifique duas atitudes que você poderia tomar agora mesmo, sem pedir permissão nem investir muito dinheiro, para aperfeiçoar essas habilidades. Por exemplo, você pode perguntar a um colega como ele mantém a calma quando os clientes estão furiosos ou informar-se sobre um evento (seminário, ciclo de palestras) que discuta as habilidades necessárias ao serviço de atendimento.

Duas atitudes que posso tomar já

1.

2.

Agora, descreva duas iniciativas que exigiriam um maior esforço da sua parte e a cooperação de outros. Por exemplo, você pode desejar se matricular em uma universidade para obter um diploma universitário ou conversar com seu gerente para descobrir como se tornar um especialista em sistemas computacionais do seu setor.

Duas iniciativas que posso desenvolver para o futuro

1.

2.

“Qualquer um que pare de estudar é velho, tenha ele 20 ou 80 anos. Qualquer um que continue a estudar permanece jovem. A melhor coisa na vida é manter a juventude da mente.”

– Henry Ford

CAPÍTULO 36

Comemore muito

“Você merece uma pausa hoje!”

– Jingle do McDonald’s

É verdade. Você merece uma pausa hoje – e todos os dias! É importante parar para comemorar suas vitórias. Recompense a si mesmo por estar realizando um excelente trabalho. Ninguém mais pode celebrar isso tão genuinamente, pois só você conhece o nível de qualidade do que faz.

É provável que você já tenha passado uma hora ou mais se queixando de clientes burros ou de problemas insolúveis – e quem já não fez isso? Da próxima vez, porém, siga uma dica importante: passe o mesmo tempo, ou melhor, mais tempo ainda, falando sobre seus sucessos. De vez em quando, saia com colegas para comemorar por estarem sendo capazes de sobreviver nessa área e progredir no trabalho que realizam. Será que isso é vaidade? Com certeza. Em todo caso, não há motivo para menosprezar sua capacidade e suas conquistas – reconhecer seus sucessos hoje fará com que você se sinta motivado a voltar em busca de novas vitórias amanhã.

Aprendendo a comemorar

Algumas pessoas parecem ter nascido sabendo como dar a si mesmas e às pessoas à sua volta os devidos tapinhas nas costas por um trabalho bem-feito. Para a maioria de nós, porém, comemorar nossos próprios feitos não é algo fácil. Ficamos tão constrangidos quando alguém começa a nos elogiar que nem sonhamos em contribuir com uma frase ou duas. Esse é o tipo de atitude que os profissionais do Atendimento Nota 10 podem – e devem – aprender a deixar para trás. Permita-se ser o máximo. É verdade: você precisa tomar a decisão consciente de se deixar sentir alegria e festejar por estar sendo bem-sucedido em suas ações. Quando tentar, garantimos que vai aprender a amar essa prática.

Ainda acredita que será difícil habituar-se a esse modo de pensar envolvendo feedback positivo? Comece então a treinar com outra pessoa. Agradeça a um colega por sua ajuda. Faça questão de contar a seu supervisor algo bom sobre um companheiro de trabalho. Passe adiante uma dica que você aprendeu com alguém e deixe claro quem lhe ensinou esse macete.

Observe que esses exemplos apresentam um elemento em comum: concentram a atenção primeiro na ação ou na realização e, depois, na pessoa ou na equipe envolvida. Em outras palavras, você não está elogiando um colega simplesmente porque ele é uma ótima pessoa, mas porque reconheceu uma iniciativa dele e entendeu por que ela foi maravilhosa. Agora comece a fazer a mesma coisa por si mesmo.

Cinco maneiras de celebrar

Há diversas maneiras de observar seus sucessos no atendimento e de se divertir com eles. No entanto, tome como exemplo a história da tartaruga Yertle, personagem do livro infantil Yertle, the Turtle, do Dr. Seuss. Ela tentou comemorar seu próprio valor subindo até o topo nas costas das companheiras. Isso funcionou por algum tempo. Por fim, Yertle encontrou o destino de todos os que sobem pisando nos outros: acabou com a cara na lama. Erguer-se bem alto sobre os méritos das suas próprias conquistas no atendimento significa celebrar vitórias pessoais; no entanto, é também identificar e comemorar os feitos dos colegas de trabalho. Conheça cinco meios de fazer isso:

1. Convide-se para um almoço. Mime a si mesmo com um almoço, jantar ou café da manhã especial. Convide um amigo ou colega (ou vários) para acompanhá-lo e – essa é a parte importante – assegure-se de que ele saiba exatamente o que você está celebrando e por quê.

2. Leve um colega de trabalho para almoçar. Essa dica funciona do mesmo modo que a primeira, mas dessa vez o motivo para celebrar é uma ótima ação de atendimento que o tenha inspirado ou aumentado sua satisfação ou motivação no trabalho. Envolver outras pessoas reforça o espírito de equipe e o companheirismo que tornam especial o fato de se pertencer a uma empresa com atendimento de alta qualidade.

3. Compre bolas de gás, flores ou algo divertido. Uma bola de gás ou uma flor natural em sua mesa pode simbolizar um sucesso recente no atendimento. Também alegra seu espaço de trabalho e faz com que as pessoas saibam que você está feliz em relação a algo. Quando lhe perguntarem o motivo daquilo, terá a chance de explicar, o que o fará se sentir ainda melhor.

DICA: Pense em dar “pernas” à recompensa improvisada que você colocou em sua mesa. Divirta-se com ela por um dia e depois passe-a a um colega que tenha acabado de atender um cliente infernal com cortesia e segurança.

4. Faça uma “lista de motivos de orgulho”. Quando você passa muito tempo trabalhando nas habilidades que gostaria de aperfeiçoar, é fácil se esquecer de celebrar os pontos fortes que já tem. Organize uma lista deles.

DICA: Quando você estiver enfrentando um inevitável mau dia e se sentir um pouco deprimido, pegue sua lista de motivos de orgulho. Ela o ajudará a colocar as coisas na perspectiva certa.

5. Diga a si mesmo: “Bom trabalho!” É estranho pensar em voz alta? Não, não é. (Discutir consigo mesmo, porém, é um pouco suspeito.) Boas notícias devem ser espalhadas. Se você ainda não estiver preparado para gritá-las do alto do telhado, pelo menos diga a si mesmo, em alto e bom som, com força e sentimento, que fez um bom trabalho.

DICA: Seja específico. Diga a si mesmo que fez um bom trabalho, melhor do que qualquer outro no passado. Depois conte a um colega. “Acabei de receber uma ligação muito difícil, mas no fim consegui fazer com que o cliente se sentisse ótimo.” Ou espalhe para todos: “Vi como você se saiu com aquela cliente. Ela fez perguntas bem difíceis. Felizmente, você sabia todas as respostas e ela foi embora satisfeita. Bom trabalho!”

“O que é recompensado é repetido.”

– Axioma sobre incentivo e reconhecimento

A Performance Research Associates

A Performance Research Associates (PRA), fundada em 1972, presta consultoria a grandes e médias empresas e organizações não governamentais ligadas à qualidade no atendimento, fidelização de clientes e criação de uma cultura orientada ao cliente/consumidor. Realiza estudos na área de eficácia organizacional e retenção de clientes, além de criar estratégias de retenção de clientes para uma lista seleta de empresas como Glaxo SmithKline, First Union Corporation, American Express Financial Advisors, PriceWaterhouseCoopers, Prudential Insurance, Harley-Davidson, Bennington Capital Management, Dun & Bradstreet, CUNA, Wachovia Bank & Trust, Roche Diagnostic Systems, Oppenheimer Funds, Microsoft, Broadbase Softwares, General Reinsurance, Motorola, Universal Studios Theme Parks, Deluxe Corporation e Turner Broadcasting System.

A empresa tem escritórios em Minneapolis, Minnesota; Dallas, Texas; Orlando, Flórida e Ann Arbor, Michigan. Além dos serviços de consultoria, seus diretores dedicam-se a escrever e publicar livros e promover seminários e palestras públicas. Muitos deles fazem mais de 100 apresentações comerciais por ano para organizações em todo o mundo.

No total, a PRA já lançou mais de 50 livros e milhares de artigos na área de negócios. Organizou dezenas de seminários e produziu 13 filmes de treinamento, assim como uma série de ferramentas organizacionais sobre avaliação. O trabalho dos seus sócios influencia milhares de pessoas por ano em diversos países. Para mais informações, envie um e-mail para pra@socksoff.com.

Os autores

Ron Zemke é um dos líderes da revolução americana no atendimento ao cliente. Suas obras e pesquisas sobre o impacto organizacional do atendimento são consideradas marcos na área. Ron é autor e co-autor de 30 livros, incluindo Fornecendo um superserviço ao cliente, A nova estratégia do marketing e E-Service (Atendimento eletrônico). Também é editor sênior da revista Training, colunista da agência American City Business Journals e âncora de cinco vídeos sobre o processo de administração do atendimento ao cliente. Em fevereiro de 1994, recebeu o prêmio Mobius, da Society of Consumer Affairs Professionals, por sua contribuição na área de atendimento ao cliente. Em março de 1995, a revista Quality Digest o elegeu um dos “Novos Gurus da Qualidade”. Em 1999, foi agraciado com o Thomas F. Gilbert Distinguished Professional Achievement Award, da International Society of Performance and Instruction, em reconhecimento ao seu trabalho no campo do treinamento e desenvolvimento. Requisitado como consultor, conferencista e organizador de workshops, viaja por todo o mundo e compartilha idéias e estratégias para a construção de relações fortes entre clientes, parceiros, fornecedores e funcionários.

Kristin Anderson, presidente da Say What? Consulting, é especialista na área de atendimento e comunicação com o cliente. Por meio de consultoria, programas de treinamento e conferências em diversos países, ela mostra como o que os funcionários dizem, fazem e decidem deve se ajustar à missão do atendimento. É âncora do vídeo de treinamento On The Phone... With Kristin Anderson, co-autora do livro Fornecendo um superserviço ao cliente, além de autora de Como encantar o cliente pelo telefone, entre outros.

CONHEÇA OS CLÁSSICOS DA EDITORA SEXTANTE

1.000 lugares para conhecer antes de morrer, de Patricia Schultz

A História – A Bíblia contada como uma só história do começo ao fim, de The Zondervan Corporation

A última grande lição, de Mitch Albom

Conversando com os espíritos e Espíritos entre nós, de James Van Praagh

Desvendando os segredos da linguagem corporal e Por que os homens fazem sexo e as mulheres fazem amor?, de Allan e Barbara Pease

Enquanto o amor não vem, de Iyanla Vanzant

Faça o que tem de ser feito, de Bob Nelson

Fora de série – Outliers, de Malcolm Gladwell

Jesus, o maior psicólogo que já existiu, de Mark W. Baker

Mantenha o seu cérebro vivo, de Laurence Katz e Manning Rubin

Mil dias em Veneza, de Marlena de Blasi

Muitas vidas, muitos mestres, de Brian Weiss

Não tenha medo de ser chefe, de Bruce Tulgan

Nunca desista de seus sonhos e Pais brilhantes, professores fascinantes, de Augusto Cury

O monge e o executivo, de James C. Hunter

O Poder do Agora, de Eckhart Tolle

O que toda mulher inteligente deve saber, de Steven Carter e Julia Sokol

Os segredos da mente milionária, de T. Harv Eker

Por que os homens amam as mulheres poderosas?, de Sherry Argov

Salomão, o homem mais rico que já existiu, de Steven K. Scott

Transformando suor em ouro, de Bernardinho

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